Archiv

Sie gelangen links in der Explorer Struktur oder rechts durch Klicken mit der linken Maustaste in den Ordner.
Die Symbole werden von links nach rechts erläutert. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

• Listenansicht
  Die Dokumente in der DOCBOX® werden aufgelistet und mit Vorschaubildern angezeigt. Binärdateien werden mit einem entsprechendem Dateisymbol dargestellt.
• Tabellenansicht
  Die Dokumente werden in einer Tabelle ohne Vorschaubild aufgelistet.

Sie haben die Möglichkeit sowohl in der Listenansicht als auch in der Tabellenansicht ein Dokument per Drag&Drop in ein anderen Ordner zu ziehen. Dazu halten Sie die linke Maustaste auf dem Dateinamen gedrückt und ziehen das Dokument in den gewünschten Ordner.

• Alle Dokumente markieren/Markierung aufheben
  Es werden alle Dokumetne die sich in dem Ordner befinden markiert (Ebenso die, die sich eventuell auf den weiteren Seiten befinden und im Moment nicht angezeigt werden!).
  Durch erneutes Klicken auf dieses Symbol werden die Selektierungen wieder aufgehoben.
• Aktualisieren
  Die Ansicht wird aktualisiert um z.B. soeben gescannte Dokumente anzuzeigen.
• Dokument/Seiten herunterladen
  Listenansicht: falls das gesamte Dokument ausgewählt ist und Aufruf Symbolleiste -> zip Datei bei Dokument mit mehreren Originaldateien
  Listenansicht: Auswahl einer Seite und Aufruf des Kontextmenü -> Originaldatei der markierten Seite
  Detailseite: falls das gesamte Dokument ausgewählt ist und Aufruf Symbolleiste -> zip Datei bei Dokument mit mehreren Originaldateien
• Dokumente/Seiten verschieben
  Alle markierten Dokumente können in einen anderen Ordner verschoben werden.
  Markierte Seiten können in ein neues Dokument oder in ein bestehendes Dokument verschoben werden.
• Dokument/Seiten kopieren
  Markierte Seiten können in ein neues Dokument oder in ein bestehendes Dokument kopiert werden. Ein markiertes Dokument kann in ein oder mehrere andere Ordner kopiert werden.
• AutoExport
  Bei markierten Dokumenten oder Seiten kann ein manueller AutoExport ausgeführt werden.
• Dokumente klassifizieren
  Dokumentenklassen den markierten Dokumenten hinzufügen oder entfernen.
• Dokument/Seiten drehen
  Alle markierten Dokumente oder Seiten können um 90 Grad nach links, rechts oder um 180 Grad gedreht werden.
• Stempel
  Setzen Sie auf der markierten Seite einen Stempel.
• Wiedervorlage
  Setzen Sie auf der markierten Seite eine Wiedervorlage.
• Notiz
  Setzen Sie auf der markierten Seite eine Notiz.
• Papierkob
  Verschieben Sie Dokumente oder Seiten in den Papierkorb.

Dokumente verlinken: Im Kontextmenü eines Dokuments haben Sie auch die Möglichkeit, Dokumente miteinander zu verlinken. Das Kontextmenü öffnet sich mit einem Rechtsklick auf den Dokumentennamen.
Um zwei Dokumente miteinander zu verlinken, wählen Sie ein Dokument und klicken im Kontextmenü auf "Dokument kopieren" oder Sie markieren das Dokument und klicken in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche "Dokument / Seiten kopieren" -> "Seiten vormerken". Danach klicken Sie im Kontextmenü des zweiten Dokuments auf "Dokument verlinken". Nun erscheint unterhalb des Dokumentennamen ein Link zu dem anderen Dokument, mit dem Sie sofort zum verlinkten Dokument geleitet werden.

Dokumente/Seiten anhängen: Im Kontextmenü eines Dokuments haben Sie auch die Möglichkeit, Dokumente oder Seiten an ein anderes Dokument anzuhängen. Das Kontextmenü öffnet sich mit einem Rechtsklick auf den Dokumentennamen oder auf eine Seite.
Um zwei Dokumente oder Seiten anzuhängen, wählen Sie ein Dokument und klicken im Kontextmenü auf "Dokument ausschneiden" / "Seite ausschneiden" oder Sie markieren das Dokument/Seiten und klicken in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche "Dokument / Seiten kopieren" -> "Seiten vormerken". Danach klicken Sie im Kontextmenü des zweiten Dokuments auf "Seiten am Ende anfügen". Nun werden die ausgewählten Dokumente / Seiten an das Dokument angehängt.
Beachte SIe bitte, dass mehrere Seiten nur über die Symbolleiste vorgemerkt werden können. Über das Kontextmenü funktioniert diese Methode nur mit einer Seite.
Beim anhängen von Dokumenten oder Seiten werden vorhandene Schlagwörter, Verlinkungen, Klassifizierungen und Metadaten mit an das andere Dokument angehängt.

Filterleiste: Oberhalb der aufgelisteten Dokumente befinden sich die Felder Dokumentenname, Seiten und Eingefügt am. Hier können Sie mit Klick auf eines dieser Felder die Dokumente auf- oder absteigend anzeigen lassen. Unter diesen Feldern befinden sich weitere Filtermöglichkeiten um Dokumente zu suchen. Die Filtermöglichkeiten öffnen sich durch Klick auf die Lupe: Enthält, Enthält nicht, Beginnt mit, Endet mit, Ist gleich, Ist nicht gleich.
Mit einem Klick auf den Spaltennamen können Sie die Dokumente auf- und absteigend sortieren.
Der Filter kann hier auch wieder zurückgesetzt werden.

Ganz rechts neben der Bearbeitungsleiste befindet sich der Filter-Generator (Trichtersymbol), der Button "Tabellen Spalten anpassen" und der Button "Ansichten".

Mit dem Filter-Generator können eigene Filter für die aktuelle Ansicht generiert werden. Beim Klick auf diesen Button öffnet sich der Filter-Generator Dialog. Mit dem "+" Symbol kann eine neue Bedingung oder eine neue Gruppe hinzugefügt werden.
Hier können Sie nach Dokumentenname, Anzahl der Seiten, Eingefügt am, Stempel oder Metadaten filtern.
Mit einer neuen Gruppe können Sie eine neue "Und" - "Oder" Verknüpfung hinzufügen.

Die Spalten der Filterleiste können über den Button "Tabellen Spalten anpassen" angepasst werden. Es öffnet sich ein Fenster für die Spaltenauswahl. Hier können Spalten nach oben in die Filterleiste per Drag & Drop gezogen werden. Durch das ziehen von Spalten aus der Filterleiste zurück in das Fenster der Spaltenauswahl, können Sie diese wieder entfernen.

Wenn ein Filter öfters benötigt wird, können Sie Ihre aktuell gefilterte Ansicht mit dem Button "Ansichten" speichern, indem Sie auf "Neue Ansicht" klicken. Sie werden aufgefordert einen Namen für Ihre Ansicht zu vergeben. Nach speicher der neuen Ansicht, wird die Liste unter dem Button "Ansichten" mit Ihrer neuen Ansicht erweitert.

Ganz links auf der Filterleiste können Sie alle Dokumente auf der aktuell angezeigten Seite markieren.

Mit einem Rechtsklick auf den Dokumentennamen gelangen Sie in das Kontextmenü und erhalten alle Dokumentenbezogenen Funktionen der Bearbeitungsleiste.
Zusätzlich können Sie über das Kontextmenü externe Dokumente anhängen und eine Textsuche innerhalb des ausgewählten Dokuments starten.

Mit einem Rechtsklick auf eine Seite gelangen Sie in das Kontextmenü und erhalten alle Seitenbezogenen Funktionen der Bearbeitungsleiste.

Durch Klicken auf das Widget „Archiv“ oder „Archiv“ in der Menüleiste gelangen Sie in das Archiv – das zentrale Ablagesystem der DOCBOX®. In diesem Beispiel hat der Benutzer (Administrator in unserem Beispiel) alle Berechtigungen.

Das Archiv ist in vier Bereiche unterteilt:

• Archiv - Baumstruktur-Explorer
• Ansicht Ordnerstruktur/Dokumentenliste
• Ordner Funktionen
• Aktueller Ordner

Sollten Ihnen Funktionen oder Optionen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihrem Administrator oder Fachhändler.

Durch Klicken auf „Archiv“ im Dashboard oder „Archiv“ in der Menüleiste gelangen Sie in das Archiv (in diesem Beispiel Archiv).

Durch den Pfeil ► (nach rechts) wird Ihnen angezeigt, dass noch weitere Unterordner vorhanden sind.

Der Pfeil ▼ (nach unten) zeigt Ihnen an, dass Sie sich in einem Unterordner befinden.

Über „Ordner suchen…“ kann nach Ordnern und Unterordnern im Archiv gesucht werden. Es ist auch möglich mehrere Begriffe einzugeben.

Sie können unterschiedliche Aktionen im Archiv ausführen. Im Nachfolgenden werden die Symbole von links nach rechts beschrieben. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

Drag & Drop/Upload

• Fügen Sie hier Dateien direkt in einen Archivordner per Drag & Drop ein (s.u. Drag & Drop direkt ins Archiv).

Ordner als Favorit setzen

• Setzen Sie den Ordner als Favorit (s.u. Favoriten).

Ordner umbenennen

• Ändern Sie den Namen des Ordners.

Neuen Ordner erstellen

• Erstellen Sie einen neuen Ordner oder Unterordner. Je nach Berechtigung und Struktur der Datenbank steht Ihnen diese Option evtl. nicht zur Verfügung

Ordner verschieben

• Verschieben Sie einen Ordner mit Unterordnern in einen anderen Ordner. Je nach Berechtigung und Struktur der Datenbank steht Ihnen diese Option evtl. nicht zur Verfügung.

Ordner Kopie erstellen

• Erstellen Sie eine leere Ordnerstruktur inklusive Unterordner ohne Dokumente.

z.B.
2018
2018/Ausgangsrechnungen
2018/Eingangsrechnungen
2018/Lieferscheine

Sie erhalten danach die gleiche Ordner Struktur mit dem Zusatz Kopie.

2018 (Kopie)
2018/Ausgangsrechnungen
2018/Eingangsrechnungen
2018/Lieferscheine

Nennen Sie danach den Ordner in 2019 um

Ordner Löschen

• Sie können hier Ordner löschen mit und ohne Inhalt. Je nach Berechtigung und Struktur der Datenbank steht Ihnen diese Option evtl. nicht zur Verfügung.
• Ordner auf denen ein Direktdrucker zugreift können nicht gelöscht werden.