Sie haben eine Frage?
Arberseestraße 3
94249Bodenmais, DE
Tel.: (0049) 9924 94324-0
Fax: (0049) 9924 94324-5
E-Mail: info@docbox.eu

Workflow-Manager

Das Modul DOCBOX® Workflow, automatisiert Geschäftsprozesse um diese schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung  von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen oder Eingangsrechnungen nach einem fest definierten Prozess freizugeben.

Neuen Workflow erstellen

Der Workflow-Name ist unique. Sie können den Namen nicht ändern. Wenn Sie den Workflow "Rechnung" löschen, können Sie keinen Workflow mit dem Namen "Rechnung" mehr anlegen. Dieses dient der Nachvollziehbarkeit (History).

Beachten Sie bitte, dass der Workflow-Manager einen Workflow beenden und auch in andere Zustände setzen kann.

Erstellen Sie einen Workflow indem Sie auf "Neuen Workflow erstellen" klicken.
Vergeben Sie einen Namen für den Workflow (in diesem Beispiel "Rechnung") und wählen Sie den Workflow Manager (in diesem Beispiel "Administrator") aus. Als Manager für den Workflow kann auch eine Gruppe mit mehreren Benutzern definiert werden.

Der Workflow-Manager kann nachträglich geändert werden.
In diesem Beispiel wird mit drei Workflows gearbeitet; Rechnung, Urlaubsantrag und Vertragsverwaltung. Der Workflow "Rechnung" wird als Beispiel angelegt. 

Workflowübersicht

Nachdem Sie den Workflow erstellt haben, stehen Ihnen für jeden Workflow Informationen und Aktionen zur Verfügung:

  • Name: Name des Workflows (kann nicht geändert werden)
  • Manager: Workflow Manager (kann geändert werden)
  • Status: Aktiv oder Gesperrt (wenn er gesperrt wurde)
  • Zustand: Gültig oder Ungültig (wenn er nicht Konsistent ist)
  • Verwendung: benutzt oder unbenutzt (wenn dieser Workflow in dieser Version noch nicht verwendet wurde)
  • Autostart: zeigt den Ordner an wenn AutoStart eingestellt wurde
  • Vertrteter-Regeln: zeigt den Vertreter an wenn eine Vertreter Regel definiert wurde
  • Aktionen: Sperren, Bearbeiten, Löschen oder ändern Sie den Knoten-Verantwortlichen für den Workflow

Die Informationen und Aktionen werden im einzelnen nachfolgend erläutert.

Bearbeiten

Nachdem Sie den Workflow angelegt haben und bevor Sie die Bearbeitung anfangen "Sperren" Sie den Workflow damit dieser nicht gestartet werden kann. Klicken Sie danach auf "Bearbeiten", der Workflow-Designer öffnet sich.
Der Workflow Designer der DOCBOX® ist so konzepiert, dass Sie ohne Programmierkenntnisse Ihre Workflows selber erstellen können. Die von Ihnen abgebildeten Prozessabläufe werden grafisch dargestellt, die Programmabläufe werden nach dem Erstellen von der DOCBOX® im Hintergrund generiert.
Der Desinger ist in drei Bereiche unterteilt:

  • Symbolleiste: Aktionen zum erstellen des Workflow
  • Informationen: Informationen zum Workflow und Knotenpunkt  
  • Designfeld: der Workflow

Designer - Symbolleiste

In der Symbolleiste stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung um mit dem Workflow Designer einen Workflow zu erstellen, diese werden von links nach rechts erläutert:

  • Nachfolge-Zustand erstellen: erstellen Sie einen Standard oder Ende Knoten
  • Verbindung zu anderen Knoten: erstellen sie Abhängigkeiten zwischen den Knoten
  • Ansicht vergrößern: vergößern Sie die Ansicht (Mausrad funktioniert auch)
  • Ansicht verkleinern: verkleinern Sie die Ansicht (Mausrad funktioniert auch)
  • Eigenschaften des Knotens: Eigenschaften für den Knoten bearbeiten
  • Eigenschaften des Workflow: Einstellungen für den gesamten Workflow
  • Import/Export: vorhanden Workflow exportieren bzw. importieren
  • Ausgewähltes Objekt löschen: löschen Sie einen Knoten oder eine Verbindung
  • Auto-Layout: Einstellung ob der Workflow automatisch ausgerichtet werden soll (Standard an)

Informationen

In dem Workflow Informationsfeld finden Sie die Informationen zum Workflow z.B. wann dieser zuletzt geändert wurde und zu dem jeweiligen ausgewählten Knoten-Punkt. Sie können hier Ihre Änderungen am Workflow auch Speichern bzw. die Bearbeitung Abbrechen.

Designfeld

In dem Designfeld wird Ihr Workflow grafisch dargestellt.
Es gibt Knoten-Arten:

  • Start: (grün): (wo und wie der Workflow starten soll
  • Standard (gelb): Knotenpunkt mit Aktionen
  • Signatur Start (blau oval): Knotenpunkt für die Signierung von
  • Signatur Ende (rot oval): Knotenpunkt Fertigstellung Singierung
  • Ende (rot): Knotenpunkt mit Aktionen und Endpunkt

Designfeld - Start

An dem Knotentyp Start können keine Eigenschaften konfiguriert werden. Bei den allgemeinen Einstellungen für den Workflow wählen Sie z.B das Gruppeneingangsfach "Rechnungseingang" aus. Damit liegt der Autostart des Workflow Rechnung auf dem Eingangsfach Rechnungseingang.
Das gilt auch für die Unterordner in einem Eingangsfach.

Sie können auch einen Autostart für einen Archivordner erstellen.

Designfeld - Autostart

Im "Start-Knoten" können Sie den Workflow Manager ändern und einen Autostart auf einen Ordner im Eingangsfach oder Archiv einstellen.
Stellen Sie einen Autostart auf einen Ordner ein, wird beim Eintreffen von Dokumenten der Workflow automatisch gestartet.

Designfeld Standard Knoten

Im Standard Knoten stehen Ihnen verschiedene Funktionen für einen Knotenpunkt zur Verfügung.

  • Name: Name des Knotenpunktes (dieser kann hier geändert werden)
  • Verantwortlicher: Der Workflow Verantwortliche kann hier geändert werden 
  • Gemeinsam verantwortlich: Dieser Haken ist nur zu aktivieren wenn alle Mitglieder der Gruppe zustimmen müssen (sobald das erste Gruppenmitglied eine Auswahl getroffen hat, können alle weiteren nur die gleiche Auswahl treffen)
  • Notizeingabe: aktivieren Sie hier ein Notizfeld oder Notizvorgabe 
  • Workflow-Info: Hier kann ein fester Bearbeitungshinweis für diesen Knoten erfasst werden
  • Frist: Wählen Sie die Frist in Tagen aus, nach dieser Belege im Workflow-Dashboard als fällig gezählt werden sollen
  • Weitere Benachrichtigung .. bei Erreichen an: Email an den ausgewähten Benutzerkreis wenn der Knotenpunkt erreicht wird
  • Weitere Benachrichtigung .. bei Erledigung an: Email an den ausgewählten Benutzerkreis wenn der Knotenpunkt erledigt ist
  • E-Mail Benachrichtigung aktivieren: Stellen Sie hier eine Karrenzzeit ein (z.B. Skontozahlungen) und wählen den/die Empfänger für die E-Mail aus 
  • Externer Mailversand: E-Mail an eine weitere Person mit Dokument als Anhang 
  • Auto-Stempel: setzen eines Stempels, hier kann jetzt der Platz in der Matrix mehrfach belegt werden 
  • Dokument anhängen: ein Dokument aus dem Archiv anhängen 
  • Dokument bei erreichen dieses Knotens verschieben: in einen anderen Ordner verschieben, archivieren oder löschen 

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Vorgänge.

Knotenpunkt Verantwortlicher

Ein Verantwortlicher in einem Kontenpunkt, ist derjenige/diejenige der/die den Knoten weiterschaltet. Ein Verantwortlicher kann ein Benutzer oder auch eine Gruppe sein. Wenn der erste aus einer Gruppe den Knoten weiterschaltet, steht den anderen Mitgliedern der Gruppe der Knotenpunkt für dieses Dokument nicht mehr zur Verfügung.

Knotenpunkt Notizeingabe

Markieren Sie das Notizfeld und Sie haben diese Optionen für Notizen:

  • Lassen Sie das Feld frei und Sie können dann eine Notiz bei einer Weiterschaltung eingeben.
  • Geben Sie einen Text ein der dann übernommen und geändert werden kann, ähnlich Textbaustein
    z.B.
    Konto:
    Kostenstelle:

Knotenpunkt Workflow-Info

Markieren Sie das Feld Workflow-Info und Sie können hier einen festen Text erfassen mit Hinweisen für diesen Knoten z.B. Kurzanleitung

Dieser Text wird bei diesem Knoten angezeigt und kann nicht innerhalb des Workflows geändert werden.

Knotenpunkt Weitere Benachrichtigung und E-Mail Benachrichtigung

Wenn sich verantwortliche Benutzer nicht regelmäßig an der DOCBOX® anmelden um offene Vorgänge zu bearbeiten, können diese zusätzlich per E-Mail benachrichtigt werden. Dazu ist bei E-Mail Benachrichtigung bei Erreichen an der Empfänger oder Empfängergruppe auszuwählen, die über einen neuen Vorgang zu informieren sind. 

Bei der Workflow E-Mailbenachrichtigung können Sie eine Karenzzeit einstellen, wenn ein Dokument eine gewisse Zeit nicht weiter bearbeitet wurde. Stellen Sie die Zeit in Stunden ein, bis bei Nichtbearbeitung (Weiterschalten des Knotens) der/die Knotenverantwortliche per E-Mail benachrichtigt werden sollen. Optional können Sie noch einen zusätzlichen Mailempfänger angeben, z.B. die Buchhaltung.


Um E-Mails aus der DOCBOX® versenden zu können, muss der E-Mail-Versand eingerichtet sein.

Knotenpunkt Externer Mailversand

Mit dem Externen Mailversand können Sie einer externen Person eine E-Mail in dem Knoten zukommen lassen, z.B. Schadensmeldung zu einer Versicherung. Sie können den Mailversand wie folgt einstellen:

  • Externe Mail versenden: Aktivieren Sie den Mailversand (Standard nicht aktiviert)
  • Empfänger E-Mail Adressen: Geben Sie hier eine oder mehrer E-Mailadressen an
  • Betreff: geben Sie einen Betreff ein
  • Dokumentname im Betreff einfügen: der Dokumentenname wird in dem Betreff mit eingefügt z.B. (Schaden_12345) (Optional)
  • E-Mail-Text: der Text der dann mitversandt werden soll
  • Anhang: Sie können ein Dokument anhängen, das aktuelle Dokument (mit oder ohne Annotationen wie Stempel, Notizen, Texte) oder das Original (ohne Stempel)
  • Versende-Zeitpunkt: ob die E-Mail beim erreichen oder erledigen des Knoten versandt werden soll

Um E-Mails aus der DOCBOX® versenden zu können, muss der E-Mal-Versand eingerichtet sein.

Dokument beim Erreichen dieses Knotens verschieben

Sie können Dokumente im Workflow automatisch innerhalb des Eingangsfachs oder Archivs, in Ordner verschieben oder vom Eingangsfach im Archiv ablegen. Verschieben Sie ein Dokument z.B. in den Ordner "Rechnung zu klären" wenn die Rechnung falsch oder unvollständig ist oder in den Unterordner, der dem Knoten zugeordnet ist. So haben Sie die Dokumente eines Statuses auch in einen separaten Ordner sortiert.

Achten Sie darauf, dass die weiteren Benutzer in dem Workflow Zugriff auf den Ordner haben falls dies erforderlich ist. Falls andere User bewusst keinen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben sollen, können Sie diese Funktion ebenso nutzen um z.B. die Rechnungen in das Eingangsfach "Geschäftsleitung" zu verschieben.

Sie können auch konfigurieren, dass Kopien in weiteren Ordnern abgelegt werden. In den ersten angegeben Ordner wird das Dokument verschoben und in die anderen kopiert 
Bei allen Ablagepfaden können Zeitvariablen eingebaut werden.


Dokumente aus dem Archiv können nicht zurück in das Eingangsfach verschoben werden.

Dokument anhängen

Fügen Sie Dokumente/Seiten dem Dokument im Workflow zu. Die Dokumente/Seiten werden dem Workflow-Dokument angefügt. So können Sie z.B. ein Handbuch erstellen, mit unterschiedlichen Komponenten. Es können nur Dokumente/Seiten aus dem Archiv hinzugefügt werden.

Auto-Stempel

Die erste Seite des Workflow-Dokuments ist in 24 Positionen aufgeteilt. Sie können pro Knotenpunkt eine Position selektieren. Ein von Ihnen gewählter Stempel aus Ihren Stempelvorlagen wird dann auf diese Position gesetzt. Felder die schon verwendet werden sind ausgegraut.

Designfeld End Knoten

Im End Knoten stehen Ihnen die meisten Funktionen wie im Standard Knotenpunkt zur Verfügung soweit diese sinnvoll sind. Zusätzlich gibt es nachfolgende Funktionen:

  • Dokument bei erreichen dieses Knotens verschieben: in einen anderen Ordner verschieben, Archivdialog, Löschen 
  • Nachfolge Workflow: startet einen anderen Workflow 

 

Dokument bei erreichen dieses Knotens verschieben

Wenn Sie "Nicht verschieben" ausgewählt haben, endet der Workflow hier und das Dokument bleibt in dem aktuellen Ordner liegen. Weitere Optionen sind:

Archivieren mit Archivierungsdialog  - bedeutet, dass wenn dieser Knotenpunkt erreicht wird sich der "Archivierungsdialog" öffnet und Sie das Ablageziel wählen können, z.B. Ablage nach Kunden

Dokument Löschen / in Papierkorb verschieben - bedeutet, dass wenn dieser Knotenpunkt erreicht wird sich der Löschdialog im Eingangsfach, bzw. der Papierkorbdialog im Archiv öffnet

Verschieben  - Bei dieser Option können Sie einen Ablagepfad im Archiv definieren. Dabei können auch Makros verwendet werden, diese beziehen sich immer auf das Tagesdatum.

End Knoten - Nachfolge Workflow

Sie können einen Prozess in einem Workflow abbilden. Es ist manchmal sinnvoller Workflows aufzuteilen, z.B. Reparaturabwicklung. Für unterschiedliche Geräte gibt es unterschiedliche Prozesse bei den Herstellern. Legen Sie sich Workflows für Hersteller 1, Hersteller 2, etc. an. Damit müssen Sie nur den Workflow des einzelnen Herstellers anpassen und nicht den ganzen Workflow.

Sie können hier dann den Nachfolge Workflow Starten - Hersteller 1

Designfelder Signatur

Abweichend vom Standardknoten kann im Knoten Signatur Start folgende Voreinstellung getroffen werden.

Typ der Signatur  - währen Sie die Art der Signatur aus, nur Unterschrift oder elektronische Signatur. Die entsprechenden Einstellungen im DOCBOX®Client  sind ebenfalls vorzunehmen.

Art des Dokuments - Originalinhalt ohne Annotationen oder das Vorschaudokument mit Auswahl der gewünschten Annotationen.

 

Im Knoten Signatur Ende sind keine zusätzlichen Einstellungen erforderlich.

 

Workflow Importieren - Exportieren

Mit dem Button "Import Export" kann ein bestehender Workflow exportiert werden und in eine andere DOCBOX® importiert werden. 

Dazu öffnet sich ein Dialogfenster um den Export bzw. Import auszuführen.

Bitte beachten: Beim Import ist ein leerer Workflow vorher anzulegen, dieser wird überschrieben.

Auf diese Weise kann ein Workflow auch kopiert werden.

Da die Benutzer und Ordner bei jeder DOCBOX® unterschiedlich sind, wird als zuständig für alle Knoten der Administrator gesetzt und die Verschieben-Funktion zurückgesetzt.

Rechnung

Nachfolgend wird beschrieben wie ein Workflow erstellt wird. Der Workflow "Rechnung" wird ein einfacher Workflow mit Knotenpunkten - Start, Prüfen, Prüfer1, Prüfer2, Rückfrage, Verwerfen, Buchen und Archiv bezahlen sein. Es werden verschiedene Aktionen in den Knotenpunkten eingebunden.

Als Vorbereitung schalten Sie "Auto-Layout" aus. Klicken Sie auf den "Start" und wählen dann, oben links, Nachfolge-Zustand erstellen. Füllen Sie die Felder aus.

Klicken Sie auf  "Prüfen" und wählen dann, oben links, "Nachfolge-Zustand erstellen".
Nehmen Sie die Grund-Einstellungen für den Knoten "Prüfer1" vor.

  • Name des Knotens: Prüfer1
  • Knoten-Typ: Standard
  • Verantwortlicher: Prüfer1

Die Knoten werden überlappend auf dem Knoten dargestellt von der neue Knotenpunkte erstellt wurden. Klicken Sie auf den Knoten "Prüfer1" und ziehen den Knoten, bei gedrückter linken Muastaste, auf die Position die Sie möchten. 
Wiederholen Sie den Vorgang für Prüfer2.

Rechnung 2 Knoten

Sie sollten jetzt zwei Knoten haben (Prüfer1 und Prüfer2) die vom Knotenpunkt "Prüfen" abzweigen.

Knoten Beleg OK Buchen

Erstellen Sie jetzt von dem Knotenpunkt "Prüfer1" einen neuen Standard Knoten "Beleg OK Buchen".
Danach Klicken Sie auf "Prüfer2" und wählen, oben links Verbindung zum anderen Knoten herstellen, aus. Selektieren Sie jetzt den Knoten "Beleg OK Buchen" und Klicken auf "Erstellen".

Verzweigung/Zusammenführung

Sie haben jetzt vom Knotenpunkt "Prüfen" eine Verzweigung zu "Prüfer1" und "Prüfer2" erstellt und von "Prüfer1" und "Prüfer2" eine Zusammenführung zum Knoten "Beleg OK Buchen" hergestellt.

Rechnung - Rückfrage

Es wird jetzt eine "Rückfrage" für beide Prüfer eingebaut. Klicken Sie auf "Prüfer1" und erstellen den Knoten "Rückfrage". Erstellen Sie eine Verbindung von "Rückfrage" zurück an "Prüfer1". Verbinden Sie danach "Prüfer2" zur "Rückfrage" und von "Rückfrage" zu "Prüfer2".

Endpunkte

Damit der Workflow konsistent ist, müssen ein oder mehrere End-Knoten vorhanden sein. Markieren Sie den Knoten "Beleg OK Buchen" und erstellen Sie einen End-Knoten "Beleg archivieren". Bei dem Standard-Knoten "Prüfen" erstellen Sie einen End-Knoten "Beleg verwerfen". Verbinden Sie den Standard-Knoten "Rückfrage" auf den End-Knoten "Beleg verwerfen". Speichern Sie den Workflow. (Speichern Sie zwischendurch immer Ihren Workflow)
Somit haben Sie einen einfachen Workflow Rechnung erstellt. Dieser gilt als Beispiel und sieht sicherlich in jedem Unternehmen anders aus. Mit dem Workflow der DOCBOX® können Sie diesen aber individuell für Ihr Unternehemen erstellen.
Erstellen Sie zuerst den Workflow und dann erst die Eigenschaften der Knoten, haben Sie zwischndurch Änderungen und Löschen Knoten machen Sie die Arbeit nicht doppelt.

Nachfolgend werden die Knoten eingerichtet.

Workflow erstellen – Knoten-Eigenschaften

Es wird jetzt erläutert wie die Knoteneigenschaften eingestellt werden.

Start: Der Workflow Manager ist der Administrator. (Empfehlung: Wählen Sie hier einen Benutzer der die Befugnis haben darf Workflow abzubrechen und auch Workflow Zustände ändern darf)
Der Workflow hat den Autostart auf das Eingangsfach "Rechnung". Das bedeutet sobald ein Dokument in dem Eingangsfach "Rechnung" abgelegt wird startet der Workflow "Rechnung".

Eigenschaften -Start

Knoten-Eigenschaften - Prüfen

Die Eigenschaften für den Standard-Knoten "Prüfen":
Hier wird als Verantwortlicher die Gruppe "Empfang" gewählt. Die Gruppe "Empfang" soll nur entscheiden ob es zum "Prüfer1" oder "Prüfer2" weitergeschaltet wird.
Sonst werden keine weiteren Einstellungen vorgenommen.