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OCR-Konfiguration Erweiterte Einstellungen

Unter den Erweiterten Einstellungen können Sie den "OCR-Bust" einstellen. Standardmäßig sind zwei Threads aktiviert. Einer für das Eingangsfach und einer für das Archiv. Sie können diese aber auch erhöhen in dem Sie zusätzliche Threads für die Archive-, Inbox- oder ReOCR-Queue dazuschalten. Dadurch erhöht sich die Anzahl der Seiten die gleichzeitig gelesen werden können.
Wählen Sie immer nur so viele Threads wie Ihnen unter:
"Hinweis: Empfohlene Anzahl maximal zusätzlicher Threads:" angezeigt werden.
Eine zu Hohe Anzahl von Threads kann das System übermäßig auslasten.

Re-OCR-Intervall:
Kommt nur zum Tragen wenn die OCR-Volltextzeichenerkennung-Version in einer neuen Version zur Verfügung gestellt wurde. Hier können Sie die Tage einstellen in welchem Zeitraum, rückwirkend, die Dokumente mit der neuen OCR-Volltextzeichenerkennung-Version gelesen werden sollen. Sie finden Informationen zu einer neuen Version im Change-log.

Druckerkonfiguration

Im Lieferumfang der DOCBOX® wird ein „DOCBOX® PDF Drucker“ mitgeliefert. Der DOCBOX® PDF Drucker ist ein freigegebener Netzwerkdrucker und wird automatisch, wenn bei der Installation nicht abgewählt, auf dem DOCBOX®-Server installiert. Dieser kann bei den Rechnern der User als Netzwerkdrucker hinzugefügt werden. Ebenso die mit dem Modul Direktdrucker erstellten PDF-Drucker.

Druckereinrichtung

Um die Lizenz vom „DOCBOX® PDF Drucker“ und/oder „DOCBOX® DirektDrucker“ zu aktivieren, drucken Sie bitte eine Testseite vom „DOCBOX®-Server“ mit dem „DOCBOX® PDF Drucker“ in die DOCBOX®.
Der Druck erscheint im Eingangsfach des Administrators.
Sie sehen nun den „Arbeitsplatz“ und den „Windows Benutzer“. Weisen Sie den Arbeitsplatz nun einem Eingangsfach-Benutzer oder einer -Gruppe in der DOCBOX® zu.
Haben Sie den Eintrag „DirectPrint Benutzer“, wählen Sie hier auch einen Benutzer.
Bevor Sie Drucken überprüfen Sie bitte folgende Einstellungen:
Auf den Ordner "Spool" im DOCBOX®-Verzeichnis "C:\DOCBOX\Application\tmp\printer\", unter Eigenschaften / Sicherheit haben die "Benutzer und (falls vorhanden) Domänen-Benutzer" Vollzugriff.
Überprüfen Sie die "done.exe". Die done.exe liegt im Ordner "C:\DOCBOX\Application\bin\printer\", rechte Maustaste, 'Eigenschaften' - unten bei Sicherheit steht evtl.:
"Die Datei stammt von einem anderen Computer. Der Zugriff wurde aus Sicherheitsgründen evtl. geblockt" 
Klicken Sie dann auf  'Zulassen'.

Neuen Eintrag manuell hinzufügen

Sie können die Einträge auch manuell vornehmen, z.B. bei einer Terminalserverumgebung. Klicken Sie dazu auf „Neuen Eintrag manuell hinzufügen“.

Hier ist entweder der Rechnername zu erfassen oder die Auswahl "Beliebig" zu wählen. Damit erfolgt die Zuordnung von Windows-Benutzer und DOCBOX®-Benutzer.

Drucker/DirektDrucker am Arbeitsplatz einrichten

Installieren Sie den „DOCBOX® PDF Drucker“ wie folgt auf einem Arbeitsplatz:

  1. Öffnen Sie in der Systemsteuerung „Geräte und Drucker“ und wählen „Drucker hinzufügen“.
  2. Wählen Sie dann im Dialogfeld „Einen Netzwerkdrucker hinzufügen“.
  3. Warten Sie, bis alle Drucker aufgelistet werden oder klicken Sie auf „Der gesuchte Drucker ist nicht aufgeführt“.
  4. Wählen Sie dann das Feld „Freigegebenen Drucker über den Namen auswählen“.
  5. Geben Sie die IP-Adresse des DOCBOX®-Servers ein. Sobald Sie den Pfad eingegeben haben, klicken Sie auf „Weiter“ und der DOCBOX® PDF Drucker wird installiert.
  6. Nach der Installation drucken Sie eine Testseite damit der PC dem Benutzer in der DOCBOX® zugeordnet werden kann.
  7. Wiederholen Sie den Vorgang für den/die DirektDrucker.

DirektDrucker

Der DirektDrucker ist ein Modul welches Ihnen die Möglichkeit bietet, Dokumente direkt in ein Ziel im Eingangsfach oder Archiv zu drucken. Im Gegensatz zum „DOCBOX® PDF Drucker“ der nur in das Eingangsfach drucken kann.

Sie können zwischen drei Optionen wählen:

  • Zielpfad im Archiv: diese Optionen bietet Ihnen die Möglichkeit mit Makros zu Arbeiten (z.B. automatischer Jahreswechsel)
  • Bestehenden Archiv-Ordner wählen..: Ablage in einen bestehenden Archiv-Ordner
  • Bestehenden Eingangsfach-Ordner wählen..: Ablage in einen bestehenden Eingangsfach-Ordner

Sie können im nachhinein Drucker Bearbeiten und/oder Löschen.

Dokumente die digital vorhanden sind können auch direkt archiviert werden.

Achten Sie darauf, wenn Ordner verschoben oder gelöscht werden, dass auch die Druckziele angepasst werden.

Diese Funktion steht für Cloud-Anwender nicht zur Verfügung. Hier empfehlen wir das Modul DOCBOX®Client.

Zielpfad im Archiv

Klicken Sie auf „Neuen Direktdrucker anlegen“.
Vergeben Sie einen eindeutigen DirektDrucker-Namen, z.B. „DOCBOX-AR“. Danach können Sie zwischen einem Eingangsfach oder einem Mandanten wählen und die erste Ordnerebene. Ab der zweiten Ebene können Sie mit Makros arbeiten. In diesem Beispiel wurde ein Makro auf das Jahr gelegt. Als Ziel wurde eingestellt  "/MeineFirma/Buchhaltung/2018/AR/". Das Jahr "2018" wurde durch das Makro {year} ersetzt. Das bedeutet, dass der DirektDrucker bei einem Jahreswechsel automatisch das Jahr anpasst. Der DirektDrucker erstellt z.B. den Ordner 2019 beim Jahreswechsel 2018/2019 automatisch. Sie können natürlich Makros kombinieren.  

Es stehen Ihnen folgende Makros zur Verfügung:

 

MakroBeispiel
ISO-Datum2018-08-26
Monat (Nummer)

08

Monatsname (Abk.)Aug
MonatsnameAugust
Nummerierter Monatsname (Abk.)08-Aug

Nummerierter Monatsname

08-August
Jahr2018

Um Ihre Einstellungen zu überprüfen klicken Sie bei Einstellungen "Zielpfad im Archiv" auf den Refresh-Button.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen indem Sie auf „Speichern“ klicken.
Nachdem der DirektDrucker eingerichtet wurde, steht der DirektDrucker auf dem DOCBOX® Server zur Verfügung. Sie können den DirektDrucker jetzt genauso wie den DOCBOX® PDF Drucker auf dem Arbeitsplatz als Netzwerkdrucker hinzufügen.

Hinweis: Das Anlegen eines DirektDruckers kann einige Zeit in Anspruch nehmen

Bestehenden Archiv-Ordner wählen

Klicken Sie auf „Neuen Direktdrucker anlegen“.
Vergeben Sie einen eindeutigen DirektDrucker-Namen, z.B. „DB-LS“, wählen Sie dann "Bestehenden Archiv-Ordner wählen..". Markieren Sie jetzt den Ordner im Archiv in den der DirektDrucker DB-LS drucken soll (in diesem Beispiel "MeineFirma/Buchhaltung/2018/LS".
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen indem Sie auf „Speichern“ klicken und noch einmal auf "Speichern" um den Drucker anzulegen.
Nachdem der DirektDrucker eingerichtet wurde, steht der DirektDrucker auf dem DOCBOX® Server zur Verfügung. Sie können den DirektDrucker jetzt genauso wie den DOCBOX® PDF Drucker auf dem Arbeitsplatz als Netzwerkdrucker hinzufügen.

Das Anlegen eines DirektDruckers kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Bestehenden Eingangsfach-Ordner wählen

Klicken Sie auf „Neuen Direktdrucker anlegen“.
Vergeben Sie einen eindeutigen DirektDrucker-Namen, z.B. „DB-Eingang“, wählen Sie dann "Bestehenden Eingangsfach-Ordner wählen...". Markieren Sie jetzt den Ordner im Eingangsfach in den der DirektDrucker "DB-Eingang" drucken soll (in diesem Beispiel "Eingang").
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen indem Sie auf „Speichern“ klicken und noch einmal auf "Speichern" um den Drucker anzulegen.
Nachdem der DirektDrucker eingerichtet wurde, steht der DirektDrucker auf dem DOCBOX® Server zur Verfügung. Sie können den DirektDrucker jetzt genauso wie den DOCBOX® PDF Drucker auf dem Arbeitsplatz als Netzwerkdrucker hinzufügen.

Das Anlegen eines DirektDruckers kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Scannereinstellungen

Die DOCBOX® kann Scans von Scannern entgegennehmen, die die Protokolle FTP/SMB und USB verarbeiten können.

FTP-Port:  Einstellung des FTP-Ports (Standard ist Port "21") Kann bei Bedarf auch im laufenden Betrieb der DOCBOX® geändert werden.
FTP-Passwort: Einstellung des FTP-Passwortes (Standard "docbox")
Wartezeit für file-in Ordner: Stellen Sie hier die Zeit ein, die die DOCBOX® warten soll, bis Sie Dokumente in dem Ordner abholt. Gilt für SMB/USB, bei FTP gelangen die Dokumente sofort in die DOCBOX®.

Scanner konfigurieren FTP/SMB/USB

Jeder Benutzer und jede Gruppe hat eine eigene ID. In der Benutzerübersicht bzw. Gruppenübersicht finden Sie die für den Benutzer (u...) / Gruppe (g...) dazugehörige ID.
Der Administrator hat die ID – „u0“

Wir empfehlen als Scanziele Gruppeneingangsfächer anstatt Usereingangsfächer zu verwenden. So kann auch bei Vertretung/Personalwechsel einfach auf die gescannten Dokumente zugegriffen werden ohne die Einstellungen im Scanner ändern zu müssen.

Die DOCBOX® unterstützt das Scannen per FTP,  SMB und USB.
 
Einstellungen FTP:

  • Host-Adresse: IP-Adresse vom DOCBOX® Server
  • Benutzername: u0  (Beispiel der User Administrator)
  • Kennwort: (Standard: docbox)
  • Zielordner:
  • (Sollte ein "Pfad" benötigt werden, geben Sie bitte folgendes Zeichen ein: "/" oder "." oder "/inbox")
  • Dateiname: Derzeit ohne Verwendung. Wird in „Scanvorgang Datum Uhrzeit“ umgewandelt
  • Qualität: 300dpi
  • Dateityp: PDF / JPEG / TIFF
  • Farbe: sw / Farbe
  • Port-Nummer: unter Administration – Scannereinstellungen (Standard: 21)

    Scannen in einen Unterordner im Eingangsfach (Eingangsfach-Ziele link):

Um in einen Unterordner im Eingangsfach zu scannen geben Sie nach dem Benutzernamen mit einem Doppelpunkt, den Scanordner an (z.B. "u0:Scans").

Einstellungen SMB: 
Auf dem DOCBOX® Server finden Sie im Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\file-in“ die Ordner für den SMB-Scan ins Eingangsfach. Die Ordner werden entsprechend der Benutzer- und Gruppen-ID bei dessen Anlage automatisch erstellt. 

  • Host-Adresse: IP-Adresse von dem DOCBOX® Server
  • Zielordner: u0 (Freigabename)
  • Dateiname: Derzeit ohne Verwendung. Wird in „Scanvorgang Datum Uhrzeit“ umgewandelt
  • Qualität: 300dpi
  • Dateityp: PDF / JPEG / TIFF
  • Farbe: sw/Farbe
  • Benutzer: Benutzer, für den Sie die Freigabe erstellt haben (Es empfiehlt sich im AD einen Benutzer "docbox" anzulegen, der Vollzugriff auf den freigegebenen file-in-Ordner hat.)
  • Kennwort: Kennwort des Benutzers der Freigabe
     

Scannen in einen Unterordner im Eingangsfach:

Um in einen Unterordner im Eingangsfach zu scannen wählen Sie den Unterordner aus. Der Unterordner muss zuvor in den Benutzereinstellungen angelegt werden:

z.B. "..\File-in\u0\Scans"

Die Unterordner sind zuvor in den Benutzereinstellungen bei Eingangsfach-Ziele zu definieren. Für Unterordner in Gruppeneingangsfächern empfehlen wir die Definition mit dem Benutzer Administrator, da dieser nie gelöscht werden kann.

Einstellungen USB: 
Auf dem DOCBOX® Server finden Sie im Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\file-in“,  die Ordner für den USB-Scan. Die Ordner sind entsprechend der Benutzer- und Gruppen-ID in der DOCBOX® anzulegen.

  • Zielordner: C:\DOCBOX\Application\file-in\u0 (Administrator)
  • Dateiname: Derzeit ohne Verwendung. Wird in „Scanvorgang Datum Uhrzeit“ umgewandelt
  • Qualität: 300dpi
  • Dateityp: PDF / JPEG / TIFF
  • Farbe: sw / Farbe

Scannen in einen Unterordner im Eingangsfach:

Um in einen Unterordner im Eingangsfach zu scannen wählen Sie den Unterordner aus:

z.B. "..\File-In\u0\Scans"

Wir empfehlen, nur in sw zu scannen. Die Komprimierung bei Scans in Farbe ist standardmäßig meist sehr hoch eingestellt. Deshalb sollten Sie unbedingt die Komprimierung überprüfen, wenn Sie den Scanner auf Farbe einstellen. Scannen in Farbe vergrößert die Datenbank nur unnötig.

  • 1 Seite
  • sw  = ca. 100 KB
  • Farbe = ca.2 MB

Bei einigen Scannern muss bei bestimmten Formaten (z.B. kompakt PDF) die dpi-Auflösung erhöht werden. 

Bei Cloud-Anwender steht nur das Scannen per FTP zur Verfügung. Die Verbindungsdaten erhalten Sie von Ihrem Fachhändler.
Für die sichere Übertragung von Scans per SMB oder USB empfehlen wir das Modul DOCBOX®Client.

OCR-Konfiguration

Unter der „OCR-Konfiguration“ können Sie die Sprachen einstellen, mit der die DOCBOX® die zu archivierenden Seiten lesen soll. Die OCR-Engine kann ca. 1000 Seiten (Standard) die Stunde lesen.
Voreingestellt ist „Deutsch“. Sie können bis zu 4 weitere Sprachen auswählen.

Wählen Sie mehr Sprachen aus, verringert sich die Anzahl der Seiten, die pro Stunde gelesen werden können. Beispiel: Wählen Sie drei Sprachen aus, sind es nur noch ca. 250 Seiten die Stunde, die gelesen werden können.

Der OCR-Dienst läuft (0 Seite(n) in der Warteschlange): Hier können Sie einsehen, wie viel Seiten noch im OCR-Spool sind, die noch nicht gelesen wurden.

OCR Pausieren:  Für Supportzwecke (z.B. Index neu erstellen)

Ereiterte Einstellungen: Re-OCR-Intervall und OCR-Threads

Diese Funktion steht für Cloud-Anwender nicht zur Verfügung.