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DOCBOX® Client

Das Modul DOCBOX® Client ist ein Schnittstellentool von Ihrem Windows/Mac PC zur DOCBOX®. Damit können Dokumente sowohl importiert als auch exportiert werden.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler.

DOCBOX® Client einrichten

Nach der Installation des DOCBOX® Clients per setup.exe mit Admin-Rechten starten Sie diesen. Im Menüpunkt Datei, Einstellungen wird die Konfiguration vorgenommen.

Grundeinstellungen
DOCBOX Host: Hier tragen Sie die IP-Adresse mit Port bzw. den DNS-Namen des DOCBOX®-Servers ein. (z.B. 192.168.2.150:8095) 
Cloud-ID: Hier erfassen Sie die Cloud-ID Ihrer DOCBOX® falls sich diese in der Cloud befindet. Bei Installation auf lokalem Server nicht erforderlich.
Benutzername: DOCBOX®-Username
Passwort: zugehöriges Passwort
Mit "Verbinden/Lizenz neu abrufen" können Sie den DOCBOX® Client registrieren. Bitte beachten Sie das das Modul DOCBOX®Client in ausreichender Zahl lizenziert ist. Nach erfolgreicher Verbindung wird der Lizenzstatus in der Fusszeile mit OK angegeben.

Ansicht
Hier können Sie die Einstellungen zur Optik anpassen und ob das Programmfenster immer im Vordergrund sein soll. Bei Systray-Benachrichtigung können Sie auswählen welche Meldungen angezeigt werden sollen.

Ordner
Im Register Ordner kann das Zeitintervall angepasst werden für das Überprüfen auf neue Inhalte in den überwachten Ordnern und wie lange nach der Dateierstellung gewartet werden soll bis diese in die DOCBOX® importiert werden. Standardmäßig werden hier jeweils 120 Sekunden empfohlen.
Ab der Version 1.4 können Sie anstatt des Intervalls auch feste Uhrzeiten angeben zu denen der Import erfolgen soll. Sinnvoll wenn ein Rechnungslauf nur einmal am Tag Dateien zur Verfügung stellt oder vor dem Import andere Dateien entfernt werden sollen.
Quell-/Zielordner: Hier werden die überwachten Ordner und deren Archivziele in der DOCBOX® erfasst. 
Mit Neu oder Bearbeiten kommen Sie in die Maske Ordnerkonfiguration. Mit Löschen können Sie einen Eintrag wieder entfernen.
Ordner im Dateisystem: Hier wählen Sie den lokalen oder den Netzwerkpfad im Filesystem aus, der überwacht werden soll. 
Zielordner in der Docbox (Variablen):  Wollen Sie den Ablagepfad mit Variablen, bezogen auf das Tagesdatum, erstellen, ist dieser entsprechend der Vorlage hier zu erfassen. Die Variablen können aus der DropDown-Liste übernommen werden. Zur Unterstützung können Sie im unteren Feld einen bestehenden Pfad in der DOCBOX® suchen und mit rechter Maustaste als Vorlage für Variablenpfad einfügen. Anschließend können Sie bei Bedarf feste Werte durch Variablen ersetzen.
Zielordner in der Docbox: Soll der Ablagepfad ein bereits vorhandener ohne Variablen sein, kann dieser hier ausgewählt werden indem Sie einen Haken setzen.
Systray-Benachrichtigung: Auswahl der Meldungen bezogen auf den Pfad.

Hinweis: Es werden auch die Inhalte der Unterordner mit Ordnerstruktur übernommen sowie die Daten nach erfolgreichem Import gelöscht.

Autoexport
Mit den Einstellungen im Reiter Autoexport werden Dokumente aus dem Archiv in einen Ordner im Filesystem ausgegeben, sodass diese von anderen Programmen z.B. DATEV zur weiteren Verarbeitung importiert werden können.
Der Wert bei Intervall Docbox-Archivordner Überwachung gibt an, wie häufig der Archivordner auf neue Dokumente geprüft werden soll. Anstatt des Intervalls können Sie auch feste Uhrzeiten erfassen, zu denen der Export erfolgen soll.
Mit Neu oder Bearbeiten kommen Sie in die Maske Ordnerkonfiguration. Mit Löschen können Sie einen Eintrag wieder entfernen.
Im Feld Quellordner in der Docbox werden der oder die Ordner angehakt, deren Inhalt auf einen Fileordner kopiert werden soll.
Bei Zielordner im Dateisystem wählen Sie den Pfad aus, wo die Belege abgelegt werden sollen.
Systray-Benachrichtigung: Auswahl der Meldungen bezogen auf den Export.
Original-PDF exportieren: Wird der Haken gesetzt, werden die Belege ohne Stempel und Notizen ausgegeben, ohne Haken sind diese Infos enthalten. Es wird nicht die Originaldatei ausgegeben, da diese unterschiedliche Dokumente in einem Stapel enthalten kann.
Nach der Konfiguration der Pfade ist im ersten Reiter der Button Verbinden erneut anzuklicken.
Signatur
Im Reiter Signatur können Sie die Schnittstelle für eine einfache Unterschrift oder eine elektronische Signatur konfigurieren.
Bei Pad/Tablet wählen Sie im Feld .exe-Datei den Aufruf für Ihren PDF-Viewer, mit dem Sie auf dem Tablet oder per Unterschriftspad das PDF-Dokument unterzeichnen können. Bei Bedarf können auch Argumente für den Aufruf mitgegeben werden.
Bei Elektronisch signieren wählen Sie im Feld .exe-Datei den Aufruf Ihres Signaturprogrammes. Sofern das von uns getestete und empfohlene Programm Digiseal bereits installiert haben, kann dieses hier ausgewählt werden. Bei Bedarf erfassen Sie weitere Argumente für den Aufruf Ihres Signaturprogrammes.
Versionierung
Im Reiter "Dokumente bearbeiten" sind die Einstellungen für die Versionierung zu finden. Mit Neu fügen Sie einen weiteren Eintrag hinzu. Sie können die gewünschten Dateitypen auswählen oder direkt erfassen. Suchen Sie anschließend über "Datei auswählen" nach dem Programm, mit dem Sie diesen Dateityp bearbeiten möchten.
Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung neben dem DOCBOX® Client auch das Modul Versionierung lizenziert sein muß.  

Unter Integration können Einstellungen für die Module AutoArchive, AutoArchive (FiBu/Datev), MailArchive, OutlookConnect, EasyConnect, EasySearch, FolderSync, DOCBOX®-API und DOCBOX®-Client vorgenommen werden.

AutoArchive

Das Modul AutoArchive ist eine Ordnerüberwachung innerhalb der DOCBOX®. Sie haben damit die Möglichkeit, Dokumente die in einem vordefinierten Ordner abgelegt werden, direkt in dem Archiv abzulegen. Um eine neue AutoArchive-Regel zu erstellen, klicken Sie auf „Neuen AutoArchive Ordner erstellen“.
Füllen Sie das Dialogfeld „Neuen AutoArchive Ordner erstellen“ aus. In diesem Beispiel wie folgt:

  • AutoArchiv-Ordnername - Ordnername, der im Ordner „C:\DOCBOX\Application\Autoarchive“ erstellt wird.
  • Zielordner - Archiv-Ordner in dem die Dokumente automatisch abgelegt werden (Hier Buchhaltung/2018/AR)
  • Name des Zieldokuments - Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Dokumentennamen anzugeben, in dem alle Seiten in diesem Archive-Ordner zusammengefasst werden sollen. (Beispiel: Sie möchten alle Rechnungen, die in diesem Ordner abgelegt werden, in einem Dokument haben z.B „Rechnungen_Mai“, dann geben Sie hier „Rechnugen_Mai“ an. Jetzt werden alle Dokumente/Seiten, die in diesem Ordner abgelegt sind, in das Dokument „Rechnungen_Mai“ abgelegt.
  • Schlagwörter - vergeben Sie Schlagwörter für die Dokumente
  • Archivierender-Benutzer - Legen Sie hier bitte den Benutzer fest der als Archivierender-Benutzer hinterlegt sein soll.

Achten Sie bitte darauf, wenn Sie ein Zieldokument wählen, dass die Seitenanzahl des Dokuments sehr hoch werden kann und damit das Bearbeiten mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.
Ist kein Benutzer gewählt, werden die Dokumente als „fehlerhaft“ im Eingangsfach des Administrators angezeigt.

AutoArchive-Regeln

Nach dem Speichern haben Sie eine Liste mit denen von Ihnen erstellten AutoArchive-Regeln.
In dem Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\Autoarchive“ wurde der Ordner "AR" erstellt. Stellen Sie z.B. Ihr WaWi so ein, dass die Rechnungskopie in dem Ordner "C:\DOCBOX\Application\Autoarchive\AR" abgelegt werden. Die Dokumente werden dann automatisch in dem eingestellten Ziel abgelegt.
Unter "Erweiterte Einstellungen" können Sie die Zeit ändern, die die DOCBOX® warten soll bevor die Dokumente archiviert werden (Standard 120 Sekunden). Denken Sie bitte daran, die Zeit so einzustellen, dass es hier zu keinen Konflikten kommt (z.B. Zugriffsverletzung - Datei wird noch geschrieben).

AutoArchive ist kein Massenimport. Es dürfen nicht mehr als 100 Dokumente/Dateien auf einmal in den AutoArchive-Ordner abgelegt werden. Bei unsachgemäßer Bedienung können Kosten für Sie entstehen.

Haben Sie Fragen zu einem Massenimport oder zu AutoArchive, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Fachhändler in Verbindung.

AutoArchive XML-Datei (Steuerdatei)

AutoArchive kann Dokumente und eine XML-Datei (Steuerdatei) verarbeiten.

Einige ERP-Systeme können ein Dokument inkl. einer Steuerdatei (XML-Datei) in einem Verzeichnis erzeugen. Anhand der Steuerdatei archiviert die DOCBOX® den Beleg. Die Steuerdatei kann viele Informationen, wie z.B. Ablagepfad, Dokumentenklasse oder META-Informationen an die DOCBOX® übergeben.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte ihren Fachhändler.

AutoExport (FiBu/Datev)

AutoExport (FiBu/Datev) ist ein Bestandteil des Moduls AutoArchive. AutoExport (FiBu/Datev) ist dafür gedacht, Dokumente, die in der DOCBOX® abgelegt werden, gleichzeitig bzw. manuell in einen bestimmten Ordner zu exportieren, z.B. für den Import in eine Finanzbuchaltungs-Software oder zur Weitergabe an Datev.

Es gibt zwei Einstellungsmöglichkeiten für das Modul AutoExport (FiBu/Datev):

AutoExport Eingangsregeln: Regeln die auf empfangene Dokumente angewendet werden (Eingangsfach, DirektDrucker und AutoArchive)

AutoExport Archivregeln: Regeln die auf Ordner im Archiv angewendet werden

AutoExport (FiBu/Datev) - AutoExport Eingangsregeln

Die „AutoExport Eingangsregeln“ sind dafür bestimmt, Dokumente in einen von Ihnen definierten Ordner zu exportieren, die in der DOCBOX® abgelegt werden sollen. Dieses gilt für Dokumente, die in ein „persönliches Eingangsfach" oder ein Gruppeneingangsfach, per „DirektDrucker“ oder über „AutoArchive " in der DOCBOX® abgelegt werden sollen.

Erstellen Sie durch Klicken auf „Neue AutoExport Eingangsregel erstellen“, eine Regel für den Export von Dokumenten aus der DOCBOX®.

Legen Sie für jeden Vorgang eine eigene Regel an.

Beispiel: Sie erhalten Rechnungen, die eingescannt werden, sowie auch über E-Mail ankommen

AutoExport Eingangsregel erstellen

In diesem Beispiel wird eine Regel für Dokumente angelegt, die im Eingangsfach „Buchhaltung“ abgelegt werden, der Name der Regel lautet „Rechnungen“ und das Export-Verzeichnis ist „C:\AutoExport\ER“. Klicken Sie auf "Erstellen", um die Regel anzulegen.

AutoExport Regelübersicht

Nach dem Erstellen der Regel sehen Sie Ihre AutoExport Regeln in der Übersicht.
Die Funktionsweise der Regel ist folgende:
Im Eingangsfach „Buchhaltung“ wird ein Dokument abgelegt, z.B. eine eingescannte Rechnung, diese erscheint wie gehabt als „Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11“. Zeitgleich wird eine Kopie in den Ordner, auf dem DOCBOX®-Server, "C:\AutoExport\ER“ abgelegt. Die Datei sieht wie folgt aus ..„Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf“
Die DOCBOX® legt eine 1:1 Kopie der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab, wandelt diese aber in pdf um. 
Sie können nachträglich die Regel bearbeiten oder löschen.

Einmal angelegte Ordner (durch Regeln erstellt) werden durch das Löschen der Regel nicht auf dem Server gelöscht. Das muss gegebenenfalls manuell stattfinden.

AutoArchive (FiBu/Datev) - AutoExport Archivregeln

Die „AutoExport Archivregeln“ sind dafür bestimmt, Dokumente, die in einem definierten Archiv-Ordner abgelegt werden, zu exportieren. Klicken Sie auf „Neue AutoExport Archivregel erstellen“. Das Dialog-Fenster „Neue AutoExport Archivregel erstellen“ öffnet sich.
Es können zwei Export-Regeln erstellt werden:

  • automatischer Export
  • manueller Export

AutoExport Archivregeln - automatischer Export

Eine automatische Export-Regel erstellen Sie wie folgt:
Vergeben Sie den Namen der Regel, in diesem Beispiel „Ausgangsrechnungen“, wählen Sie das „Export-Verzeichnis“ - „C:\AutoExport\AR“ und bestimmen Sie den „Archivordner“ Buchhaltung/2018/AR“.
Sie haben die Option das Dokument „mit Stempel“ oder „ohne Stempel“ (=Originaldatei) zu exportieren (Standard ist der Haken nicht gesetzt, somit wird das Dokument mit Stempel exportiert).
Automatische Export-Regeln können auch manuell ausgeführt werden.
Speichern Sie die Einstellung indem Sie auf "Erstellen" Klicken. Die Export-Regel ist ab jetzt Aktiv. 
Die DOCBOX® legt die PDFs der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab. Es werden die von der DOCBOX® gesplitteten PDF abgelegt.
Das abgelegte Dokument bekommt den Zusatz „AF-(AutoArchive Folder)_Ausgangsrechnung(Regel-Name)_2018-02-28_07-38-23(aktuelles Datum und Uhrzeit)_Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf (Dateiname in der DOCBOX®).

Original bedeutet in diesem Fall, dass es sich um die von der DOCBOX® erzeugten Original Seiten/Dokumente beim Splitten handelt und nicht um die Original Dateien wie Sie an die DOCBOX® gesandt wurden.

AutoExport Archivregeln - manueller Export

Eine manuelle Export-Regel erstellen Sie wie folgt: Vergeben Sie den Namen der Regel, in diesem Beispiel „Ausgangsrechnungen“, wählen Sie das „Export-Verzeichnis“ - „C:\AutoExport\AR“ und bestimmen keinen „Archivordner“.
Sie haben die Option das Dokument „mit Stempel“ oder „ohne Stempel“ zu exportieren (standard ist der Haken nicht gesetzt somit wird das Dokument mit Stempel exportiert).
Manuelle Export-Regeln können auch manuell ausgeführt werden.
Speichern Sie die Einstellung indem Sie auf "Erstellen" Klicken. Die Export-Regel ist ab jetzt Aktiv. 
Die DOCBOX® legt die PDFs der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab. Es werden die von der DOCBOX® gesplitteten PDF abgelegt.
Das abgelegte Dokument bekommt auch immer den Zusatz „AF-(AutoArchive Folder)_Ausgangsrechnung(Regel-Name)_2018-02-28_07-38-23(aktuelles Datum und Uhrzeit)_Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf (Dateiname in der DOCBOX®).

Original bedeutet in diesem Fall, dass es sich um die von der DOCBOX® erzeugten Original Seiten/Dokumente beim Splitten handelt und nicht um die Original Dateien wie Sie an die DOCBOX® gesandt wurden.

MailArchive

Im Modul MailArchive werden die abzurufenden Email-Konten und die E-Mail-Filter-Einstellungen sowie die Einstellungen für OutlookConnect konfiguriert.

Wir empfehlen zuerst die MailArchive Filter-Einstellungen zu setzen. 

MailArchive Abzurufende Mail-Konten

Mit dem Button "Neues Mail-Konto einrichten" öffnet sich der Dialog. Bei der Mail-Abholung wird unterschieden ob es ein IMAP-Konto ist oder ob die Mails vom Microsoft Exchange Server abgeholt werden.

IMAP

Name: Tragen Sie hier einen sprechenden Namen für dieses Email-Konto ein.

IMAP (Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Mail-Provider)

IMAP-Server: Geben Sie den IMAP-Server ein

IMAP-Port: Geben Sie den Port ein

IMAP-Benutzername: Geben Sie hier den Benutzernamen für das IMAP-Konto ein

IMAP-Passwort: Geben Sie hier das Passwort für den IMAP-Server ein

TLS: Wählen Sie die benötigte Verschlüsselungsart

Refresh-Intervall (Minuten): Geben Sie hier das Intervall in Minuten an wie oft die DOCBOX® das Mail-Konto abfragen soll

Aktiviert: Hier kann die Mailabholung deaktiviert werden ohne die Zugangsdaten löschen zu müssen.

Microsoft Exchange

URL zum Exchange Web-Service: Geben Sie hier die URL ein, unter der bei Ihnen der Exchange Web Service (EWS) installiert ist.

Exchange Version: Wählen Sie hier die Version Ihres Exchange-Servers aus

Exchange E-Mail-Adresse: Erfassen Sie hier die abzuholende Emailadresse

Exchange-Benutzername: Anmeldename für dieses Postfach

Exchange-Passwort: Zugehöriges Passwort für dieses Konto

Refresh-Intervall (Minuten): In diesem Zeitintervall wird das Konto abgefragt

Aktiviert: Hier kann die Emailabholung deaktiviert werden ohne den Eintrag zu löschen.

OutlookConnector einrichten

Nach der Installation von OutlookConnect und erstmaligem Starten von Outlook muss der Installation des PlugIns DOCBOX® OutlookConnect zugestimmt werden.

Sie sehen in der Menüleiste den neuen Menüpunkt DOCBOX®. Über Einstellungen kommen Sie in die Konfiguration des OutlookConnect.

Grundeinstellungen

DOCBOX®-Server
Erfassen Sie im Feld Host die URL für die DOCBOX® wie sie im Browser zum Aufruf verwendet wird. Evt.l abweichenden Port angeben.
Sollten Sie die DOCBOX® in der Cloud nutzen, ist zusätzlich die Cloud ID anzugeben.
Als Benutzername ist der DOCBOX®-User anzugeben, der zu der Arbeitsplatzanmeldung dieses Rechners gehört und das dazugehörige Passwort. Sinnvollerweise wird der Haken bei Passwort speichern gesetzt. Bei Windowsrechnern ist als Verschlüsselungsmethode Windows auszuwählen. Durch Klick auf Verbinden wird der OutlookConnect-Client in der DOCBOX® registriert und kann die Archivinformationen abrufen.

Ribbon-Menü

DOCBOX®-Ordner im Ribbon-Menü
Setzen Sie einen Haken bei allen Ordnern, die im Ribbon-Menü beim Button "markierte E-Mail(s) archivieren" beim Dropdown-Pfeil rechts erscheinen sollen.
Mit Rechtsklick und "Standardordner" legen Sie den Ordner fest, der direkt auf dem Button "markierte E-Mail(s) archivieren" verwendet werden soll. Dieser wird in dieser Ansicht fett dargestellt.
Über Neu laden kann die Archivstruktur neu eingelesen werden falls zwischenzeitlich neue Ordner angelegt oder die Berechtigungen geändert wurden.

Drag&Drop-Bereich

DOCBOX®-Ordner im Drag&Drop-Bereich
Es müssen alle Ordner markiert werden, die zur Emailablage im OutlookConnect-PlugIn angezeigt werden sollen. Sofern der Benutzer auf sehr viele Ordner im Archiv Zugriff hat, kann die Anzahl der im OutlookConnect sichtbaren Ordner hier eingeschränkt werden um die Geschwindigkeit des OutlookConnect zu optimieren. Dazu können die Buttons Alle Ordner auswählen usw. zur schnelleren Selektion verwendet werden. 
Über Neu laden kann die Archivstruktur neu eingelesen werden falls zwischenzeitlich neue Ordner angelegt oder die Berechtigungen geändert wurden.
Mit der Auswahl "Alle Ordner automatisch" werden alle zugriffsberechtigten Ordner angezeigt, neu angelegte werden nach dem Neustart von Outlook geladen. Ist dieser Zeitraum zu lang, kann mit einem Haken bei "Intervall Ordner laden" der Zeitraum verkürzt werden.

Archivierungsoptionen

Schlagwörter
Hier können verschiedene Einstellungen für die Handhabung von Schlagwörtern im Drag&Drop-Bereich und im Ribbon-Menü vorgenommen werden, sowie das Trennzeichen für die Erfassung der Schlagwörter festgelegt werden.

Weitere Einstellungen können im Administrationsbereich der DOCBOX® im Modul MailArchive vorgenommen werden.

MailArchive E-Mail-Filter-Einstellungen

Mail-Filter-Einstellungen
Mit dem Button "Neue MailArchive Import-Regel erstellen" öffnet sich der zugehörige Dialog.


Name der Regel
Hier wird der Name für die Regel erfasst. Setzt man den Haken "Bei Zutreffen dieser Regel die Mail-Verarbeitung beenden" werden nur die Emails rausgefiltert, die genau dieser Einstellung entsprechen. Alle weiteren Mails werden verworfen bzw. mit den nachfolgenden Regeln verarbeitet. Daher sollte auch eine "Auffangregel" als letztes erstellt werden, da diese sonst im Eingangsfach des Administrators landen.

Filterregeln
Bei den Filterregeln können die Mailadresse des/der Empfänger/s bzw. des/der Absender/s erfasst werden oder auf einen bestimmten Wert im Betrefffeld gefiltert werden. Um alle Nachrichten nach dieser Regel zu bearbeiten, wird der Wert "@" in das Feld "Empfänger enthält..." eingetragen. 

Erweiterte Einstellungen
Benennungsschema für importierte E-Mails: Legen Sie hier fest, wie die Dokumente für die importierten E-Mails benannt werden sollen. Mit Makro einfügen können auch Variablen verwendet werden.

Benennungsschema für importierte Anhänge (nur Eingangsfach): Legen Sie hier fest, wie die Anhänge der importierten E-Mails im Eingangsfach benannt werden sollen.. Mit Makro einfügen können auch hier Variablen verwendet werden.

Reihenfolge der Archivierung: Wählen Sie hier in welcher Reihenfolge die E-Mail und Anhänge archiviert werden sollen.
Per DropDown stehen zur Auswahl: E-Mail, dann Anhänge, Anhänge, dann E-Mail und Nur E-Mail, keine Anhänge
Damit kann die Reihenfolge der E-Mails/Anlagen bei der Archivierung beeinflusst werden oder das E-Mail ohne Anlagen archiviert werden. Nur Anhänge ohne E-Mail ist derzeit nicht möglich.

Inline-Anhänge: Wählen Sie hier ob Inline-Anhänge ignoriert werden sollen und wenn ja, bis zu welcher Größe. Geben Sie * im Feld Dateitypen ein, um alle Dateitypen zu ignorieren, oder geben Sie die Endungen von einem oder mehreren Dateitypen kommasepariert an, wie z.b. "gif,png,tif,jpg". Nutzen Sie 0 als Größe, um alle Inline-Anhänge zu ignorieren. Empfohlen wird hier ein Wert von etwa 70 kB.

Ablageziel
Typ:
 Archivorder oder Eingangsfach auswählen
Ordner: Wählen Sie den Zielordner wo die Emails abgelegt werden sollen. Hier können Sie auch einen neuen Ordner erstellen.
Gemeinsames Dokument für Email/Anhänge: Wenn aktiviert, dann wird die E-Mail und ihre Anhänge als ein gemeinsames Dokument importiert. (empfohlen)

OutlookConnect-Filter-Einstellungen

OutlookConnect
Hier legen Sie fest wie der Import mit dem Modul OutlookConnect erfolgen soll.

Reihenfolge der Archivierung: Wählen Sie hier in welcher Reihenfolge die E-Mail und Anhänge archiviert werden sollen.
Per DropDown stehen zur Auswahl: E-Mail, dann Anhänge, Anhänge, dann E-Mail und Nur E-Mail, keine Anhänge
Damit kann die Reihenfolge der E-Mails/Anlagen bei der Archivierung beeinflusst werden oder das E-Mail ohne Anlagen archiviert werden. Nur Anhänge ohne E-Mail ist derzeit nicht möglich.

Inline-Anhänge: Wählen Sie hier ob Inline-Anhänge ignoriert werden sollen und wenn ja, bis zu welcher Größe. Geben Sie * im Feld Dateitypen ein, um alle Dateitypen zu ignorieren, oder geben Sie die Endungen von einem oder mehreren Dateitypen kommasepariert an, wie z.b. "gif,png,tif,jpg". Nutzen Sie 0 als Größe, um alle Inline-Anhänge zu ignorieren. Empfohlen wird hier ein Wert von etwa 70 kB.

OutlookConnector

Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.

Im Administrationsbereich werden nach erfolgreicher Verbindung des Clients mit der DOCBOX® der Rechnername sowie die ID automatisch eingetragen. Wenn sich z.B. der Rechner ändert kann dieser hier wieder über das Papierkorbsymbol gelöscht werden um die Lizenz wieder freizugeben. Bei dem Modul OutlookConnect ist pro Rechner eine Lizenz erforderlich auf dem dieses PlugIn genutzt werden soll.

Für die Installation des Outlook-Connectors benötigen Sie neben der DOCBOX® mit den Modulen AutoArchive, MailArchive und den OutlookConnector mit der entsprechenden Anzahl der Clients. Von Microsoft benötigen Sie Outlook 2010, 2013, 2016 oder 2019 für Windows.
Zudem müssen auf dem Client auch die Windows Updates auf dem neuesten Stand sein, Microsoft .NET-Framework Version 4.5.2 oder höher wird für den OutlookConnector ebenfalls benötigt.

Es gibt zwei Versionen des OutlookConnectors - Outlook 2010 und Outlook 2013/2016/2019, beachten Sie bitte die richtige Version auf unserer Downloadseite. https://www.docbox.eu/download/

Schließen Sie die Anwendung Outlook und führen Sie das Setup als Administrator aus.

EasySearch

EasySearch wird als Windows-Tool lokal installiert. Mit diesem Modul ist es möglich in beliebigen Programmen Begriffe zu markieren und nach diesen über eine vorher definierte Tastenkombination zu suchen. Das Ergebnis wird dann in einem separaten Browserfenster angezeigt.

Im Administrationsbereich werden nach erfolgreicher Verbindung des Clients mit der DOCBOX® der Rechnername sowie die ID automatisch eingetragen. Wenn sich z.B. der Rechner ändert kann dieser hier wieder über das Papierkorbsymbol gelöscht werden um die Lizenz wieder freizugeben. Bei dem Modul OutlookConnect ist pro Rechner eine Lizenz erforderlich auf dem dieses PlugIn genutzt werden soll.

Eine separate Installations- und Konfigurationsanleitung erhalten Sie über Ihren DOCBOX®-Fachhändler.

EasyConnect

EasyConnect wird als Windows-Tool lokal installiert. Mit diesem Modul ist es möglich in Programmen, die dies unterstützen, einen Such-Button zu hinterlegen. Nachdem z.B. eine Rechnungsnummer markiert wurde wird nach dieser bei Klick auf den Suchbutton in der DOCBOX® gesucht. Das Ergebnis wird dann in einem separaten Browserfenster angezeigt.

Im Administrationsbereich werden nach erfolgreicher Verbindung des Clients mit der DOCBOX® der Rechnername sowie die ID automatisch eingetragen. Wenn sich z.B. der Rechner ändert kann dieser hier wieder über das Papierkorbsymbol gelöscht werden um die Lizenz wieder freizugeben. Bei dem Modul OutlookConnect ist pro Rechner eine Lizenz erforderlich auf dem dieses PlugIn genutzt werden soll.

Eine separate Installations- und Konfigurationsanleitung erhalten Sie über Ihren DOCBOX®-Fachhändler.

FolderSync Übersicht

Egal, ob lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in ein System, der DOCBOX®, eingebunden, von mehreren Nutzern bearbeitet und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalt gefunden werden.

Neuen lokalen Ordner syncronisieren 
Neuen Netzwerk-Ordner syncroniereien 

Die vorgehensweise von FolderSync ist folgende. Nachdem Sie den Ordner ausgewählt haben, lädt die DOCBOX® die Ordnerstruktur und Inhalt in DOCBOX®, damit die Dokumente mit der OCR-Volltextzeichenerkennung gelesen werden können. Die Hoheit hat das File-System, werden Dokumente geändert, z.B. Inhalt, Dokumentenname oder ganz gelöscht, dann werden die Änderungen in der DOCBOX® syncronisiert. Nach einiger Zeit werden die geänderten Inhalte und Namen angezeigt sowie gelöschte Dokumente aus dem FolderSync entfernt.

ACHTUNG:
Bevor Sie einen Ordner zum Syncronisieren einbinden, überprüfen Sie bitte erst die Ordnergröße und Anzahl der Dokumente. In die DOCBOX-Datenbank wird nur das OCR-Ergebnis gespeichert. Bedenken Sie den Zeitfaktor. Für eine Erst-Syncronisierung wird Rechenleistung und Zeit in Anspruch genommen.
z.B. XEON 16 Kerne 16 GB Ram - | - mit zugeschaltetem "OCR-Bust" - | -20 GB/100.000 Seiten - | -ca. 1 Tag.

Arbeiten Sie von daher lieber mit kleineren Syncronisationen und verteilen diese auf mehrere Tage.
Diese Funktion steht in der Cloud nicht zur Verfügung.

REST API

Das DOCBOX® Application Programming Interface (API) ermöglicht es anderen Programmen mit der DOCBOX® zu kommunizieren. Hiermit ist es möglich, dass andere Programme auf Funktionen wie z.B. Archiv- oder Workflow- Bearbeitung zugreifen können.

Für weitere Informationen zur REST-API kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler.