Wie werden Ausgangsrechnungen aus Loco-Soft archiviert?
Mit jeder erstellten Ausgangsrechnung kann das zugehörige PDF aus Loco-Soft in einem frei definierbaren Ordner abgelegt werden. Der Dateiname enthält unter anderem die jeweilige Rechnungsnummer, sodass eine eindeutige Zuordnung möglich ist.

Wie erfolgt der Export der Rechnungen nach DATEV?
Zusätzlich zur Archivierung wird jede Ausgangsrechnung bei gestartetem Export an DATEV übergeben. Dabei wird eine CSV-Datei mit den Buchungssätzen erzeugt.

Wie wird der Beleg mit dem Buchungssatz verknüpft?
Beim DATEV-Export wird auf das Archivverzeichnis zugegriffen. Der Dokumentenname des PDF-Belegs wird aus dem Verzeichnis ausgelesen und in der DATEV-CSV-Datei dem jeweiligen Buchungssatz als Beleglink hinzugefügt.

Wie gelangt der Beleg zu DATEV Unternehmen Online?
Die Zuordnung erfolgt über die DATEV-Software Beleg2Buchung. Dieses Tool greift auf das Netzwerkverzeichnis zu, findet dort den Beleg anhand des in der CSV-Datei hinterlegten Dokumentennamens und verknüpft das PDF automatisch mit dem entsprechenden Buchungssatz.

Was passiert, wenn ein Beleg nicht im Ordner vorhanden ist?
Liegt das PDF nicht im definierten Ordner, kann der Dokumentenname beim Export nicht ergänzt werden. In diesem Fall ist keine automatische Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg in DATEV möglich.

Werden die PDF-Belege nach der Verarbeitung gelöscht?
Ja. Beleg2Buchung löscht die PDF-Dateien, nachdem diese erfolgreich in DATEV eingespielt und verknüpft wurden.

Wie kann sichergestellt werden, dass Belege in der DOCBOX® archiviert und an DATEV Unternehmen Online übertragen werden?
Dazu muss der DOCBOX® Client so konfiguriert wird, dass:

• die Belege aus dem Ordner automatisch archiviert werden,
• die Dokumente als archiviert gekennzeichnet werden,
  Einstellung im DOCBOX® Client „Nach Upload – Flag setzen“
• und die Dateien nicht gelöscht, sondern nur übernommen werden,

Dann kann die Anwendung Beleg2Buchung die PDFs weiterhin aus dem Ordner abholen und anschließend löschen.

Welchen Vorteil hat diese Konfiguration?

• Beide Systeme (DATEV und DOCBOX) haben Zugriff auf die Belege
• Die DATEV-Verarbeitung funktioniert automatisiert
• Das Verzeichnis bleibt sauber und wächst nicht unkontrolliert
• Die Belege sind revisionssicher archiviert und jederzeit nachvollziehbar verfügbar