Benutzerverwaltung

Unter der Benutzerverwaltung werden die Benutzer in der DOCBOX® angelegt, verwaltet, Rechte auf Benutzer- und Mandantenebene vergeben. Bei Bedarf wird hier auch der Benutzer entsperrt und das Passwort zurückgesetzt. Nach dreimaliger Falscheingabe des Passwortes wird der Benutzer gesperrt.

Der Benutzername kann nur einmal angelegt werden. Sollten Sie den Benutzer später einmal löschen, kann dieser Benutzername nie mehr angelegt werden.

Um einen Benutzer in der DOCBOX® anzulegen, füllen Sie bitte zuerst die „Pflichtfelder“ aus.

Pflichtfelder:

• Benutzername: - Dieser muss mindestens 3-stellig sein (evtl. den gleichen Benutzernamen verwenden wie er dem User bereits aus anderen Anwendungen bekannt ist, dieser Benutzername kann nach einem evtl. Löschen nicht wieder verwendet werden!).

• Anzeigename: - Dieser Name wird in der DOCBOX® bei den Einstellungen angezeigt (z.B. Druckereinstellungen, Stempel). Wird ein Benutzername geändert, wird auch der Benutzername des persönlichen Eingangsfaches geändert.

• Passwort: - Das Passwort für diesen Benutzer (kann später geändert werden)

• Wiederholung: - Wiederholung des Passwortes

• Passcode: - Wird hier ein Haken gesetzt so erhält der User bei jeder Anmeldung zusätzlich per Email einen Code, der eingegeben werden muss

• Vorname: - Vorname des Benutzers

• Nachname: - Nachname des Benutzers

• Geschlecht: - Wird für die Anrede beim Emailversand benötigt

• E-Mail: - Wird für den Emailversand und Benachrichtigungen benötigt

• Lesebenutzer: - Wenn in der Lizenz Lesebenutzer aktiviert sind, wird dieser Haken standardmäßig gesetzt

Lesebenutzer:
Soll der aktuell angelegte Benutzer nur Leserechte erhalten, ist bei Lesebenutzer der Haken bei aktivieren zu setzen. Ein Leseuser kann nur Dokumente suchen und diese am Bildschirm anzeigen, sowie diese downloaden, sofern ihm dazu das entsprechende Recht zugewiesen wird. Für weitere Funktionen muß er als Vollbenutzer lizenziert und angelegt werden.
Ein Lesebenutzer kann bei Bedarf in der Benutzerliste in einen normalen Benutzer umgewandelt werden. Ein Downgrade eines normalen Benutzers in einen Lesebenutzer ist nicht möglich.

Anmeldezeiten:
Ab der Version 6.4 kann der Zeitraum, in dem sich der Benutzer an der DOCBOX® anmelden kann eingeschränkt werden. 
Dazu können Sie mit der Maus die Stunden entsprechend markieren. Sie können auch gleich einen ganzen Bereich markieren indem Sie mit gedrückter linken Maustaste darüberfahren.
Falls Sie die Anmeldezeiten später ändern, das Speichern mit dem Symbol bei Basiseinstellungen nicht vergessen.

Sollten Sie schon Gruppen in der DOCBOX® angelegt haben, können Sie diese bereits hier direkt dem Benutzer zuordnen.

Unter den Mandantenrechten vergeben Sie die Rechte und Berechtigungen auf den oder die Mandanten. Sie können hier entscheiden, ob der Benutzer auf einen oder mehrere Mandanten Zugriff hat und welche Aktionen er bei den einzelnen Mandanten durchführen darf. Durch Klicken auf den Button „Alle“ werden alle Rechte an alle Mandanten übergeben.

In der Benützerübersicht haben Sie die Möglichkeit, dem Benutzer globale Rechte zu vergeben, Einstellungen, die Sie beim Benutzer anlegen gesetzt haben, zu ändern und einen Benutzer zu löschen.

Die Benutzerliste ist wie folgt unterteilt:

• Benutzername: Der Name, mit dem Sie den Benutzer angelegt haben. Anhand der Benutzernamen wird in der Benutzerliste auch sortiert.
• Anzeigename: Der Name, der für die Einstellungen innerhalb der DOCBOX® angezeigt bzw. nach dem sortiert wird.
• Benutzer-ID: Jeder Benutzer hat eine eindeutige ID. Diese ID benötigen Sie für die Einstellungen beim Scanner.
• Voller Name: Name und Email des Benutzers.
• Gruppen: Gruppen, die dem Benutzer zugewiesen sind.
• Funktionen: Unter Funktionen können Gruppen, Mandantenrechte, globale Rechte und Eingangsfach-Rechte angepasst werden und die Benutzereinstellungen bearbeitet oder der Benutzer gelöscht werden.

Die „Globalen Rechte“ können erst nach dem Anlegen des Benutzers eingestellt werden.

Klicken Sie auf "Alle" um alle "Globalen-Rechte" zu setzen.

• Binärdateien archivieren: Stellen Sie ein, ob der Benutzer das Recht hat, Binärdateien zu archivieren.
• E-Mails archivieren: Stellen Sie ein, ob der Benutzer das Recht hat, E-Mails zu archivieren.
• Allgemeines E-Mail-Eingangsfach: Stellen Sie ein, ob der Benutzer den Zugriff auf das „Allgemeine E-Mail-Eingangsfach“ hat.

Die „Eingangsfach-Rechte“ können erst nach dem Anlegen des Benutzers eingestellt werden.

• Ordner verwalten: Der Benutzer darf Unterordner im Eingangsfach anlegen.
• Download: Der Benutzer darf Dokumente oder Seiten aus dem Eingangsfach herunterladen.
• Verschieben: Der Benutzer darf Dokumente oder Seiten im Eingangsfach verschieben.
• Notizen: Der Benutzer darf Notizen im Eingangsfach erstellen.
• Stempeln: Der Benutzer darf im Eingangsfach Stempeln.
• WorkFlow: Der Benutzer darf im Eingangsfach (nur Gruppen-Eingangsfach) einen Workflow manuell starten.
• AutoExport: Der Benutzer darf im Eingangsfach manuell einen AutoExport starten.

Hier können Sie nachträglich die Mandantenrechte vergeben oder die vorher von Ihnen beim „Benutzer erstellen“ vergebenen Mandantenrechte ändern.

Unter „Bearbeiten“ können Sie die Benutzereinstellungen bearbeiten.

Ab Version 5.6.0 kann ein Benutzer auch gesperrt werden. Der User kann sich dann nicht mehr anmelden, wird bei der Lizenzierung aber weiterhin als User gezählt.

Wenn sich ein Benutzer durch dreimalige Falscheingabe des Passwortes aussperrt, kann er hier wieder entsperrt und evtl. auch sein Passwort zurückgesetzt werden.

Wenn Sie einen Benutzer löschen, müssen Sie einen Benutzer auswählen, dem Sie die vorhandenen Dokumente im Eingangsfach, Workflow und Wiedervorlagen zuweisen.

Benutzer die gelöscht wurden können nicht mehr mit dem gleichen Benutzernamen angelegt werden.

Unter den "Benutzerlogins/Sessionverwaltung" haben Sie einen Überblick über die Eingeloggten Benutzer und können folgende Aktionen ausführen.

• Sitzung beenden (oranges X): meldet den Benutzer bei der DOCBOX® ab 
• Systemnachricht an eingeloggte Benutzer schicken: Benutzer bekommt eine Nachricht auf der DOCBOX® Startseite 
• E-Mail an eingeloggte Benutzer schicken: Eine E-Mail wird an die hinterlegten E-Mailadressen der Benutzer gesendet 

Sie können, indem sie bei dem Benutzer auf "Sitzung beenden" klicken, die Sitzung der DOCBOX® beenden.

Senden Sie eine Systemnachricht an die eingeloggten Benutzer. Die Nachricht erscheint bei den angemeldeten Benutzern auf dem Dashboard. Auch wenn sich die Benutzer innerhalb von 24 Stunden an der DOCBOX® anmelden. 

Senden Sie eine Systemnachricht an die Benutzer per E-Mail.

Der Benutzer quittiert die Meldung mit "OK".