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Stapel trennen

Mit der Funktion Trennen (Symbol Schere) können Sie auf schnelle Weise einen Dokumentenstapel in einzelne Dokumente trennen. Dazu wird die kleine Schere unterhalb des Zwischenbereichs von Seiten angeklickt und anschließend das Scherensymbol in der Symbolleiste oben angeklickt. Der Stapel und die zugehörige Originaldatei wird somit zerteilt und in einzelne Dokumente aufgesplittet. Durch das Splitten der Origingaldatei ist gewährleistet, dass das Dokument bei Bedarf komplett nach DSGVO gelöscht werden kann.

Bitte beachten: Die Funktion Stapel trennen funktioniert nur wenn sich das Dokument nicht in einem Workflow befindet und noch keine Seiten entfernt oder hinzugefügt wurden.

Baumstruktur/Explorer

Durch Klicken auf „Eingangsfach“ im Dashboard oder „Eingangsfach“ in der Menüleiste gelangen Sie in das Eingangsfach.

Durch den Pfeil ► (nach rechts) wird Ihnen angezeigt, dass noch weitere Unterordner vorhanden sind.

Der Pfeil ▼ (nach unten) zeigt Ihnen an, dass Sie sich in einem Unterordner befinden.

Das Persönliche Eingangsfach steht jedem Benutzer individuell zur Verfügung und kann nur von ihm eingesehen und bearbeitet werden.

Die Ordner „Buchhaltung“ und „Posteingang“ sind Gruppeneingangsfächer. Diese werden nur angezeigt, wenn der Benutzer auch Mitglied der entsprechenden Gruppe ist.
Über „Ordner suchen…“ kann nach Ordnern und Unterordnern im Eingangsfach gesucht werden.

Sollten Ihnen Funktionen oder Optionen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Fachhändler.

Symbolleiste

Sie können unterschiedliche Aktionen im Eingangsfach ausführen. Im Nachfolgenden werden die Symbole von links nach rechts beschrieben. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

  • Drag & Drop
    Fügen Sie hier Dateien direkt in einen Eingangsfachordner per Drag & Drop ein. (s.u. Drag & Drop ins Eingangsfach)
  • Archivierungsziel vormerken
    Diese Funktion steht im Eingangsfach nicht zur Verfügung.
  • Ordner als Favorit setzen
    Setzen Sie den Ordner als Favorit. (s.u. Favoriten)
  • Ordner umbenennen
    Ändern Sie den Namen des Ordners.
  • Neuen Ordner erstellen
    Erstellen Sie einen neuen Ordner oder Unterordner.
  • Ordner Kopie erstellen
    Erstellen Sie eine leere Ordnerstruktur inklusive Unterordner, ohne Dokumente.
  • Ordner verschieben
    Verschieben Sie einen Ordner mit Unterordnern in einen anderen Ordner.
  • Ordner Löschen
    Sie können hier Ordner Löschen mit und ohne Inhalt.

Aktionen / Symbole sind immer nur aktiv, wenn Sie die Berechtigungen haben oder die Aktion ausgeführt werden kann.

Hinweis:

Wenn bei der Installation der DOCBOX® die Datenbankeinstellung (eingeschränkt) gewählt wurde, können keine Unterordner in einem Ordner angelegt werden wenn sich in dem Ordner Dokumente befinden.

Bei eingeschränkter Datenbankstruktur dürfen nur die untersten Ordner Dokumente enthalten.

Dokumentenliste

Sie gelangen links in der Explorer Struktur oder rechts durch Klicken mit der linken Maustaste in den Ordner.
Die Symbole werden von links nach rechts erläutert. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

  • Alle Dokumente markieren/Markierung aufheben
    Es werden alle Dokumente die sich in dem Ordner befinden markiert. (Ebenso die, die sich eventuell auf den weiteren Seiten befinden und im Moment nicht angezeigt werden.)
    Durch erneutes Auswählen dieses Symbols werden alle Markierungen aufgehoben.
  • Aktualisieren
    Aktualisiert den Inhalt des Ordners um z.B. neu gescannte Dokumente anzuzeigen.
  • Markierte Seiten/Originaldatei herunterladen
    Lädt alle markierten Seiten, auch dokumentenübergreifend, als PDF herunter, um diese z.B. als E-Mail zu versenden.
    Zu der markierten Seite wird das Original Dokument herunterladen (z.B. die E-Mail)
  • Dokumente/Seiten verschieben
    Alle markierten Dokumente können in einen anderen Ordner verschoben werden, auch in das persönliche Eingangsfach eines anderen Benutzers.
    Markierte Seiten können in ein neues Dokument oder in ein bestehendes Dokument verschoben werden.
  • AutoExport
    Bei markierten Dokumenten oder Seiten kann ein manueller AutoExport ausgeführt werden.
  • Seiten drehen
    Hier können Seiten, die z.B. falsch herum gescannt wurden gedreht werden.
  • Workflow
    Startet manuell einen Workflow. Dies ist nur möglich, wenn sich das Dokument in einem Gruppenordner befindet.
  • Klassifizierung
    Setzen Sie manuell einen oder mehrere Dokumenten-Klassifizierungen.
  • Vormerken
    Markieren Sie das Dokument oder Seite um diese dann einem anderen Dokument hinzuzufügen.
  • Trennen
    Zuvor entsprechend markierte Dokumente im Stapel werden gesplittet. (Auch die Originaldatei, sodass beim Löschen aus dem Papierkorb alles entfernt werden kann.)
  • Notiz
    Setzen Sie auf der markierten Seite eine Notiz
  • Stempel
    Setzen Sie auf der markierten Seite einen Stempel
  • Wiedervorlage
    Setzen Sie auf der markierten Seite eine Wiedervorlage
  • Aktualisieren
    Die Ansicht wird aktualisiert um z.B. soeben gescannte Dokumente anzuzeigen.
  • Archivieren
    Es öffnet sich das Fenster mit dem Archivierungsdialog. (es muss mindestens ein Dokument ausgewählt sein)
  • Löschen
    Dokumente werden mit dieser Funktion endgültig gelöscht, da sich diese noch nicht im Archiv befinden.

Archivieren

Nachdem in der Dokumentenliste ein oder mehrere Dokumente markiert sind, ist der Button „Archivieren“ verfügbar. Über den nachfolgenden Dialog können die ausgewählten Dateien im Archiv abgelegt werden.

Den Zielordner über die Baumstruktur oder mit Hilfe der Funktion „Ordner suchen…“ ausfindig machen und markieren.

Bei Bedarf kann über die Funktion „Neuen Ordner anlegen“ ein weiterer Unterordner erstellt werden.

Soll das aktuelle Dokument an ein bereits archiviertes angefügt werden, kann das vorhandene Dokument hier gesucht werden.
Der ursprüngliche Dateiname kann im Feld „Neuen Dokumentennamen vergeben“ überschrieben werden.

Auf Wunsch können im Feld „Schlagwörter“ ein oder mehrere vergeben werden. Dies empfiehlt sich z.B. bei handgeschriebenen oder schlecht lesbaren Dokumenten.

Durch aktivieren der Option "mehrere Ablageziele" kann man ein Dokument in mehrere Ordner abgelegen.

Markieren Sie dazu "mehrere Ablageziele", wählen den Ordner aus, in dem das Dokument abgelegt werden soll und Klicken Sie auf "Ziel hinzufügen", für die Ablage in weiteren Ordnern widerholen Sie den Vorgang.

Durch Klick auf den Button „Archivieren“ wird das Dokument endgültig revisionssicher im Archiv abgelegt.