Gruppenverwaltung

Wir empfehlen die Benutzer in Gruppen zu organisieren. Diese Gruppen werden bei der Berechtigung auf Ordner und für die Zuständigkeit in Workflow-Knoten zugeordnet. Erstellen Sie eine Gruppe (z.B. „Buchhaltung“) und weisen Sie dieser Gruppe die DOCBOX®-Benutzer zu. Sie können auch jederzeit wieder DOCBOX®-Benutzer aus dieser Gruppe entfernen.

Pflichtfelder

Mit Eingangsfach: Soll diese Gruppe nur für die Rechteverwaltung z.B. Workflow genutzt werden, entfernen Sie den Haken (kann nachträglich nicht geändert werden).

Optionale Angaben

Beschreibung: Geben Sie optional eine Beschreibung für diese Gruppe an.

Sonstiges:  Wenn der „Original-Name“ der gescannten Datei beibehalten werden soll, setzen Sie den Haken. Beispiel: Standardmäßig werden gescannte Dokumente immer mit „Scanvorgang Datum und Uhrzeit“ im Eingangsfach der DOCBOX® abgelegt. Wollen Sie nun, dass der Name, der beim Scanner eingestellt worden ist (z.B. „Rechnung123“) im Dokument gespeichert wird, dann erscheint der Name auch so im Eingangsfach der DOCBOX®.

In der Gruppenliste haben Sie den Überblick über die von Ihnen angelegten Gruppen.

Gruppen-ID: Die ID der DOCBOX®-Gruppe, diese benötigen Sie für die Einstellung beim Scannen via FTP bzw. SMB.

Name: Name der DOCBOX®-Gruppe.

Beschreibung: Die von Ihnen eingegebene Beschreibung für die DOCBOX® Gruppe.

Eingangsfach: Ob ein Eingangsfach angelegt wurde wird mit ja oder nein angezeigt.

Mitglieder: DOCBOX®-Benutzer, welche Mitglied dieser DOCBOX® Gruppe sind.

Funktionen: Unter den Funktionen können Sie die Gruppen-Eigenschaft bearbeiten, Mitglieder hinzufügen/entfernen, oder die Gruppe löschen.

Wählen Sie eine Gruppe aus, in diese die eventuell vorhandenen Dokumente verschoben werden sollen.

Gruppen können, im Gegensatz zu den Benutzern, auch wieder angelegt werden.

Haben Sie eine Gruppe gelöscht, ist diese nicht mehr vom Scanner aus erreichbar. Legen Sie danach die gleiche Gruppe nochmal an, ändert sich die „Gruppen-ID“. Der Eintrag im „file-in-Verzeichnis“ der DOCBOX® bleibt bestehen und müsste manuell gelöscht werden.

Nach Klick auf das Person-Symbol kommen Sie in die Benutzerzuordung.
Fügen Sie Benutzer hinzu oder entfernen Sie diese. Sie können das mit den zuständigen Pfeilen, per Doppelklick oder auch per Drag & Drop realisieren.

Der Gruppen-Name oder auch die Beschreibung kann hier geändert werden. Die Gruppeneigenschaft „Original-Dateinamen von Scanner/File-in beibehalten“ kann aktivieret bzw. deaktiviert werden.