Drucker & Scanner

Im Lieferumfang der DOCBOX® ist ein „DOCBOX® PDF Drucker“ enthalten. Der DOCBOX® PDF Drucker ist ein freigegebener Netzwerkdrucker und wird automatisch auf dem DOCBOX®-Server installiert, vorausgesetzt er wird bei der Installation nicht abgewählt. Er kann bei den Rechnern der User als Netzwerkdrucker hinzugefügt werden und bei dem Modul Direktdrucker erstellten PDF-Drucker.

Wurde der Drucker bei einem Benutzer am Arbeitsplatz hinzugefügt, muss zuerst ein Testdruck durchgeführt werden. Dieser Druck landet anschließend im Eingangsfach "Aktion erforderlich". Wenn Sie die Druckerkonfiguration öffnen, befindet sich hier nun ein Eintrag mit dem druckenden Benutzer und der Info, welcher Arbeitsplatz gedruckt hat. Anschließend muss in dem Feld Eingangsfach das zutreffende Eingangsfach gewählt werden, damit das nächste gedruckte Dokument in diesem landet.

Einstellungen:

• FTP/FTPS-Port: Stellen Sie hier den Port für den FTP Server ein (Standard ist Port 21)
• FTP/FTPS-Passwort: docbox (Standard), obwohl man kein Passwort sieht ist dieses aber eingetragen.
• Wartezeit für File-in Ordner: Standard ist 120 Sekunen. Es kann minimal 10 Sekunden eingegeben werden.

Klicken Sie auf das "Plus Symbol" bei "Eingangsfach-Ziele", um in einen Unterordner im Eingangsfach zu scannen.

• Name: Geben Sie hier den Namen des Zieles an.
• Original-Dateiname vom Scanner/Datei-Einzug beibehalten: Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn der Originalname vom Scanner beibehalten werden soll.
• Beschreibung: Geben Sie hier eine Beschreibung ein (kein Pfichtfeld).

Nachdem Sie die Einstellungen gespeichert haben, wird Ihr Scanziel in der Übersicht angezeigt.

Jeder Benutzer und jede Gruppe hat eine eigene ID. In der Benutzerübersicht bzw. Eingangsfachübersicht finden Sie die für den Benutzer (u...) / Eingangsfach (i...) die dazugehörige ID.
Der Administrator hat die ID – „u0“

Wir empfehlen als Scanziele Eingangsfach anstatt  Benutzereingangsfächer zu verwenden. So kann auch bei Vertretung/Personalwechsel einfach auf die gescannten Dokumente zugegriffen werden, ohne die Einstellungen im Scanner ändern zu müssen.

Die DOCBOX® (Inhouse) unterstützt das Scannen per FTPS (FTP über SSL) FTP,  SMB und USB.
 
Einstellungen FTP:

• Host-Adresse: IP-Adresse vom DOCBOX® Server
• Benutzername: u0 (Beispiel der User Administrator) oder inbox:Scan (Eingangsfach-Ziel)
• Benutzername (Benutzereingangsfach): <Benutzer ID>
  Die Benutzer ID findet man unter Benutzer & Gruppen > Benutzer.
  Beispiel: u0 (Eingangsfach des Administrators)
• Benutzername (Gruppeneingangsfach): <Eingangsfach ID>
  Die ID eines Eingangsfachs findet man in der Tabelle unter Benutzer & Gruppen > Eingangsfächer.
  Beispiel: i2
• Benutzername (Scan-Ziel Eingangsfach): inbox:<Scan-Ziel Name>
  Scanziele können unter dem Menüpunkt Drucker & Scanner > FTP Einstellungen erstellt und verwaltet werden. Über diese Option kann belibiger Ordner im Eingangsfach als Ziel ausgewählt werden.
  Beispiel: inbox:Scanziel1
• Benutzername (Scan-Ziel Archiv): archive:<Scan-Ziel Name>
  Scanziele können unter dem Menüpunkt Drucker & Scanner > FTP Einstellungen erstellt und verwaltet werden. Über diese Option kann ein belibiger Ordner im Archiv als Ziel ausgewählt werden.
  Beispiel: archive:Scanziel2
• Kennwort: Standard: docbox
• Zielordner: Sollte ein "Pfad" benötigt werden, geben Sie bitte folgendes Zeichen ein: "/" oder "." oder "/inbox"
• Dateiname: Derzeit ohne Verwendung. Wird in „Scanvorgang Datum Uhrzeit“ umgewandelt (Kann aber eingestellt werden ob der Originalname übernommen werden soll)
• Qualität: 300dpi
• Dateityp: PDF / JPEG / TIFF (Empfehlung PDF)
• Farbe: sw / Farbe
• Port-Nummer: unter Administration – Scannereinstellungen (Standard: 21)
   

Scannen in einen Unterordner im Eingangsfach (Eingangsfach-Ziel):
Um in einen Unterordner im Eingangsfach zu scannen, wählen Sie den Unterordner aus. Das Scanziel muss vorher im FTP Bereich unter Eingangsfach-Ziel angelegt werden.
Beispiel: Sie haben ein Gruppeneingangsfach "Firma". Darunter befindet sich ein Unterordner "Werkstatt". Wenn Sie nun in den Ordern "Werkstatt" scannen möchten, Erstellen Sie
ein neues Scan-Ziel im Administrationsmenü -> Drucker & Scanner -> FTP Einstellungen. Als Namen vergeben Sie Ihren gewünschten Namen, in unserem Beispiel "Werkstatt".
Wählen Sie nun den Unterordner in der DOCBOX® aus und klicken auf speichern. Dadurch wird der Ordner Werkstatt im Dateisystem im DOCBOX® Installationsordner angelegt.
Zum Beispiel: "C:\DOCBOX\file-in\inbox\Werkstatt".
Am Scanner muss dann als Benutzername "inbox:Werkstatt" angegeben werden. Werkstatt ist in unserem Beispiel der Name des Eingangsfach-Ziels.
 

Einstellungen SMB: 
Auf dem DOCBOX® Server finden Sie im Verzeichnis „C:\DOCBOX\file-in“ die Ordner für den SMB-Scan ins Eingangsfach. Die Ordner werden entsprechend der Benutzer- und Eingangsfach-ID bei dessen Anlage automatisch erstellt. 

• Host-Adresse: IP-Adresse von dem DOCBOX® Server
• Zielordner: u0 (Freigabename des Benutzer oder Gruppeneingangsfach im Dateisystem. In unserem Beispiel: "C:\DOCBOX\file-in\u0")
• Dateiname: Derzeit ohne Verwendung. Wird in „Scanvorgang Datum Uhrzeit“ umgewandelt (kann aber eingestellt werden ob der Originalname übernommen werden soll)
• Qualität: 300dpi
• Dateityp: PDF / JPEG / TIFF
• Farbe: sw/Farbe
• Benutzer: Benutzer, für den Sie die Freigabe erstellt haben (Es empfiehlt sich im AD einen Benutzer "docbox" anzulegen, der Vollzugriff auf den freigegebenen file-in-Ordner hat.)
• Kennwort: Kennwort des Benutzers der Freigabe
   

Scannen in einen Unterordner im Eingangsfach:

Um in einen Unterordner im Eingangsfach zu scannen, wählen Sie den Unterordner aus. Das Scanziel muss vorher im FTP Bereich unter Eingangsfach-Ziel angelegt werden.
Beispiel: Sie haben ein Gruppeneingangsfach "Firma". Darunter befindet sich ein Unterordner "Werkstatt". Wenn Sie nun in den Ordern "Werkstatt" scannen möchten, Erstellen Sie
ein neues Scan-Ziel im Administrationsmenü -> Drucker & Scanner -> FTP Einstellungen. Als Namen vergeben Sie Ihren gewünschten Namen, in unserem Beispiel "Werkstatt".
Wählen Sie nun den Unterordner in der DOCBOX® aus und klicken auf speichern. Dadurch wird der Ordner Werkstatt im Dateisystem im DOCBOX® Installationsordner angelegt.
Zum Beispiel: "C:\DOCBOX\file-in\inbox\Werkstatt"
Dieser Ordner muss nun freigegeben werden und am Scanner als Zielordner hinterlegt werden.

Einstellungen USB: 
Auf dem DOCBOX® Server finden Sie im Verzeichnis „C:\DOCBOX\file-in“ die Ordner für den USB-Scan. Die Ordner sind entsprechend der Benutzer- und Eingangsfach-ID in der DOCBOX® anzulegen.

• Zielordner: C:\DOCBOX\file-in\u0 (Administrator)
• Dateiname: Derzeit ohne Verwendung. Wird in „Scanvorgang Datum Uhrzeit“ umgewandelt (kann aber eingestellt werden ob der Originalname übernommen werden soll)
• Qualität: 300dpi
• Dateityp: PDF / JPEG / TIFF
• Farbe: sw / Farbe

Scannen in einen Unterordner im Eingangsfach:

Um in einen Unterordner im Eingangsfach zu scannen wählen Sie den Unterordner aus:

z.B. "..\file-In\inbox\Werkstatt"

SFTP

Hinweis: Scannen in die DOCBOX® Cloud ist nur über SFTP oder den DOCBOX®-Client möglich. Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator oder Fachhändler.

Zugangsdaten:

• Host: cloud.docbox.eu
• Port: 22
• Pfad: /
• Benutzer (Benutzereingangsfach): <Cloud ID>:<Benutzer ID>
  Die Benutzer ID findet man unter Benutzer & Gruppen > Benutzer.
  Beispiel: 0000-0000-0000-0000:u0 (Eingangsfach des Administrators)
• Benutzer (Gruppeneingangsfach): <Cloud ID>:<Eingangsfach ID>
  Die ID eines Eingangsfachs findet man in der Tabelle unter Benutzer & Gruppen > Eingangsfächer.
  Beispiel: 0000-0000-0000-0000:i2
• Benutzer (Scan-Ziel Eingangsfach): <Cloud ID>:inbox:<Scan-Ziel Name>
  Scanziele können unter dem Menüpunkt Drucker & Scanner > FTP Einstellungen erstellt und verwaltet werden. Über diese Option kann belibiger Ordner im Eingangsfach als Ziel ausgewählt werden.
  Beispiel: 0000-0000-0000-0000:inbox:Scanziel1
• Benutzer (Scan-Ziel Archiv): <Cloud ID>:archive:<Scan-Ziel Name>
  Scanziele können unter dem Menüpunkt Drucker & Scanner > FTP Einstellungen erstellt und verwaltet werden. Über diese Option kann ein belibiger Ordner im Archiv als Ziel ausgewählt werden.
  Beispiel: 0000-0000-0000-0000:archive:Scanziel2
• Kennwort: das Kennwort welches Sie unter, Administration - Scanner - FTPS Einstellungen festgelegt haben.
• Qualität: 300dpi
• Dateityp: PDF / JPEG / TIFF (Empfehlung PDF)
• Farbe: sw / Farbe
• Öffentlicher Schlüssel/Public Key:  Download im .pub Format oder.pem Format.
  Bei manchen Scannern muss diese Datei bei den Allgemeinen Einstellungen und nicht im Scanziel konfiguriert werden. Dies ist kein Clientschlüssel oder privater Schlüssel.

Installieren Sie den „DOCBOX® PDF Drucker“ wie folgt auf einem Arbeitsplatz:

1. Öffnen Sie in der Systemsteuerung „Geräte und Drucker“ und wählen „Drucker hinzufügen“.
2. Wählen Sie dann im Dialogfeld „Einen Netzwerkdrucker hinzufügen“.
3. Warten Sie bis alle Drucker aufgelistet werden oder klicken Sie auf „Der gesuchte Drucker ist nicht aufgeführt“.
4. Wählen Sie dann das Feld „Freigegebenen Drucker über den Namen auswählen“.
5. Geben Sie die IP-Adresse des DOCBOX®-Servers ein. Sobald Sie den Pfad eingegeben haben, klicken Sie auf „Weiter“ und der DOCBOX® PDF Drucker wird installiert.
6. Nach der Installation drucken Sie eine Testseite, damit der PC dem Benutzer in der DOCBOX® zugeordnet werden kann.
7. Wiederholen Sie den Vorgang für den/die DirektDrucker.

Der DirektDrucker ist ein Modul, welches Ihnen die Möglichkeit bietet Dokumente direkt in ein Ziel im Eingangsfach oder Archiv zu drucken. Im Gegensatz zum „DOCBOX® PDF Drucker“, der nur in das Eingangsfach drucken kann.

Ab der Version 7.6 müssen die Direktdrucker über den DOCBOX® Starter konfiguriert werden.

Sie können zwischen drei Optionen wählen:

• Zielpfad im Archiv: diese Optionen bietet Ihnen die Möglichkeit mit Makros zu arbeiten (z.B. automatischer Jahreswechsel)
• Bestehenden Archiv-Ordner wählen: Ablage in einen bestehenden Archiv-Ordner
• Bestehenden Eingangsfach-Ordner wählen: Ablage in einen bestehenden Eingangsfach-Ordner

Sie können im nachhinein Drucker bearbeiten und/oder löschen.

Dokumente, welche digital vorhanden sind, können ebenso direkt archiviert werden.

Achten Sie darauf, wenn Ordner verschoben oder gelöscht werden, dass auch die Druckziele angepasst werden.

Diese Funktion steht für Cloud-Anwender nicht zur Verfügung. Hier empfehlen wir das Modul DOCBOX®Client.

Nach DOCBOX®- oder Windows-Updates kommt es manchmal vor, dass der DOCBOX® Server eine andere Version des NovaPDF Druckertreibers verwendet als die Client PCs. Das äußert sich dadurch, dass Aufträge in der Druckerwarteschlange hängen bleiben und nicht abgearbeitet werden. Um den Druckertreiber zu synchronisieren, gibt es 3 Möglichkeiten:

1. Die Client PCs müssen neu gestartet werden. Ein Herunterfahren und wieder Einschalten funktioniert hier nicht.
2. Die Datei 1_docboxPDFPrinterDriver(x64).msi aus dem Verzeichnis %DOCBOX7_PATH%/drucker auf den Client PCs installieren. Diese Datei muss eventuell als Administrator ausgeführt werden, damit die Installation funktioniert.
3. Den DOCBOX® PDF-Drucker und eventuelle Direktdrucker von den Client PCs entfernen. Danach den NovaPDF Treiber von den Clients deinstallieren. Danach die benötigten Drucker erneut hinzufügen.

Nachdem der Druckertreiber aktualisiert wurde, muss die Druckerwarteschlange geleert werden.

Sollte es nicht möglich sein die Warteschlange über das normale Menü zu leeren, gibt es noch eine Möglichkeit über das Dateisystem. Dadurch werden jedoch die Aufträge aus allen Druckerwarteschlangen gelöscht; auch von anderen Druckern.
Hierzu muss man den Dienst "Druckerwarteschlange" beenden, alle Dateien aus dem Ordner %WINDIR%\System32\spool\PRINTERS löschen und den Dienst "Druckerwarteschlange" wieder starten.

Falls notwendig kann auch die Version 11.9.467 installiert werden:

• 1_docboxPDFPrinterDriver(x64).msi
• 2_docboxPDFPrinterTools.msi
• 3_docboxPDFPrinterOEM(x64).msi