Import aus DOCBOX® 3.8
Der Import der Daten aus einer DOCBOX® Version 3.8 kann nur durch den Hersteller durchgeführt werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Fachhändler.

Dieser Menüpunkt steht in der Cloud nicht zur Verfügung.

Datenbank

In der Serverkonfiguration-Datenbank haben Sie unter den Reitern nachfolgende Einstellmöglichkeiten:

Datenbank wechseln

Datenbank wechseln:
Hier steht der aktuelle Pfad zur DOCBOX®-Datenbank.

Neue Datenbank anlegen: Stellen Sie hier einen neuen Pfad ein und klicken auf „Einstellungen speichern“. Stoppen Sie die DOCBOX® und starten Sie die DOCBOX® wieder. Laden Sie die DOCBOX® Startseite neu. Es erscheint die Datenbank-Einrichtungsseite der DOCBOX®.

Datenbank wechseln: Stellen Sie hier den Pfad zu einer bestehenden Datenbank ein und klicken auf „Einstellungen speichern“. Stoppen Sie die DOCBOX® und starten Sie die DOCBOX® wieder. Laden Sie die DOCBOX®-Startseite neu. Die DOCBOX®-Startseite wird geladen. Sollte diese Datenbank nicht der aktuellen DOCBOX®-Version entsprechen, erhalten Sie eine Aufforderung zum Aktualisieren der Datenbank.

Wartung

Bei dem Index-Status sollte „INDEX_OPEN_OK“ stehen. Es kann sein, dass der Index-Status vorübergehend „OUT_OFF_SYNC“ ist. Dieses ist der Fall, wenn in der DOCBOX® Seiten noch in der OCR-Queue sind oder Dokumente, Seiten oder Ordner verschoben wurden. Normalerweise stellt sich der Index-Status spätestens nach ein paar Stunden wieder auf „INDEX_OPEN_OK“.

Bei der Index-Größe sollte der Ist-Wert dem Soll-Wert entsprechen (1 (SOLL-Wert: 1)).

Sollte der Index-Status nach ein paar Tagen immer noch „OUT_OFF_SYNC“ lauten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Stellen Sie sicher, dass niemand mit der DOCBOX® arbeitet

  • Dass nicht gescannt wird

  • Dass keine Druck- oder AutoArchive-Vorgänge laufen

Wechseln Sie zur OCR-Konfiguration, klicken Sie bitte auf OCR-Dienst „Pausieren“. Wechseln Sie zurück zur Datenbank-Wartung und erstellen Sie den Index neu „Index neu estellen“. Dieses kann, je nach Anzahl der Seiten in der Datenbank, einige Minuten dauern. Steht danach der Index-Status wieder auf „INDEX_OPEN_OK“. Wechseln Sie wieder zur OCR-Konfiguration und "Starten" den OCR-Dienst wieder.

Sollte dies nicht zum Erfolg führen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Fachhändler in Verbindung.

Ordnerstruktur Import/Export

Sie können hier die bestehende DOCBOX®-Datenbankstruktur exportieren oder eine DOCBOX®-Datenbankstruktur importieren.
Klicken Sie auf „Datei speichern…“, um die DOCBOX®-Datenbankstruktur zu exportieren. Es wird eine Datei „Datenbank.conf“ abgelegt.
Klicken Sie auf „Datei laden…“ um die DOCBOX®-Datenbankstruktur zu importieren. Wählen Sie dann die „Datenbank.conf“-Datei aus, die Sie importieren möchten.
Sie können den Import auch für unterschiedliche Mandanten ausführen.
Sie können auch eine Struktur herunterladen, Änderungen vornehmen und diese dann wieder einspielen. Es werden dann aber nur neue Ordner hinzugefügt aber keine Ordner gelöscht, die Sie eventuell in der "Conf-Datei" gelöscht haben sollten.

Sonstiges

Hier können Sie das Passwort für den „readonly“ - Benutzer der DOCBOX®-Datenbank festlegen. Mindestens 8 Zeichen.

Dieses wird für die evtl. Anbindung von Fremdsystemen benötigt. Lesezugriff auf die Datenbank.

Für nähere Informationen dazu kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler.

E-Mail

Stellen Sie hier die Zugangsdaten für Ihren SMTP-E-Mail-Versand ein. Dies wird benötigt damit die DOCBOX® E-Mails versenden kann z.B. bei Wiedervorlagen, Adminbenachrichtigungen, Workflowmitteilungen. 

Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf „Email-Einstellungen setzen“. Haben Sie die Einstellungen richtig gesetzt, bekommt der DOCBOX®-Administrator eine „Test E-Mail“. Sollte keine Email gesandt werden, überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen. Für detailierte Informationen überprüfen Sie bitte das Log-File. Dieses finden Sie im Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\logs\docbox.log“.

Ab der DOCBOX ® Version 6.7, ist es möglich eine eigene Mail-Konfiguration für diese Cloud-Datenbank einzustellen. Die Seite hat oben eine Checkbox/Radiobox, mit der man zwischen der globalen (von aktivweb vorgegebenen Konfiguration, die der Master-Administrator einstellt) und einer eigenen Konfiguration wählen kann. Wählt der Benutzer eine eigene Konfiguration, dann muss er die Felder SMTP Benutzername, Passwort, Absender, Server, Port, TLSVerschlüsselung ausfüllen. Mit einem Speichern-Button kann er die Konfiguration speichern. Ein Test-Button ermöglicht ihm, den Mailversand mit der aktuell eingegebenen Konfiguration zu testen. Das Ergebnis des Tests wird ihm mit einer Erfolgs- bzw Fehlermeldung angezeigt. Ist keine kundenspezifische Mail-Konfiguration eingestellt oder unvollständig, so erfolgt kein Versand.

E-Mail Layouts

Bei den E-Mail Layouts können Sie das Erscheinungsbild Ihrer E-Mail bearbeiten.

Vergeben Sie einen Namen für Ihr Layout und fügen Sie einen Standard für Ihre Vorlage ein. Zum Beispiel eine Signatur für den Vertrieb.
Die E-Mail Layouts können im Workflow für den Versand von externen Emails verwendet werden.
Das Standard Layout ist die Vorlage der DOCBOX® Email.

Über die Schaltfläche Ansicht -> Quellcode kann die HTML-Ansicht aktiviert werden.

E-Mail Templates

Bei den E-Mail Templates können Sie Textvorlagen für E-Mail erstellen.

Name: Der Name Ihrer Emailvorlage. Dieser wird als Auswahlmöglichkeit für den Externen Emailversand im Workflow angezeigt.
Metamaske: Die Auwahl der Metafelder werden im Betreff auf eine vorhandene Metamaske beschränkt. In diesem Beispiel auf die Metamaske "Fahrzeug".
Layout-Template: Wählen SIe hier das zu verwendende E-Mail Layout.
Betreff: Der Betreff mit dem die Email versendet wird. Über den Button "f(x)" können Sie Makros und Metadaten des Dokuments in den Betreff übernehmen. In diesem Beispiel das Modell und das Fabrikat des Fahrzeugs.
E-Mailtext: Es kann ein Standard E-Mailtext verfasst werden, welcher versendet wird. Ebenso könnnen hier Metadaten und Makros mit angegeben werden.

Über die Schaltfläche Ansicht -> Quellcode kann die HTML-Ansicht aktiviert werden.

Logging und Benachrichtigung

Hier wird der Log-Level für die DOCBOX® eingestellt. Standard ist 2-Standard.
Sie finden die Logs unter "c:\docbox\application\logs".

Bitte diese Einstellungen nicht ohne direkte Anweisung des DOCBOX®-Supports ändern.

Fehlermeldungen werden an die beim Administrator hinterlegte E-Mailadresse gesendet. Hier kann eine weitere E-Mailadresse erfasst werden, die auch die Fehlermeldungen erhalten soll.

Performance-Einstellungen

Hier haben Sie die Möglichkeit die Anzeige-Einstellungen der Benutzeroberfläche anzupassen. Diese Einstellungen haben sich in der Praxis als die best-performanten Einstellungen erwiesen. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Dashboard-Einstellungen

Hier können Sie einzelne Kacheln der Startseite ausblenden. Im Standard sind alle eingeschaltet. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Dokumenten-Eigenschaften Indikator

In der Listenansicht der Dokumente kann sich jeder Benutzer in den Benutzereinstellungen den Indikator einblenden. Dieser zeigt an welche Funktionen z.B. Klassifizierung, Workflow usw. diesem Dokument zugeordnet sind. Bei Bedarf können hier die Farben angepasst werden. Neben der Auswahl aus der Farbpalette kann jetzt auch die Farbnummer angegeben werden. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Benutzeroberfläche - Sonstiges

In der DOCBOX® können Seiten zwischen den Dokumenten verschoben oder kopiert werden. Beim Einfügen der Seiten werden diese Standardmäßig ans Ende gestellt. Hier kann eingestellt werden, ob diese an den Anfang gestellt werden sollen oder ob der Benutzer von Fall zu Fall entscheiden darf. Bei der Einstellung "Nachfragen" (unsere Empfehlung) wird dem User zuerst die Auswahl "Ans Ende stellen" vorgeschlagen. Er kann dann bei einem mehrseitigen Dokument auswählen vor welchen Seiten die vorgemerkten Blätter eingefügt, oder ob diese an den Anfang gestellt werden sollen. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Session-Timeout

Über die Schaltfläche "Erweiterte Einstellungen" erreichen Sie die Einstellung für den "Session-Timeout". Dies ist die Zeit, nach welcher der Benutzer bei Inaktivität abgemeldet wird.

Standard ist 60 (1 Stunde).

Die Einstellung gilt immer für alle Benutzer. Nach dem Sie hier die Werte geändert und abgespeichert haben, müssen sich alle Benutzer abmelden und neu anmelden.

Diese Einstellung steht in der Cloud nicht zur Verfügung.