Eingangsfach

Mit der Funktion "Trennen" (Symbol Schere) können Sie auf schnelle Weise einen Dokumentenstapel in einzelne Dokumente trennen. Dazu wird die kleine Schere unterhalb des Zwischenbereichs von Seiten angeklickt und anschließend das Scherensymbol in der Symbolleiste oben angeklickt. Der Stapel und die zugehörige Originaldatei wird somit zerteilt und in einzelne Dokumente aufgesplittet. Durch das Splitten der Origingaldatei ist gewährleistet, dass das Dokument bei Bedarf komplett nach DSGVO gelöscht werden kann.

Bitte beachten: Die Funktion "Stapel trennen" funktioniert nur, wenn sich das Dokument nicht in einem Workflow befindet und noch keine Seiten entfernt oder hinzugefügt wurden. E-Mails können nicht auf diese Weise getrennt werden, da die komplette E-Mail als Originaldatei gespeichert bleiben muss.

Sollten Ihnen Funktionen oder Optionen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Fachhändler.

Durch Klicken auf „Eingangsfach“ im Dashboard oder „Eingangsfach“ in der Menüleiste gelangen Sie in das Eingangsfach.

Durch den Pfeil ► (nach rechts) wird Ihnen angezeigt, dass noch weitere Unterordner vorhanden sind.

Der Pfeil ▼ (nach unten) zeigt Ihnen an, dass Sie sich in einem Unterordner befinden.

Das Persönliche Eingangsfach steht jedem Benutzer individuell zur Verfügung und kann nur von ihm eingesehen und bearbeitet werden.

Die Ordner „Buchhaltung“ und „Posteingang“ sind Gruppeneingangsfächer. Diese werden nur angezeigt, wenn der Benutzer auch Mitglied der entsprechenden Gruppe ist.

Über „Ordner suchen…“ kann nach Ordnern und Unterordnern im Eingangsfach gesucht werden. Es ist auch möglich mehrere Begriffe einzugeben.

Aktionen / Symbole sind immer nur aktiv, wenn Sie die Berechtigungen haben oder die Aktion ausgeführt werden kann.

Hinweis:
Wenn bei der Installation der DOCBOX® die Datenbankeinstellung "eingeschränkt" gewählt wurde, können keine Unterordner in einem Ordner angelegt werden, wenn sich in dem Ordner Dokumente befinden.
Bei eingeschränkter Datenbankstruktur dürfen nur die untersten Ordner Dokumente enthalten.

Sie können unterschiedliche Aktionen im Eingangsfach ausführen. Im Nachfolgenden werden die Symbole von links nach rechts beschrieben. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

• Drag & Drop
  Fügen Sie hier Dateien direkt in einen Eingangsfachordner per Drag & Drop ein (s.u. Drag & Drop ins Eingangsfach).
• Ordner als Favorit setzen
  Setzen Sie den Ordner als Favorit (s.u. Favoriten).
• Ordner umbenennen
  Ändern Sie den Namen des Ordners.
• Neuen Ordner erstellen
  Erstellen Sie einen neuen Ordner oder Unterordner.
• Ordner verschieben
  Verschieben Sie einen Ordner mit Unterordnern in einen anderen Ordner.
• Ordner Kopie erstellen
  Erstellen Sie eine leere Ordnerstruktur inklusive Unterordner ohne Dokumente.
• Ordner Löschen
  Sie können hier Ordner löschen mit und ohne Inhalt. Persönliche Eingangsfächer oder Ordner auf denen ein Direktdrucker zugreift, können nicht gelöscht werden.

Sie gelangen links in der Explorer Struktur oder rechts durch Klicken mit der linken Maustaste in den Ordner.
Die Symbole werden von links nach rechts erläutert. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

• Alle Dokumente markieren/Markierung aufheben
  Es werden alle Dokumente die sich in dem Ordner befinden markiert. (Ebenso die, die sich eventuell auf den weiteren Seiten befinden und im Moment nicht angezeigt werden.)
  Durch erneutes Auswählen dieses Symbols werden alle Markierungen aufgehoben.
• Aktualisieren
  Aktualisiert den Inhalt des Ordners um z.B. neu gescannte Dokumente anzuzeigen.
• Markierte Seiten/Originaldatei herunterladen
  Lädt alle markierten Seiten, auch dokumentenübergreifend, als PDF herunter, um diese z.B. als E-Mail zu versenden.
  Zu der markierten Seite wird das Original Dokument herunterladen (z.B. die E-Mail)
• Dokumente/Seiten verschieben
  Alle markierten Dokumente können in einen anderen Ordner verschoben werden, auch in das persönliche Eingangsfach eines anderen Benutzers.
  Markierte Seiten können in ein neues Dokument oder in ein bestehendes Dokument verschoben werden.
• AutoExport
  Bei markierten Dokumenten oder Seiten kann ein manueller AutoExport ausgeführt werden.
• Seiten drehen
  Hier können Seiten, die z.B. falsch herum gescannt wurden gedreht werden.
• Workflow
  Startet manuell einen Workflow. Dies ist nur möglich, wenn sich das Dokument in einem Gruppenordner befindet.
• Klassifizierung
  Setzen Sie manuell einen oder mehrere Dokumenten-Klassifizierungen.
• Vormerken
  Markieren Sie das Dokument oder Seite um diese dann einem anderen Dokument hinzuzufügen.
• Trennen
  Zuvor entsprechend markierte Dokumente im Stapel werden gesplittet. (Auch die Originaldatei, sodass beim Löschen aus dem Papierkorb alles entfernt werden kann.)
• Notiz
  Setzen Sie auf der markierten Seite eine Notiz
• Stempel
  Setzen Sie auf der markierten Seite einen Stempel
• Wiedervorlage
  Setzen Sie auf der markierten Seite eine Wiedervorlage
• Aktualisieren
  Die Ansicht wird aktualisiert um z.B. soeben gescannte Dokumente anzuzeigen.
• Archivieren
  Es öffnet sich das Fenster mit dem Archivierungsdialog. (es muss mindestens ein Dokument ausgewählt sein)
• Löschen
  Dokumente werden mit dieser Funktion endgültig gelöscht, da sich diese noch nicht im Archiv befinden.

Nachdem in der Dokumentenliste ein oder mehrere Dokumente markiert wurden, ist der Button „Archivieren“ verfügbar. Über den nachfolgenden Dialog können die ausgewählten Dateien im Archiv abgelegt werden.

Den Zielordner über die Baumstruktur oder mit Hilfe der Funktion „Ordner suchen…“ ausfindig machen und markieren.

Bei Bedarf kann über das Ordnersybol mit dem "+" ein weiterer Unterordner erstellt werden. Hierzu in das Feld "Namen des neuen Ordners" eine Bezeichnung eingeben und das Ordnersymbol anklicken.

Soll das aktuelle Dokument an ein bereits archiviertes angefügt werden, kann das vorhandene Dokument hier gesucht werden.
Der ursprüngliche Dateiname kann im Feld „Neuer Dokumentenname“ überschrieben werden.
Beim anfügen an ein archiviertes Dokument können Sie wählen, ob die zu archivierenden Dokumente an den Anfang oder an das Ende des vorhandenen Dokuments angefügt werden sollen.

Auf Wunsch können im Feld „Schlagwörter“ ein oder mehrere vergeben werden. Dies empfiehlt sich z.B. bei handgeschriebenen oder schlecht lesbaren Dokumenten.

Durch das Aktivieren der Option "mehrere Ziele" kann man ein Dokument in mehrere Ordner ablegen.

Markieren Sie dazu "mehrere Ziele", wählen den Ordner aus in dem das Dokument abgelegt werden soll und klicken auf "+ einfügen". Für die Ablage in weiteren Ordnern wiederholen Sie den Vorgang.

Durch Klick auf den Button „Archivieren“ wird das Dokument endgültig revisionssicher im Archiv abgelegt.

Sollte auf einen Zielordner im Archiv eine Metamaske hinterlegt sein, ändert sich der Button von "Archivieren" zu "Metamaske". In diesem Fall wir erst die hinterlegte Metamaske geöffnet, damit Sie die Metafelder befüllen können.