Workflow

Das Modul DOCBOX® Workflow, automatisiert Geschäftsprozesse um diese schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung  von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen oder Eingangsrechnungen nach einem fest definierten Prozess freizugeben.

Beachten Sie bitte, dass der Workflow-Manager einen Workflow beenden und auch in andere Zustände setzen kann.

Erstellen Sie einen Workflow indem Sie, oben links, auf das Plus klicken.

Auf der linken Seite haben Sie vier Symbole:

• Kreis grün - das ist der Start des Workflows (es kann mehrere Startpunkte geben)
• Kreis rot - das ist ein Endpunkt (es kann mehrere Endpunkte geben)
• Rechteck braun - das sind Knotenpunkte bei denen weitergeschaltet werden kann (es kann mehrere Knotenpunkte geben)
• Raute blau - dies sind Entwscheidungsknoten, welche bei bestimmten Bedingungen automatisch zum nächsten Knotenpunkt weiterschalten.
  Die Verbindungslinien vom Entscheidungsknoten zu einem Nachfolgeknoten können mit Ausdrücken programmiert werden um Dokumente weiterschalten zu lassen.
  Beispiel: Sie haben vom Entscheidungsknoten zwei Linien zu anderen Knotenpunkten und möchten ein Metafeld mit einem Wert überprüfen. Wenn der Wert größer oder gleich 5.000 ist, soll ein anderer Nachfolgeknoten angesteuert werden.
  Dann ist bei der Verbindungslinie zu diesem Knoten folgender Ausdruck einzugeben: meta.name_des_metafeldes>=5000
  Bei der anderen Verbindungslinie können Sie den Schalter "Standardfall, wenn keine andere Bedingung zutrifft" aktivieren.
  Näheres zu den Ausdrücken lesen Sie in unserem Regelwerk.

Sie können einen Workflow erstellen indem Sie die Symbole in das Feld ziehen und die Symoble mit den Pfeilen verbinden. Jedes Symbol hat in der Mitte einen roten Punkt. Klicken Sie mit der Maus auf den Punkt und ziehen den Pfeil, bei gedrückter linker Maustaste, zum dem entsprechenden Symbol.

Hinweis: Ein Workflow muss mindestens aus einem Start, Knotenpunkt und einem Ende bestehen. Diese müssen auch miteinander verbunden sein damit der Workflow valide ist.

Es muss mindestens der Startpunkt, der Workflowname und ein Workflowmanager vorhanden sein dann kann die Schablone gepeichert werden.
Sobald Knotenpunkte vorhanden sind, müssen die Verantwortlichen definiert werden, damit der Workflow gespeichert werden kann.

Vergeben Sie, auf der rechten Seite, einen Namen für den Workflow (in diesem Beispiel "Rechnung") und wählen Sie den Workflow Manager (in diesem Beispiel "Administrator") aus. Als Manager für den Workflow kann auch eine Gruppe mit mehreren Benutzern definiert werden.

Der Workflow-Manager kann nachträglich geändert werden.
In diesem Beispiel wird mit drei Workflows gearbeitet; Rechnung, Urlaubsantrag und Vertragsverwaltung. Der Workflow "Rechnung" wird als Beispiel angelegt. 

Nachdem Sie den Workflow erstellt haben, stehen Ihnen für jeden Workflow Informationen und Aktionen zur Verfügung:

• Name: Name des Workflows (kann geändert werden)
• Manager: Workflow Manager (kann geändert werden)
• Zustand: Gültig oder Ungültig (ungültig ist der Worflow wenn er nicht Valide ist)
• Verwendung: benutzt oder unbenutzt (wenn dieser Workflow in dieser Version noch nicht verwendet wurde)
• Autostart: zeigt den Ordner an wenn ein Autostart eingestellt wurde
• Vertrteter-Regeln: zeigt den Vertreter an wenn eine Vertreter Regel definiert wurde
• erstellt am: zeigt das Erstelldatum von dieser Schablone an
• zuletzt geändert: zeigt das Änderungsdatum an
• Aktionen: 
  • Bearbeiten - hier kann die Workflow Schablone bearbeiteitet / geändert werden
  • Sperren - Sperrt den Workflow 
  • Vertreter-Regel - hier kann man einen Vertreter für einen oder mehrere Knotenpunkte festlegen 
  • Löschen - löscht die Schablone

Die Informationen und Aktionen werden im einzelnen nachfolgend erläutert.

Sie können hier auch auf/absteigend Sortieren, die Spalten können durch ziehen, bei gedrücktre linker Maustaste, an eine andere Positon verschoben werden.

Nachdem Sie den Workflow angelegt haben und bevor Sie die Bearbeitung anfangen "Sperren" Sie den Workflow damit dieser nicht gestartet werden kann. Klicken Sie danach auf "Bearbeiten", der Workflow-Designer öffnet sich.

Der Workflow Designer der DOCBOX® ist so konzipiert, dass Sie ohne Programmierkenntnisse Ihre Workflows selber erstellen können. Die von Ihnen abgebildeten Prozessabläufe werden grafisch dargestellt, die Programmabläufe werden nach dem Erstellen von der DOCBOX® im Hintergrund generiert.

Der Desinger ist in vier Bereiche unterteilt: (von links nach rechts)

• Workflow-Symbole: Im Moment Start (grün), Prozess (braun), Ende (rot), Entscheidung (blau)
• Designer Aktionen:  Menüpunkte für den Designer 
• Designfeld: der Workflow
• Workflow Einstellungen: Informationen zum Workflow und Knotenpunkt

In der Symbolleiste stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung um mit dem Workflow Designer einen Workflow zu erstellen, diese werden von links nach rechts erläutert:

• Undo: letzte Aktion rückgängig machen
• Redo: letzte Aktion wiederherstellen
• Zoom In: vergößern Sie die Ansicht (Mausrad funktioniert auch)
• Zoom Out: verkleinern Sie die Ansicht (Mausrad funktioniert auch)
• Box Select: hiermit können Sie einen Bereich der Workflowschablone markieren
• Copy: ausgewählte Workflowobjekte kopieren
• Paste: kopierte Workflowobjekte einfügen
• Delete: markierte Workflowobjekte löschen
• Export: Workflowschablone ins Dateisystem exportieren
• Import: Importieren einer Workflowschablone aus dem Dateisystem
• Line Straight: ohne Funktion
• Line Taxi: ohne Funktion
• Grid On: schaltet die Gitterlinien des Workflowdesigners ab oder an
• Fit: der Zoom der Workflowobjekte wird an die Designergröße angepasst

In dem Designfeld wird Ihr Workflow grafisch dargestellt.

• Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste, die Knoten in das Feld. Fangen Sie am besten mit dem Start an. Dann ziehen Sie einen Prozess-Knoten unter den Start und dann den Ende-Knoten unter den Prozess.
• Um die Knoten miteinander zu verbinden, ziehen Sie den roten Punkt in einem Knoten zu dem Knoten die verbunden werden sollen. Sollte der Knoten markiert sein klicken auf die weiße Fläche daneben.
• Man kann nur von einem Start-Knoten zu einem Prozess-Knoten verbinden. Zu einem Start ist keine Verbindung möglich. Wenn man mehrere Prozezze hat dann können diese untereinander verbunden werden.

Von einem Ende-Knoten kann man nicht zurück verbinden.

Durch markieren eines Knoten kommen Sie in die Knoten-Einstellungen. Unter dem Reiter Aktionen beim Erreichen oder Aktionen beim Verlassen können Sie die E-Mailbenachrichtigung aktivieren.
Wählen Sie hierzu die Aktion E-Mailbenachrichtigung aus und klicken auf das blaue "+"-Symbol neben der Auswahl.

Es erscheint die Konfiguration für die E-Mailbenachrichtigung. In dem Drop-Down-Menü können Sie hier einen Benutzer oder eine Gruppe wählen, welche per E-Mail benachrichtigt werden soll.

Hinweis! Um E-Mails aus der DOCBOX® zu versenden muss der SMTP Konfiguriert sein.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow.

Durch markieren eines Knoten kommen Sie in die Knoten-Einstellungen. Unter dem Reiter Aktionen beim Erreichen oder Aktionen beim Verlassen können Sie die den externen E-Mailversand aktivieren.
Wählen Sie hierzu die Aktion Externer E-Mailversand aus und klicken auf das blaue "+"-Symbol neben der Auswahl.

Es erscheint die Konfiguration für den externen E-Mailversand.

• E-Mail-Vorlage: Wählen Sie hier Ihre E-Mail-Vorlage welche zum versenden verwendet werden soll
• Empfänger E-Mail Adressen: Geben Sie hier eine oder mehrer E-Mailadressen an (E-Mailadresse eingeben durch Enter bestätigen)
• Empfänger CC: Geben Sie hier weitere Empfänger an, welche die Email als Kopie erhalten sollen
• Empfänger BCC: Geben Sie hier weitere Empfänger, welche die Email als Blindkopie erhalten sollen
• Absender E-Mail: Geben Sie hier Ihr Email-Konto an, welches Sie zur Versendung der Email verwenden möchten
• Anhang: Sie können ein Dokument anhängen, das aktuelle Dokument (mit Annotationen), Original PDF (ohne Anntodationen), Original Datei(en) dann werden alle Oroginal Dateien des Dokumentes versendet oder keinen Ahnhang

Hinweis! Um E-Mails aus der DOCBOX® zu versenden muss der SMTP Konfiguriert sein.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow.

Mit dem Button "Export" kann ein bestehender Workflow exportiert werden und in eine andere DOCBOX® über den Button "Import" importiert werden. 

Dazu öffnet sich ein Dialogfenster um den Export bzw. Import auszuführen.

Bitte beachten: Beim Import ist ein leerer Workflow vorher anzulegen, dieser wird überschrieben.

Auf diese Weise kann ein Workflow auch kopiert werden.

Da die Benutzer und Ordner bei jeder DOCBOX® unterschiedlich sind, wird als zuständig für alle Knoten der Administrator gesetzt und die Verschieben-Funktion zurückgesetzt.

Nachfolgend wird beschrieben wie ein Workflow erstellt wird. Der Workflow "Rechnung" wird ein einfacher Workflow mit Knotenpunkten - Start, Prüfen, Prüfer1, Prüfer2, Rückfrage, Verwerfen, Buchen und Archiv bezahlen sein. Es werden verschiedene Aktionen in den Knotenpunkten eingebunden.

Klicken Sie in der Workflowübersicht, oben links, auf das Plus.

Ziehen Sie das Start-Symbol in den Designer und geben Rechts den Workflow Namen ein "Rechnung".

Ziehen danach das Prozess-Symbol unterhalb vom Start. Markieren Sie das Prozess-Symbol und geben rechts "Prüfen" ein. Fahren Sie mit der Maus über den Startpunkt und ziehen den roten Kreis, bei gedrückter linker Maustaste auf Prüfen. Damit ist die erste Verbindung hergestellt.

Hinweis: Der erste sichtbare Knotenpunkt ist Prüfen (nicht Start). Es gibt auch nur eine Verbindung vom Startpunkt.

Ziehen Sie nun 2 weitere Prozesse in den Designer und nennen den einen "Prüfer 1" und den zweitern "Prüfer 2". Ziehen Sie den roten Punkte von Prüfen ein mal nach "Prüfer 1" und noch mal nach "Prüfer 2".

Durch Klicken Sie auf den Knoten z.B. "Prüfer1" und ziehen den Knoten, bei gedrückter linken Muastaste, auf die Position die Sie möchten. 

Sie sollten jetzt zwei Knoten haben (Prüfer1 und Prüfer2) die vom Knotenpunkt "Prüfen" abzweigen.

Ziehen Sie einen Prozess-Knoten zwischen "Prüfer 1" und  "Prüfer 2" und nennen diesen Knoten "Nachfrage".  

Verbinden Sie "Prüfer1" und "Prüfer 2" mit dem Knoten "Rückfrage". Verbinden "Rückfrage" zu "Prüfer1" und eine weitere Verbindung zu "Prüfer2". Jetzt können Dokumente von "Prüfer1" und "Prüfer 2" an die "Nachfrage geben werden und von der "Nachfrage zurück an "Prüfer 1" oder "Prüfer 2".

Damit der Workflow konsistent ist, müssen ein oder mehrere End-Knoten vorhanden sein. Ziehen den Ende-Knoten unterhalb von "Beleg OK Buchen" und nennen diesen End-Knoten "Beleg archivieren". Verbinden Sie den Prozess-Knoten "Beleg OK Buchen" mit dem End-Knoten "Beleg archivieren".

Ziehen Sie einen weiteren End-Knoten zwischen "Start" und "Prüfer 2". und nennen diesen End-Knoten "Beleg verwerfen". Verbinden Sie den Prozess-Knoten "Rückfrage" und "Prüfen" mit dem End-Knoten "Beleg verwerfen". Speichern Sie den Workflow. (Speichern Sie zwischendurch immer Ihren Workflow)

Somit haben Sie einen einfachen Workflow Rechnung erstellt. Dieser gilt als Beispiel und sieht sicherlich in jedem Unternehmen anders aus. Mit dem Workflow der DOCBOX® können Sie diesen aber individuell für Ihr Unternehemen erstellen.

Erstellen Sie zuerst den Workflow und dann erst die Knoten-Einstellungen, haben Sie zwischndurch Änderungen und Löschen Knoten machen Sie die Arbeit nicht doppelt.

Nachfolgend können Sie die Knoten nach Ihren Anforderungen, wie oben unter Konten-Einstellungen, anpassen.