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Ordnerstruktur/Dokumentenliste

Sie gelangen links in der Explorer Struktur oder rechts durch Klicken mit der linken Maustaste in den Ordner.
Die Symbole werden von links nach rechts erläutert. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

  • Alle Dokumente markieren/Markierung aufheben
    Es werden alle Dokumetne die sich in dem Ordner befinden markiert. (Ebenso die, die sich eventuell auf den weiteren Seiten befinden und im Moment nicht angezeigt werden!)
    Durch erneutes Klicken auf dieses Symbol werden die Selektierungen wieder aufgehoben.
  • Aktualisieren
    Die Ansicht wird aktualisiert um z.B. soeben gescannte Dokumente anzuzeigen.
  • Dokument/Seiten herunterladen
    Sie können auswählen ob Sie alle markierten Seiten, auch dokumentenübergreifend, als PDF herunterladen wollen, um diese z.B. als E-Mail zu versenden.
    Oder zu der markierten Seite das Original Dokument heruntergeladen (z.B. die E-Mail)
  • Dokumente/Seiten verschieben
    Alle markierten Dokumente können in einen anderen Ordner verschoben werden.
    Markierte Seiten können in ein neues Dokument oder in ein bestehendes Dokument verschoben werden.
  • Seiten kopieren
    Markierte Seiten können in ein neues Dokument oder in ein bestehendes Dokument kopiert werden.
  • AutoExport
    Bei markierten Dokumenten oder Seiten kann ein manueller AutoExport ausgeführt werden.
  • Workflow
    Startet manuell einen Workflow.
  • Klassifizierung
    Setzen Sie manuell einen oder mehrere Dokumenten-Klassifizierungen.
  • Vormerken
    Markieren Sie das Dokument oder Seite um diese dann einem anderen Dokument hinzuzufügen.
  • Notiz
    Setzen Sie auf der markierten Seite eine Notiz
  • Stempel
    Setzen Sie auf der markierten Seite einen Stempel
  • Wiedervorlage
    Setzen Sie auf der markierten Seite eine Wiedervorlage
  • Signieren
    Damit wird das aktuelle Dokument zum Signieren in dem konfigurierten Programm geöffnet
  • Versionierung
    Sie können Originaldateien öffnen, abändern und als neue Version wieder abspeichern
  • Papierkob
    Verschieben Sie Dokumente oder Seiten in den Papierkorb.

Archivübersicht

Durch Klicken auf das Widget „Archiv“ oder „Archiv“ in der Menüleiste gelangen Sie in das Archiv – das zentrale Ablagesystem der DOCBOX®. In diesem Beispiel hat der Benutzer (Administrator in unserem Beispiel) alle Berechtigungen.
Das Archiv ist in vier Bereiche unterteilt, diese werden nachfolgend erkläutert.

  • Archiv - Baumstruktur-Explorer
  • Ansicht Ordnerstruktur/Dokumentenliste
  • Ordner Funktionen
  • Aktueller Ordner

Archiv Baumstruktur/Explorer

Durch Klicken auf „Archiv“ im Dashboard oder „Archiv“ in der Menüleiste gelangen Sie in das Archiv (in diesem Beispiel Mandant 1).

Durch den Pfeil ► (nach rechts) wird Ihnen angezeigt, dass noch weitere Unterordner vorhanden sind.

Der Pfeil ▼ (nach unten) zeigt Ihnen an dass Sie sich in einem Unterordner befinden.

In diesem Beispiel wird mit dem Modul Mandanten gearbeitet.

Sollten Ihnen Funktionen oder Optionen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihrem Administrator oder Fachhändler.

Archiv Symbolleiste

Sie können unterschiedliche Aktionen im Archiv ausführen. Im Nachfolgenden werden die Symbole von links nach rechts beschrieben. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

Drag & Drop/Upload
Fügen Sie hier Dateien direkt in einen Archivordner per Drag & Drop ein. (s.u. Drag & Drop direkt ins Archiv)

Archivierungsziel vormerken
Markieren Sie diesen Ordner um ihn dann als voreingestellten Ordner beim archivieren in der Auswahl zu erhalten.

Ordner als Favorit setzen
Setzen Sie den Ordner als Favorit. (s.u. Favoriten)

Ordner umbenennen
Ändern Sie den Namen des Ordners.

Neuen Ordner erstellen
Erstellen Sie einen neuen Ordner oder Unterordner. Je nach Berechtigung und Struktur der Datenbank steht Ihnen diese Option nicht zur Verfügung

Ordner Kopie erstellen
Erstellen Sie eine leere Ordnerstruktur inklusive Unterordner, ohne Dokumente.

z.B.
2018
2018/Ausgangsrechnungen
2018/Eingangsrechnungen
2018/Lieferscheine

Sie erhalten danach die gleiche Ordner Struktur mit dem Zusatz Kopie.

2018 (Kopie)
2018/Ausgangsrechnungen
2018/Eingangsrechnungen
2018/Lieferscheine

Nennen Sie danach den Ordner in 2019 um

Ordner verschieben
Verschieben Sie einen Ordner mit Unterordnern in einen anderen Ordner. Je nach Berechtigung und Struktur der Datenbank steht Ihnen diese Option nicht zur Verfügung.

Ordner Löschen
Sie können hier Ordner Löschen mit und ohne Inhalt. Je nach Berechtigung und Struktur der Datenbank steht Ihnen diese Option nicht zur Verfügung.