Module

Unter den Modulen finden Sie die Module der DOCBOX®. Module sind kostenpflichtig und können jederzeit hinzugebucht werden.

Für mehr Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Andministrator oder Fachhändler.

Das DOCBOX® Application Programming Interface (API) ermöglicht es, dass andere Programme mit der DOCBOX® kommunizieren können. Daher ist es auch möglich, dass andere Programme auf Funktionen wie z.B. Archiv-Bearbeitung zugreifen können.

Die DOCBOX® verwendet die OpenAPI Technologie. Wir unterstützen sowohl das ".xml" als auch das "JSON Format".

Einen Überblick über die Funktionen finden Sie unter:

• DOCBOX® API Version 7 (aktuellste Version)
• DOCBOX® API Kompatibilitätsfunktionen in der Version 7 (für Version 6)

In der DOCBOX® wird durch Klicken auf das Plus Zeichen oben links ein API Key erzeugt.

Bitte kopieren Sie sich diesen. Sobald die API gespeichert wurde, kann der API Key nicht mehr ausgelesen werden.

Sie können durch Klicken auf das "neu erzeugen" Symbol, einen neuen API Key erzeugen.

• Benutzer: Legen Sie hier den Benutzer fest, der den API Key benutzen darf (Standard Administrator).
• Gültigkeitsdauer: Legen Sie hier eine Güligkeitsdauer für den API Key fest. Sie können zwischen 30, 60, 90 Tagen oder unbegrenzt wählen (Standard ist unbegrenzt).
• Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den API Key ein. 

Für weitere Informationen zur REST-API kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler.

Das Modul AutoArchive ist eine Ordnerüberwachung innerhalb der DOCBOX®. Sie haben damit die Möglichkeit, Dokumente die in einem vordefinierten Ordner abgelegt werden, direkt im Archiv oder Eingangsfach  abzulegen. Um eine neue AutoArchive-Regel zu erstellen, klicken Sie oben links auf das "Plus Symbol".

Füllen Sie das Dialogfeld „Neue AutoArchive Regel erstellen“ aus. In diesem Beispiel wie folgt:

• Name der Regel: Ordnername, der im Ordner „C:\DOCBOX\Autoarchive“ erstellt wird.
• Zielordner: Archiv-Ordner in dem die Dokumente automatisch abgelegt werden.
• Name des Zieldokuments: Hier haben Sie die Möglichkeit einen Dokumentennamen anzugeben in dem alle Seiten in diesem Archive-Ordner zusammengefasst werden sollen. Beispiel: Sie möchten alle Rechnungen die in diesem Ordner abgelegt werden in einem Dokument haben, z.B „Rechnungen_Mai“. Dann geben Sie hier „Rechnungen_Mai“ an. Jetzt werden alle Dokumente/Seiten die in diesem Ordner abgelegt sind in das Dokument „Rechnungen_Mai“ abgelegt.
• Schlagwörter: Vergeben Sie Schlagwörter für die Dokumente.
• Archivierender-Benutzer: Legen Sie hier bitte den Benutzer fest, der als Archivierender-Benutzer hinterlegt sein soll (gibt es nicht im Eingansfach).
• Variablen Pfad hinzufügen: Hier kann ein Marco hinterlegt werden, z.B. Monat. Dann wird immer der aktuelle Monat angelegt. 

Oben unter Zielordner sehen Sie auch das Ablageziel.

Achten Sie bitte darauf, wenn Sie ein Zieldokument wählen, dass die Seitenanzahl des Dokuments sehr hoch werden kann und damit das Bearbeiten mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.
Ist kein Benutzer gewählt werden die Dokumente als „fehlerhaft“ im Eingangsfach des Administrators angezeigt.

Nach dem Speichern haben Sie eine Liste mit denen von Ihnen erstellten AutoArchive-Regeln.
In dem Verzeichnis „C:\DOCBOX\Autoarchive“ wurde der Ordner erstellt. Stellen Sie z.B. Ihr WaWi so ein, dass die Rechnungskopie in dem Ordner "C:\DOCBOX\Autoarchive\Ordner abgelegt werden. Die Dokumente werden dann automatisch in dem eingestellten Ziel abgelegt.
Denken Sie bitte daran die Zeit so einzustellen, dass es hier zu keinen Konflikten kommt, z.B. Zugriffsverletzung - Datei wird noch geschrieben (Standard 10 Sekunden).

AutoArchive ist kein Massenimport. Es dürfen nicht mehr als 100 Dokumente/Dateien auf einmal in den Autoarchive-Ordner abgelegt werden. Bei unsachgemäßer Bedienung können Kosten für Sie entstehen.

Haben Sie Fragen zu einem Massenimport oder zu Autoarchive, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Fachhändler in Verbindung.

Nach dem Speichern haben Sie eine Liste mit denen von Ihnen erstellten AutoArchive-Regeln.

In dem Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\Autoarchive“ wurde der Ordner "AR" erstellt. Stellen Sie z.B. Ihr WaWi so ein, dass die Rechnungskopien in dem Ordner "C:\DOCBOX\Application\Autoarchive\AR" abgelegt werden. Die Dokumente werden dann automatisch in dem eingestellten Ziel abgelegt.

Unter "Erweiterte Einstellungen" können Sie die Zeit ändern, die die DOCBOX® warten soll bevor die Dokumente archiviert werden (Standard 120 Sekunden). Denken Sie bitte daran die Zeit so einzustellen, dass es hier zu keinen Konflikten kommt (z.B. Zugriffsverletzung - Datei wird noch geschrieben).

AutoArchive ist kein Massenimport. Es dürfen nicht mehr als 100 Dokumente/Dateien auf einmal in den AutoArchive-Ordner abgelegt werden. Bei unsachgemäßer Bedienung können Kosten für Sie entstehen.

Haben Sie Fragen zu einem Massenimport oder zu Autoarchive, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Fachhändler in Verbindung.

AutoArchive kann Dokumente und eine XML-Datei (Steuerdatei) verarbeiten.

Einige ERP-Systeme können ein Dokument inkl. einer Steuerdatei (aaxml-Datei) in einem Verzeichnis erzeugen. Anhand der Steuerdatei archiviert die DOCBOX® das Dokument. Die Steuerdatei kann viele Informationen, wie z.B. Ablagepfad und META-Informationen an die DOCBOX® übergeben.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte ihren Fachhändler.

AutoExport (FiBu/DATEV) ist ein Bestandteil des Moduls AutoArchive. AutoExport (FiBu/DATEV) ist dafür gedacht, Dokumente die in der DOCBOX® abgelegt werden, gleichzeitig bzw. manuell in einen bestimmten Ordner zu exportieren, z.B. für den Import in eine Finanzbuchaltungs-Software oder zur Weitergabe an DATEV.

Mit AutoExport (FiBu/DATEV) können auch Dokumente aus der DOCBOX® über den DATEV Belegbildservice direkt an die DATEV übertragen werden.

Die „AutoExport Eingangsregeln“ sind dafür bestimmt, Dokumente in einen von Ihnen definierten Ordner zu exportieren, die in der DOCBOX® abgelegt werden sollen. Dieses gilt für Dokumente, die in ein „persönliches Eingangsfach" oder ein Gruppeneingangsfach, per „DirektDrucker“ oder über „AutoArchive " in der DOCBOX® abgelegt werden sollen.

Erstellen Sie durch Klicken auf „Neue AutoExport Eingangsregel erstellen“, eine Regel für den Export von Dokumenten aus der DOCBOX®.

Legen Sie für jeden Vorgang eine eigene Regel an.

Beispiel: Sie erhalten Rechnungen, die eingescannt werden, sowie auch über E-Mail ankommen

In diesem Beispiel wird eine Regel für Dokumente angelegt, die im Eingangsfach „Buchhaltung“ abgelegt werden. Der Name der Regel lautet „Rechnungen“ und das Export-Verzeichnis ist „C:\AutoExport\ER“. Klicken Sie auf "Erstellen" um die Regel anzulegen.

Nach dem Erstellen der Regel sehen Sie Ihre AutoExport Regeln in der Übersicht.
Die Funktionsweise der Regel ist folgende:
Im Eingangsfach „Buchhaltung“ wird ein Dokument abgelegt, z.B. eine eingescannte Rechnung, diese erscheint wie gehabt als „Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11“. Zeitgleich wird eine Kopie in den Ordner, auf dem DOCBOX®-Server, "C:\AutoExport\ER“ abgelegt. Die Datei sieht wie folgt aus ..„Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf“
Die DOCBOX® legt eine 1:1 Kopie der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab, wandelt diese aber in pdf um. 
Sie können nachträglich die Regel bearbeiten oder löschen.

Einmal angelegte Ordner (durch Regeln erstellt) werden durch das Löschen der Regel nicht auf dem Server gelöscht. Das muss gegebenenfalls manuell stattfinden.

Die „AutoExport Archivregeln“ sind dafür bestimmt, Dokumente die in einem definierten Archiv-Ordner abgelegt werden, zu exportieren. Klicken Sie auf „Neue AutoExport Archivregel erstellen“. Das Dialog-Fenster „Neue AutoExport Archivregel erstellen“ öffnet sich.

Es können zwei Export-Regeln erstellt werden:

• automatischer Export
• manueller Export

Eine automatische Export-Regel erstellen Sie wie folgt:
Vergeben Sie den Namen der Regel. In diesem Beispiel „Ausgangsrechnungen“. Wählen Sie das „Export-Verzeichnis“ - „C:\AutoExport\AR“ und bestimmen Sie den „Archivordner“ Buchhaltung/2018/AR“.
Sie haben die Option das Dokument „mit Stempel“ oder „ohne Stempel“ (=Originaldatei) zu exportieren. Standard: Ist der Haken nicht gesetzt wird das Dokument mit Stempel exportiert.
Automatische Export-Regeln können auch manuell ausgeführt werden.
Speichern Sie die Einstellung indem Sie auf "Erstellen" klicken. Die Export-Regel ist ab jetzt aktiv. 
Die DOCBOX® legt die PDFs der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab. Es werden die von der DOCBOX® gesplitteten PDF abgelegt.
Das abgelegte Dokument bekommt den Zusatz „AF-(AutoArchive Folder)_Ausgangsrechnung(Regel-Name)_2018-02-28_07-38-23(aktuelles Datum und Uhrzeit)_Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf (Dateiname in der DOCBOX®).

Original bedeutet in diesem Fall, dass es sich um die von der DOCBOX® erzeugten originalen Seiten/Dokumente beim Splitten handelt und nicht um die originalen Dateien wie Sie an die DOCBOX® gesandt wurden.

Eine manuelle Export-Regel erstellen Sie wie folgt: Vergeben Sie den Namen der Regel. In diesem Beispiel „Ausgangsrechnungen“. Wählen Sie das „Export-Verzeichnis“ - „C:\AutoExport\AR“ und bestimmen keinen „Archivordner“.
Sie haben die Option das Dokument „mit Stempel“ oder „ohne Stempel“ zu exportieren. Standard ist der Haken nicht gesetzt, wird das Dokument mit Stempel exportiert).
Manuelle Export-Regeln können auch manuell ausgeführt werden.
Speichern Sie die Einstellung indem Sie auf "Erstellen" klicken. Die Export-Regel ist ab jetzt aktiv. 
Die DOCBOX® legt die PDFs der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab. Es werden die von der DOCBOX® gesplitteten PDF abgelegt.
Das abgelegte Dokument bekommt auch immer den Zusatz „AF-(AutoArchive Folder)_Ausgangsrechnung(Regel-Name)_2018-02-28_07-38-23(aktuelles Datum und Uhrzeit)_Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf (Dateiname in der DOCBOX®).

Original bedeutet in diesem Fall, dass es sich um die von der DOCBOX® erzeugten originalen Seiten/Dokumente beim Splitten handelt und nicht um die originalen Dateien wie Sie an die DOCBOX® gesandt wurden.

Im Modul MailArchive werden die abzurufenden Email-Konten und die E-Mail-Filter-Einstellungen konfiguriert.

Wir empfehlen zuerst die MailArchive Filter-Einstellungen zu setzen. 

Mit dem Button "Neues Mail-Konto einrichten" öffnet sich der Dialog. Bei der Mail-Abholung wird unterschieden ob es ein IMAP-Konto ist oder ob die Mails vom Microsoft Exchange Server abgeholt werden.

IMAP

Name: Tragen Sie hier einen sprechenden Namen für dieses Email-Konto ein.

IMAP (Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Mail-Provider)

IMAP-Server: Geben Sie den IMAP-Server ein

IMAP-Port: Geben Sie den Port ein

IMAP-Benutzername: Geben Sie hier den Benutzernamen für das IMAP-Konto ein

IMAP-Passwort: Geben Sie hier das Passwort für den IMAP-Server ein

TLS: Wählen Sie die benötigte Verschlüsselungsart

Refresh-Intervall (Minuten): Geben Sie hier das Intervall in Minuten an wie oft die DOCBOX® das Mail-Konto abfragen soll

Aktiviert: Hier kann die Mailabholung deaktiviert werden ohne die Zugangsdaten löschen zu müssen.

Microsoft Exchange

URL zum Exchange Web-Service: Geben Sie hier die URL ein, unter der bei Ihnen der Exchange Web Service (EWS) installiert ist.

Exchange Version: Wählen Sie hier die Version Ihres Exchange-Servers aus

Exchange E-Mail-Adresse: Erfassen Sie hier die abzuholende Emailadresse

Exchange-Benutzername: Anmeldename für dieses Postfach

Exchange-Passwort: Zugehöriges Passwort für dieses Konto

Refresh-Intervall (Minuten): In diesem Zeitintervall wird das Konto abgefragt

Aktiviert: Hier kann die Emailabholung deaktiviert werden ohne den Eintrag zu löschen.

Dienst neustarten

Mit der Funktion "Dienst neustarten" kann der Dienst für das Senden und Empfangen von Mails unabhängig von der DOCBOX® bei Bedarf neu gestartet werden.

Mail-Filter-Einstellungen
Mit dem Button "Neue MailArchive Import-Regel erstellen" öffnet sich der zugehörige Dialog.

Name der Regel
Hier wird der Name für die Regel erfasst.

Filterregeln
Lässt man den Haken "Bei Zutreffen dieser Regel die Mail-Verarbeitung beenden" werden nur die Emails rausgefiltert, die genau dieser Einstellung entsprechen. Alle weiteren Mails werden mit den nachfolgenden Regeln verarbeitet. Daher sollte auch eine "Auffangregel" als letztes erstellt werden, da diese sonst im Eingangsfach "Aktion erforderlich" landen. Wird der Haken entfernt, werden die Dokumente mehrmals an die DOCBOX® übergeben.
Bei den Filterregeln können die Mailadresse des/der Empfänger/s bzw. des/der Absender/s erfasst werden oder auf einen bestimmten Wert im Betrefffeld gefiltert werden. Um alle Nachrichten nach dieser Regel zu bearbeiten, wird der Wert "@" in das Feld "Empfänger enthält..." eingetragen. Ab Version 6.4 kann auch auf die Emailadressen im Feld "CC" gefiltert werden.

Erweiterte Einstellungen
Benennungsschema für importierte E-Mails: Legen Sie hier fest, wie die Dokumente für die importierten E-Mails benannt werden sollen. Mit Makro einfügen können auch Variablen verwendet werden.

Benennungsschema für importierte Anhänge (nur Eingangsfach): Legen Sie hier fest, wie die Anhänge der importierten E-Mails im Eingangsfach benannt werden sollen.. Mit Makro einfügen können auch hier Variablen verwendet werden.

Reihenfolge der Archivierung: Wählen Sie hier in welcher Reihenfolge die E-Mail und Anhänge archiviert werden sollen.
Per DropDown stehen zur Auswahl: E-Mail, dann Anhänge, Anhänge, dann E-Mail und Nur E-Mail, keine Anhänge
Damit kann die Reihenfolge der E-Mails/Anlagen bei der Archivierung beeinflusst werden oder das E-Mail ohne Anlagen archiviert werden. Nur Anhänge ohne E-Mail ist derzeit nicht möglich.

Inline-Anhänge: Wählen Sie hier ob Inline-Anhänge ignoriert werden sollen und wenn ja, bis zu welcher Größe. Geben Sie * im Feld Dateitypen ein, um alle Dateitypen zu ignorieren, oder geben Sie die Endungen von einem oder mehreren Dateitypen kommasepariert an, wie z.b. "gif,png,tif,jpg". Nutzen Sie 0 als Größe, um alle Inline-Anhänge zu ignorieren. Empfohlen wird hier ein Wert von etwa 70 kB.

Ablageziel
Typ: Archivorder oder Eingangsfach auswählen
Ordner: Wählen Sie den Zielordner wo die Emails abgelegt werden sollen. Hier können Sie auch einen neuen Ordner erstellen.
Gemeinsames Dokument für Email/Anhänge: Wenn aktiviert, dann wird die E-Mail und ihre Anhänge als ein gemeinsames Dokument importiert. (empfohlen)

Beachten Sie bitte, dass die Regeln in der angezeigten Reihenfolge abgearbeitet werden.

OutlookConnect
Hier legen Sie fest wie der Import mit dem Modul OutlookConnect erfolgen soll.

Reihenfolge der Archivierung: Wählen Sie hier in welcher Reihenfolge die E-Mails und Anhänge archiviert werden sollen.
Per DropDown stehen zur Auswahl: E-Mail, dann Anhänge, Anhänge, dann E-Mail und nur E-Mail, keine Anhänge
Damit kann die Reihenfolge der E-Mails/Anlagen bei der Archivierung beeinflusst werden oder das E-Mail ohne Anlagen archiviert werden. Nur Anhänge ohne E-Mail ist derzeit nicht möglich.

Inline-Anhänge: Wählen Sie hier ob Inline-Anhänge ignoriert werden sollen und wenn ja, bis zu welcher Größe. Geben Sie * im Feld Dateitypen ein, um alle Dateitypen zu ignorieren oder geben Sie die Endungen von einem oder mehreren Dateitypen kommasepariert an, wie z.b. "gif,png,tif,jpg". Nutzen Sie 0 als Größe, um alle Inline-Anhänge zu ignorieren. Empfohlen wird hier ein Wert von etwa 70 kB.

Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.

Im Administrationsbereich werden nach erfolgreicher Verbindung des Clients mit der DOCBOX® der Rechnername sowie die ID automatisch eingetragen. Wenn sich z.B. der Rechner ändert, kann dieser hier wieder über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden um die Lizenz wieder freizugeben. Bei dem Modul OutlookConnect ist pro Rechner eine Lizenz erforderlich auf dem dieses PlugIn genutzt werden soll.

Für die Installation des Outlook-Connectors benötigen Sie neben der DOCBOX® mit den Modulen AutoArchive, MailArchive und den OutlookConnector mit der entsprechenden Anzahl der Clients. Von Microsoft benötigen Sie Outlook 2013, 2016, 2019 oder Outlook 365 für Windows.

Zudem müssen auf dem Client auch die Windows Updates auf dem neuesten Stand sein. Microsoft .NET-Framework Version 4.5.2 oder höher wird für den OutlookConnector ebenfalls benötigt.

Link zur Downloadseite https://www.docbox.eu/download/

Schließen Sie die Anwendung Outlook und führen Sie das Setup als Administrator aus.

Nach der Installation von OutlookConnect und erstmaligem Starten von Outlook muss der Installation des PlugIns DOCBOX® OutlookConnect zugestimmt werden.

Sie sehen in der Menüleiste den neuen Menüpunkt DOCBOX®. Über Einstellungen kommen Sie in die Konfiguration des OutlookConnect.

Grundeinstellungen

DOCBOX®-Server

• Erfassen Sie im Feld DOCBOX API Host die URL für die DOCBOX®, wie sie im Browser zum Aufruf verwendet wird. Evtl. abweichenden Port angeben. (Standard-Port: 8081)
• In dem Feld DOCBOX WebApp Port (für Suche) geben Sie den Port zu Ihrer DOCBOX® an. (http - Standard: 80 https - Standard:443)
• Sollten Sie die DOCBOX® in der Cloud nutzen ist zusätzlich die Cloud ID anzugeben (aktuell noch nicht vorhanden).
• Als Benutzername ist der DOCBOX®-User anzugeben, der zu der Arbeitsplatzanmeldung dieses Rechners gehört und das dazugehörige Passwort. Sinnvollerweise wird der Haken bei "Passwort speichern" gesetzt. Bei Windowsrechnern ist als Verschlüsselungsmethode Windows auszuwählen. Durch klicken auf Verbinden wird der OutlookConnect-Client in der DOCBOX® registriert und kann die Archivinformationen abrufen.

Ribbon-Menü

• DOCBOX®-Ordner im Ribbon-Menü
• Setzen Sie einen Haken bei allen Ordnern, die im Ribbon-Menü beim Button "markierte E-Mail(s) archivieren" beim Dropdown-Pfeil rechts erscheinen sollen.
• Mit Rechtsklick und "Standardordner" legen Sie den Ordner fest, der direkt auf dem Button "markierte E-Mail(s) archivieren" verwendet werden soll. Dieser wird in dieser Ansicht fett dargestellt.
• Über "Neu laden" kann die Archivstruktur neu eingelesen werden, falls zwischenzeitlich neue Ordner angelegt oder die Berechtigungen geändert wurden.

Drag&Drop-Bereich

• DOCBOX®-Ordner im Drag&Drop-Bereich
• Es müssen alle Ordner markiert werden, die zur E-Mail-Ablage im OutlookConnect-Plug-In angezeigt werden sollen. Sofern der Benutzer auf sehr viele Ordner im Archiv Zugriff hat, kann die Anzahl der im OutlookConnect sichtbaren Ordner hier eingeschränkt werden, um die Geschwindigkeit des OutlookConnect zu optimieren. Dazu kann man die Buttons "Alle Ordner" auswählen und zur schnelleren Selektion verwendet werden. 
• Über "Neu laden" kann die Archivstruktur neu eingelesen werden, falls zwischenzeitlich neue Ordner angelegt oder die Berechtigungen geändert wurden.
• Mit der Auswahl "Alle Ordner automatisch" werden alle zugriffsberechtigten Ordner angezeigt, neu angelegte werden nach dem Neustart von Outlook geladen. Ist dieser Zeitraum zu lang, kann mit einem Haken bei "Intervall Ordner laden" der Zeitraum verkürzt werden.

Archivierungsoptionen

• Schlagwörter
• Hier können verschiedene Einstellungen für die Handhabung von Schlagwörtern im Drag&Drop-Bereich und im Ribbon-Menü vorgenommen werden, sowie das Trennzeichen für die Erfassung der Schlagwörter festgelegt werden.

Archivieren

Hier können Sie einstellen, wie die E-Mails archiviert werden sollen.

• Importregeln anwenden (Standard, Einstellungen in der DOCBOX®)
• E-Mail, dann Anhänge
• Anhänge, dann Email
• nur E-Mail
• nur Anhänge
• Anhänge separat archivieren, gleicher Ordner wie Email
• Anhänge separat archivieren, Ordner auswählen

Dateiendungen zulassen

Hier können Sie nur bestimmte Dateien für die Archivierung zulassen. Wenn Sie zum Beispiel nur pdf- und Word-Dateien aus den Emails archivieren möchten, drücken Sie auf das "+" Symbol und schreiben ".pdf" in das geöffnete Fenster und drücken OK. Danach nochmal auf "+" klicken, ".docx" schreiben und nochmal mit OK bestätigen.

EasySearch wird als Windows-Tool lokal installiert. Mit diesem Modul ist es möglich in beliebigen Programmen Begriffe zu markieren und nach diesen über eine vorher definierte Tastenkombination zu suchen. Das Ergebnis wird dann in einem separaten Browserfenster angezeigt.

Im Administrationsbereich werden nach erfolgreicher Verbindung des Clients mit der DOCBOX® der Rechnername sowie die ID automatisch eingetragen. Wenn sich z.B. der Rechner ändert kann dieser hier wieder über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden um die Lizenz wieder freizugeben. Das Modul EasySearch ist einmalig pro DOCBOX®-Installation zu lizenzieren und kann von allen DOCBOX®-Usern genutzt werden.

Eine separate Installations- und Konfigurationsanleitung erhalten Sie über Ihren DOCBOX®-Fachhändler.

EasyConnect wird als Windows-Tool lokal installiert. Mit diesem Modul ist es möglich in Programmen, die dies unterstützen, einen Such-Button zu hinterlegen. Nachdem z.B. eine Rechnungsnummer markiert wurde, wird nach dieser bei Klick auf den Suchbutton in der DOCBOX® gesucht. Das Ergebnis wird in einem separaten Browserfenster angezeigt.

Im Administrationsbereich werden nach erfolgreicher Verbindung des Clients mit der DOCBOX® der Rechnername sowie die ID automatisch eingetragen. Wenn sich z.B. der Rechner ändert kann dieser hier wieder über das Papierkorbsymbol gelöscht werden um die Lizenz wieder freizugeben. Das Modul EasyConnect ist einmalig pro DOCBOX®-Installation zu lizenzieren und kann von allen DOCBOX®-Usern genutzt werden.

Eine separate Installations- und Konfigurationsanleitung erhalten Sie über Ihren DOCBOX®-Fachhändler.

Egal, ob lokale oder Netzwerk-Dateien - alle Dateien können in ein System, der DOCBOX® eingebunden, von mehreren Nutzern bearbeitet und über die integrierte OCR-Software jederzeit über den Dateinamen und Dateiinhalt gefunden werden.

Mit Foldersync können lokale Ordner am Server und Freigegebene Ordner über UNC synchronisiert werden.

Die vorgehensweise von FolderSync ist folgende. Nachdem Sie den Ordner ausgewählt haben, lädt die DOCBOX® die Ordnerstruktur und Inhalt in DOCBOX®, damit die Dokumente mit der OCR-Volltextzeichenerkennung gelesen werden können. Die Hoheit hat das File-System, werden Dokumente geändert, z.B. Inhalt, Dokumentenname oder ganz gelöscht, dann werden die Änderungen in der DOCBOX® syncronisiert. Nach einiger Zeit werden die geänderten Inhalte und Namen angezeigt sowie gelöschte Dokumente aus dem FolderSync entfernt.

Um eine neue Synchronisation anzulegen klicken Sie auf das "+" Symbol.
Nun muss ein Name für die Synchronisation eingegeben werden. Dieser Name erscheint dann auch als Haptordner in der DOCBOX® Struktur.
Wählen Sie die Art der Synchronisation:
Lokaler Ordner: Ein Ordner im Dateisystem auf dem DOCBOX-Server kann bei dem Feld "Synchronisierter Pfad" hinterlegt werden. Zum Beispiel: "C:\DOCBOX-Synchronisation"
Netzwerkordner: Ein freigegebener Ordner im Netzwerk kann hinterlegt werden. Bespiel: "\\server1\synchronisation"
Domäne: Ihre Netzwerkdomäne. Diese muss nur bei Netzwerkordnersynchronisation angegebn werden.
Benutzername: Ein Windows Benutzer, welcher Zugriff auf den freigegebenen Netzwerkordner besitzt.
Passwort: Das Passwort des angegebenen Windows-Benutzers.
Zugriff für: Hier wird der Benutzer oder die Gruppe in der DOCBOX® angegeben, welche auf den Synchronisierten Ordnerpfad zugreifen dürfen.

ACHTUNG:
Bevor Sie einen Ordner zum Syncronisieren einbinden, überprüfen Sie bitte erst die Ordnergröße und Anzahl der Dokumente. In die DOCBOX-Datenbank wird nur das OCR-Ergebnis gespeichert. Bedenken Sie den Zeitfaktor. Für eine Erst-Syncronisierung wird Rechenleistung und Zeit in Anspruch genommen.
z.B. XEON 16 Kerne 16 GB Ram - | - mit zugeschaltetem "OCR-Bust" - | -20 GB/100.000 Seiten - | -ca. 1 Tag.
Arbiten Sie daher lieber mit kleineren Synchronisationen.