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Benachrichtigungen

Benutzer können sich per Email über das Ablegen von Dokumenten in einen Ordner informieren lassen.
Klicken Sie auf „Neue Ordner-Benachrichtgung erstellen“, um eine neue Ordner-Benachrichtigung anzulegen.

Wählen Sie den Ordner aus, der überwacht werden soll. In diesem Beispiel „Buchhaltung/2018/ER“. Geben Sie unter E-Mails eine oder mehrere E-Mail-Adressen an, die eine Benachrichtigung erhalten sollen.

Dazu muss im Administrationsbereich unter „Serverkonfiguration - E-Mail“ E-Mail eingerichtet sein. Es wird nur eine Benachrichtigung über „Neue Dokumente“ in einem Ordner verschickt. Werden Seiten einem bestehenden Dokument hinzugefügt, erfolgt keine Benachrichtigung.

Papierkorb

Der Papierkorb wird bei Neuinstallationen ab Version 6 standardmäßig aktiviert. Der Papierkorb löscht keine Dokumente, sondern setzt die Dokumente oder Seiten inaktiv, sodass die Dokumente nach einer bestimmten Zeit für den Benutzer nicht mehr sichtbar sind.
Sofern der Papierkorb noch nicht aktiv ist, klicken Sie auf „Papierkorb aktivieren“, um den Papierkorb zu aktivieren.
Stellen Sie die Zeit ein, wie lange die Dokumente oder Seiten für den Benutzer sichtbar sein sollen. Diese Zeit kann jederzeit angepasst werden.
Legen Sie hier den Löschberechtigten fest.
Mehr Informationen zu Thema Löschen finden Sie in dem Abschnitt "Löschen DSGVO".

Der Papierkorb kann nach dem Aktivieren nicht mehr deaktiviert werden. Sie müssen zudem noch unter den Mandantenrechten der einzelnen Benutzer den Papierkorb aktivieren wenn dieser von den Benutzern verwendet werden soll.

Binärdateien

Standardmäßig akzeptiert die DOCBOX® Dateien des Formats PDF, TIF und JPG. Alle anderen Dateitypen bezeichnen wir als Binärdateien. Bei diesen wird soweit möglich auch der Volltext für die schnelle Suche ausgelesen.
Sie können hier festlegen, ob in der DOCBOX® Binärdateien gespeichert werden können.

  • Neuen Dateityp hinzufügen: Geben Sie hier einzeln die Dateitypen an, die Sie erlauben möchten. (z.B. „docx“, um Winword-Dokumente zu erlauben)
  • Alle Dateitypen erlauben: Alle Dateitypen werden erlaubt.
  • Maximale Dateigröße festlegen: Stellen Sie hier die Größe fest, die eine Binärdatei haben darf. Bis zu 200 MB sind möglich. (Standard 50MB)

In den Benutzerberechtigungen müssen unter den „Globalen Rechten“ Binärdateien pro Benutzer freigeschaltet werden.
Nicht erlaubte Binärdateien oder zu große Dateien werden von der DOCBOX® nicht archiviert (Log-File) bzw. der Benutzer erhält einen Hinweis.

Bedenken Sie bitte, dass der Datenbankspeicher rapide anwachsen kann, wenn Sie Binärdateien erlauben.

Löschprotokoll

Das Löschprotokoll wird für jeden Löschvorgang, unveränderbar, nicht löschbar in der Datenbank abgelegt. Sie können das Löschprotokoll, z.B auf eine Anfrage, zum Nachweis hernehmen.
Sie können folgende Filter einstellen:

  • Zeitraum von: wählen Sie das Start-Datum der Suche aus
  • Zeitraum bis: wählen Sie das End-Datum der Suche aus
  • Dokumentenklasse: wählen Sie eine Dokumentenklasse aus (s.u. "Dokumentenklasse")
  • Gelöscht von: wählen Sie den Benutzer aus (Administrator bzw. Löschberechtigte)

oder starten Sie die Auswertung über alle Löschprotokolle indem Sie auf "Auswertung starten" klicken.
(mehr Informationen zum Löschen finden Sie auch unter "Löschen DSGVO")

Auswertung der Löschprotokolle

Die Auswertung der Löschprotokolle wird Ihnen in einer Liste angezeigt. Hier werden die Basis-Informationen aufgelistet. Für die Detail-Informationen klicken Sie hinter dem entsprechenden Löschprotokoll auf "Details anzeigen".
Sie können sich diese Liste auch als CSV-Datei ausgeben lassen.

Löschprotokoll Detailansicht

In der Detail-Ansicht zu dem gelöschtem Dokument finden Sie folgende Angaben:

  • Dokumentenname: Der letzte Name des Dokuments
  • Ehemaliger Ablageort: letzter Ablageort
  • In den Papierkorb gelegt von: Benutzer der das Dokument in den Papierkorb verschoben hat
  • Löschgrund: Grund des Löschens
  • Löschbestätigung: der Administrator und der Löschberechtigte
  • Endgültig gelöscht von: der Administrator oder Löschberechtigte
    Liste der gelöschten Seiten
  • Seitennummer: Anzahl der Seiten die in dem Dokument waren
  • Archiviert am: der Benutzer der das Dokument archiviert hat
  • Archiviert von: wann das Dokument archiviert wurde
  • Ehemalige Seiten ID: die ehemalige Seiten-ID in der DOCBOX®
  • MD5-Summe oder Originaldatei: MD-5 Summe des Dokuments

Löschvorschläge

In der Verbindung mit der Dokumenten-Klassifizierung haben Sie hier die Möglichkeit sich Dokumente anzeigen zu lassen, die die Aufbewahrungsfrist erreicht haben. Beispielsweise Rechnung Aufbewahungsdauer 10 Jahre. 

Löschvorschläge Liste

Sie bekommen eine Liste von Dokumenten zurück, auf der die von Ihnen eingestellten Kriterien zutreffen.
Folgende Informationen werden ausgegeben:

  • Checkbox: markieren Sie einzelne Dokumente oder alle
  • Letztes Seiten-Erstelldatum: wann das Dokument eingefügt wurde
  • Name des Dokuments: Name des Dokuments
  • Anz. Seiten: Seitenanzahl in dem Dokument
  • Ablageort: Ordner in der DOCBOX®
  • Dokumentenklassen: Dokumentenklassen die auf dem Dokument hinterlegt sind
  • Max. Aufbewahrungsfrist: Aufbewahrungsfrist wie in der Dokumentenklasse hinterlegt
  • Ende der Aufbewahrungsfrist: Ende der Aufbewahrungsfrist
  • Aktion: das Dokument öffnet sich im neuen Fenster in der Detailansicht

Löschvorschläge

Nachdem Sie das oder die Dokument/e markiert haben, klicken Sie auf "Gewählte Dokumente endgültig löschen".
Der "Dokumente endgültig löschen" Dialog öffnet sich.
Hier bekommen Sie eine Liste der von Ihnen ausgewählten Dokumente.
Geben Sie einen Löschgrund an.
Der Löschberechtigte gibt hier sein Kennwort ein, nachdem er die Dokumente noch mal gesichtet hat.