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Liste der Module

Diese Module stehen für die DOCBOX® zur Verfügung. Die meisten Module können 6 Wochen kostenlos getestet werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren Fachhändler. 

Stempel 
Mit dem DOCBOX® Stamp Modul können Sie Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente stempeln, genau wie sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten auch gewohnt sind. Zusätzlich unterstützt Sie die DOCBOX® dabei in ihren Workflows, in dem Sie z.B. nach Rechnungen suchen können, die zwar gebucht, aber noch nicht bezahlt sind. 

Notizen
Mit dem Modul Note können Sie Notizen auf den Seiten anbringen vergleichbar mit Post-it - Zetteln in der Papierwelt. Diese Notizen können wieder entfernt und bearbeitet werden.

Wiedervorlage
Mit Reminder können Sie sich oder Kollegen Dokumente oder einzelne Seiten auf Wiedervorlage legen. Zum Erinnerungstermin erhält der Bearbeiter eine E-Mail mit Link zum Dokument.

Bearbeitungsleiste/ Toolbar
Mit der Bearbeitungsleiste (ab Version 6) können Sie noch schneller auf die Stempel, Notizen und Wiedervorlagefunktionen zugreifen. Darüber hinaus ist es möglich Text sowie Symbole wie Haken, Punkte usw. direkt auf der Seite anzubringen. 

Direktdrucker
Mit dem Modul DirectPrint können auf dem DOCBOX®-Server beliebige Windowsdrucker angelegt werden, bei denen das Ablageziel in der DOCBOX® vordefiniert ist. Diese Drucker können bei jdem Windowsrechner als Netzwerkdrucker hinzugefügt werden.

Portable
Das Modul Portable ermöglicht Ihnen Ihr Archiv oder Teile davon auf einem USB-Stick mitzunehmen. Somit können Sie auch unterwegs komfortabel nach Ihren Dokumenten suchen. (Nicht verfügbar bei Cloud)

AutoArchive / AutoExport (FiBu/Datev)
Mit dem Modul AutoArchive werden Ordner überwacht. Sobald Sie manuell oder durch Ihr Warenwirtschaftssystem Dokumente in diese Ordner ablegen werden diese automatisch in die DOCBOX® übernommen. Damit ist auch eine automatische Verschlagwortung möglich, falls Ihr ERP-System entsprechende xml-Dateien mitliefert. Mit der dazugehörigen Funktion AutoExport werden automatisiert Dokumente im pdf-Format in das Dateisystem ausgegeben um diese z.B. in das Buchhaltungssystem zu übernehmen.

MailArchive
MailArchive holt automatisiert Ihre E-Mails von einem IMAP-Postfach oder vom Exchangeserver ab um diese in der DOCBOX® z.B. in einem Rechnungseingangsworkflow weiter zu bearbeiten. Dieses Modul wird auch benötigt um OutlookConnect einzusetzen.

OutlookConnect
Mit dem PlugIn für Outlook können ausgewählte Mails in die DOCBOX® übergeben werden.

DOCBOX®-Client
Mit dem DOCBOX®-Client können auch Netzlaufwerke überwacht werden und deren Inhalt automatisch in die DOCBOX® geholt werden bzw.aus der DOCBOX® exportiert werden. Wird die DOCBOX® in der Cloud genutzt ist dieses Modul für die sichere Übertragung von gescannten oder gespeicherten Belegen erforderlich.

EasyConnect incl. EasySearch
Mit EasySearch kann nach, in beliebigen Programmen, markierten Begriffen über die definierte Tastenkombination in der DOCBOX® gesucht werden. Mit EasyConnect kann dazu sogar ein Suchbutton in einem Programm konfiguriert werden sofern dies diese Möglichkeit erlaubt.

Mandanten
Die DOCBOX® ist mandantenfähig. Sie können damit mehrere Firmen verwalten und die Zugriffsrechte entsprechend detailliert konfigurieren.

Dokumentenklassifizierung
Mit der Dokumentenklassifizierung kann eine Belegart zugeordnet werden. Diese kann bei der Suche als Filter verwendet werden. Zusätzlich kann bei den Dokumentenklassen die Aufbewahrungsdauer hinterlegt werden um per Löschvorschlag alle Dokumente zu entfernen, die nicht mehr benötigt werden. 

Workflow
Mit dem Workflowmanager können Sie freie Workflows definieren um Ihre Belege geordnet durch Ihr Unternehmen zu routen.

Barcode
Damit wird bei der Volltexterkennung auch der Inhalt von QR- und Strichcodes ausgelesen.

FolderSync
FolderSync überwacht Ordner im Dateisystem und fügt deren lesbaren Inhalt zur Datenbank hinzu um per Volltext diese Dateien finden zu können.

API-Schnittstelle
Mit der API-Schnittstelle kann die DOCBOX® nahtlos in Ihr Warenwirtschafts- oder CRM-System integriert werden um Belege zu archivieren oder anzuzeigen.

Massen-Import
Haben Sie bereits eine Vielzahl an Dokumenten in Ihrem Dateisystem gespeichert oder diese aus einem anderen System exportiert, können diese mit Ordner in Ihre DOCBOX® importiert werden. (Dies wird ausschließlich vom Hersteller durchgeführt.)
 

Bei Fragen zu den Modulen und zur Freischaltung (auch zum Testen) wenden Sie sich an Ihren Fachhändler.

Direktdrucker

Direktdrucker Verwendung

Mit dem Modul DirectPrint können auf dem DOCBOX®-Server beliebige Windowsdrucker angelegt werden, bei denen das Ablageziel in der DOCBOX® vordefiniert ist. Diese Drucker können bei jedem Windowsrechner als Netzwerkdrucker hinzugefügt werden.

weitere Informationen s.u. Direktdrucker

Stempel

Stempel Detailansicht

Sie können in der DOCBOX® einen oder mehrere Stempel auf eine Seite in einem Dokument setzen. Es gibt einfache Stempel, Stempel mit Textfeld und Stempel mit Datum-Eingabe oder Kombinationen. Ab Version 5.6 auch Stempel mit Grafik (z.B. Unterschrift). Wählen Sie dazu ein Dokument über die Auswahl im Archiv, Eingangsfach oder nach der Suche aus und öffnen Sie die Seite durch einen Doppelklick. Die Detailansicht öffnet sich.

Stempel können vom Administrator angelegt werden. (s.u. Administrator Stempel)

Neuen Stempel setzen

Klicken Sie, auf der rechten Seite unter Eigenschaften auf den link „Neuen Stempel setzen“. Das Stempel-Dialogfeld „Dokument stempeln“ öffnet sich.

Alle Stempel

Alle Stempel

Klicken Sie auf den Reiter „Alle Stempel“ um den oder die Stempel auszuwählen, mit dem Sie die Seite stempeln möchten.

Stempel Favoriten

In der Liste „Alle Stempel“ werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Stempel angezeigt. Wählen Sie Ihre Favoriten aus der Stempel-Liste aus indem Sie den Stern hinter dem Stempel anklicken. Wechseln Sie danach auf den Reiter „Favoriten“ um Ihre Stempel zu sehen.

Notizen

Sie können eine oder mehrere Notizen auf eine Seite in einem Dokument setzen. Wählen Sie dazu ein Dokument über die Auswahl im Archiv, Eingangsfach oder nach einer Suche aus. Die Detailansicht öffnet sich.

Notizen bearbeiten/erstellen

Klicken Sie, auf der rechten Seite unter Eigenschaften auf den link „Notizen bearbeiten/erstellen“. Der „Notizen-Editor“ öffnet sich.

Notizen Übersicht

Im „Notizen-Editor“ sehen Sie nun die von Ihnen gesetzten Notizen. Notizen werden durchnummeriert dargestellt. Sie sehen einen chronologischen Ablauf in den Notizen. Sie können Notizen erweitern oder die Position ändern, Klicken Sie dazu auf das „Bleistift-Symbol“ in der Notiz. Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie auf das „Papierkorb-Symbol“. Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf „Schließen“.

Notizen Ansicht

Dadurch das Sie mit der Maus über die Notiz fahren wird der Notiz-Text ausgeklappt. Sie können jetzt auf einem Blick erkennen ob eine Seite eine Notiz enthält.
Das „Notiz-Symbol“ wir oben in der Ecke rechts dargestellt. (Linke Seite Miniaturansicht der Seite). Dieses Symbol finden Sie auch im Archiv bei den Miniaturansichten wieder. Es wird immer die Farbe der ersten Notiz dargestellt. Löschen Sie die erste Notiz kann sich auch die Farbe ändern.
In der Detailansicht sehen Sie auch, auf der rechten Seite in der Detailansicht, die Notizen auf dieser Seite.
Sie können jetzt nach den „Notiz-Text“ suchen. Beim herunterladen der Seite wird die Notiz nicht mit ausgegeben.

Notizen die gesetzt wurden können entfernt, geändert oder verschoben werden, wenn Sie die Berechtigung „Notizen“ haben. Der Administrator kann aber immer nachvollziehen, durch eine History, wer wann eine Notiz gesetzt, geändert oder entfernt hat. Es wird hier das Arbeits-PDF mit einer Notiz versehen und nicht das Original.

Wiedervorlage

Wiedervorlagen erstellen

Dieses Modul erweitert Ihre DOCBOX® um die Funktionalität der Erstellung von Wiedervorlagen ausgewählter Dokumente. Um eine Wiedervorlage zu erstellen wechseln Sie in die Detailansicht. Klicken Sie auf der rechten Seite unter Wiedervorlagen auf „Neue erstellen“. Das Dialogfeld „Neue Wiedervorlage erstellen“ öffnet sich.
Füllen Sie nun die Felder aus. In unserem Beispiel wird ein Angebot nachgefragt das am Montag den 23.12.2019 um 21:30 für den Administrator fällig ist.
Sie können Wiedervorlagen für sich selber, andere Benutzer oder auch Gruppen erstellen.
Wenn Sie nun auf die Startseite wechseln, sehen Sie in dem Widget Wiedervorlage, dass eine Wiedervorlage fällig ist. Sie bekommen zu dem Fälligkeitsdatum und Uhrzeit auch eine E-Mail-Erinnerung zugesandt.

Wiedervorlagen Widget

Klicken Sie nun auf das Widget Wiedervorlagen oder oben in der Leiste, auf der Startseite, auf Wiedervorlagen um in die Wiedervorlagen-Übersicht zu gelangen.

Wiedervorlage Listenansicht

Sie können hier zwischen der Listenansicht oder Kalenderansicht wechseln. Sie können auch nach Alle, Eigene, Empfangene und Erteilte Wiedervorlagen sortieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit sich die Wiedervorlagen sortiert nach alle, nur offene oder nur erledigte auf/absteigend anzeigen zu lassen.

Wiedervorlagen sind mit einem Farbcode versehen:

  • weiß - ausstehend
  • blau - heute fällig
  • rot - überfällig
  • grün - erledigt

Erledigte Wiedervorlagen werden noch 6 Wochen nach Erledigung angezeigt.

Bearbeitungsleiste

Bearbeitungsleiste/Toolbar

Mit dem Modul Bearbeitungsleiste können Sie die Funktionen Notizen, Stempel und Wiedervorlage noch schneller verwenden. Darüberhinaus können Sie damit direkt Text und Symbole auf dem Dokument anbringen, das Dokument mehrstufig vergrößern und verkleinern und diese Leiste als Lineal verwenden.

Portable

Portable Übersicht

Das Portable Modul ermöglicht Ihnen Ihre Dokumente „offline“ mitzunehmen. Sie wollen in diesem Beispiel mit Ihrem Steuerberater Ihre Gutschriften bearbeiten. Klicken Sie dazu oben in der Menüleiste auf „Portables“.

Neues Portable-Archiv anlegen

Klicken Sie dann auf „Neues Portable-Archiv anlegen“.
Geben Sie dem Portable den Namen „Gutschriften“ und vergeben Sie Ihr Passwort, mit welchem Sie sich bei der DOCBOX® angemeldet haben. Klicken Sie dann auf „Neuen Ordner für Portable-Archiv auswählen“.

Archiv-Ordner auswählen

Wählen Sie den Ordner aus, der dann später offline zur Verfügung stehen soll. Bestätigen Sie mit „Auswählen“.
Wenn Sie einen Ordner auswählen, der noch Unterordner beinhaltet, werden diese ebenfalls in das Portable mit einbezogen. Dieses kann schnell dazu führen, dass mehrere hundert Seiten in dem Portable enthalten sind, die Sie eventuell nicht benötigen. Dazu kommt noch erschwerend hinzu, dass das Portable sehr groß werden kann und unnötig Plattenplatz verbraucht.

Neues Portable erstellen

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf „Speichern“. Sie kommen nun in die Liste der Portables. Sie können hier das Verzeichnis ändern, indem Sie auf „Bearbeiten“ klicken und Sie können das Portable auch wieder löschen. Um das Portable zu erstellen, klicken Sie auf „Neu erstellen“.

Portable erstellen

Das Erstellen eines Portables kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Um den Fortschritt festzustellen, klicken Sie im Status-Fenster auf den „Refresh-Button“.
Portables, die einmal erstellt wurden, bleiben in  der Liste erhalten, damit Sie das Portable jederzeit wieder herunterladen können. Klicken Sie dazu auf „Herunterladen“.

Portable herunterladen

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Datei Gutschriften.dbp herunterzuladen.

Portable Viewer öffnen

Öffnen Sie nun den PortableViewer durch einen Doppelklick.
Sollte es bei dem Aufruf vom PortableViewer zu einer Lizenzmeldung kommen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator oder Fachhändler in Verbindung.

Der PortableViewer kann hier heruntergeladen werden.

Portable Archiv öffnen

Klicken Sie im PortableViewer auf „Datei“, dann „Archiv öffnen“ und wählen die Datei Gutschriften.dbp aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klicken auf „Öffnen“.

Portable Archiv Ansicht

Geben Sie die gleichen Anmeldedaten ein, mit dem Sie das Portable erstellt haben. Sie sehen jetzt genau den Ordner, den Sie als Portable erstellt haben, inklusive den dort enthaltenen Dokumenten. Sie haben jetzt die „gleiche“ Ansicht wie im „Archiv-Detailansicht“. Sie können „Suchen“, „Blättern“ oder „Dokumente herunterladen“. Sie können keine Dokumente hinzufügen oder irgendwelche Änderungen vornehmen.
Das Portable-Modul ist nur für eine reine Ansicht gedacht.

AutoArchive

Bei dem Modul DOCBOX®-Autoarchive handelt es sich um ein Modul, welches Ihnen die Arbeit mit der DOCBOX® erleichtert.

Bei einigen Dokumenten macht es ja keinen Sinn, diese noch einmal im Eingangsfach in einem Ordner zu archivieren (Manuelle Archivierung). Beispiel: Sie haben ein WaWi (Waren-Wirtschaftssystem), Sie wollen die Ausgangsrechnungen archivieren. AutoArchive kann die Ausgangsrechnungen direkt in einen Ordner im Archiv archivieren, ohne dass Sie diese umständlich im Eingangsfach zuordnen müssen.

 

AutoExport (FiBu/Datev)

Das Modul DOCBOX®-AutoExport (FiBu/Datev) erlaubt es Ihnen eingescannte, per DirektDrucker gedruckte oder via AutoArchive archivierte Dokumente in einem Ordner auf dem DOCBOX®-Server automatisch als 1 zu 1 Kopie abzulegen. So brauchen gescannte Dokumente nur einmal gescannt werden und können dann an die Datev (Belegtransfer) weitergegeben werden.

Mandanten

Mandantenverwaltung

Mandanten ist ein Modul welches Ihnen mehrere Mandanten (Firmen) in der DOCBOX® abbilden kann. Auf diese können Sie dann, wenn Sie die Berechtigung dazu haben, Mandantenübergreifend zugreifen.
(s.u. Administrator Mandanten)

Mobile App

Zugriff mit mobilen Endgeräten

Das Modul Mobile App gibt es ab Version 6 nicht mehr.

Nutzen Sie mit Ihrem mobilen Endgerät eine WLAN- oder VPN-Verbindung zur DOCBOX® und einen Browser.

Die DOCBOX® ist responsive und von daher auf allen Endgeräten nutzbar.
Diese Funktion ist bereits in der Grundversion enthalten.

Massenimport

Massenimport-Tool

Das DOCBOX® - Massenimport-Tool ermöglicht es, vorhandene Dokumente von Ihrem Dateisystem in die DOCBOX® zu importieren.

Der Massenimport kann nur durch aktivweb System- und Datentechnik GmbH durchgeführt werden. Für weitere Informationen zum DOCBOX®-Massenimport setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator oder Fachhändler in Verbindung.