Eingangsfach

Mit der Funktion "Trennen" (Symbol Schere) können Sie auf schnelle Weise einen Dokumentenstapel in einzelne Dokumente trennen. Dazu wird die kleine Schere unterhalb des Zwischenbereichs von Seiten angeklickt und anschließend das Scherensymbol in der Symbolleiste oben angeklickt. Der Stapel und die zugehörige Originaldatei wird somit zerteilt und in einzelne Dokumente aufgesplittet. Durch das Splitten der Origingaldatei ist gewährleistet, dass das Dokument bei Bedarf komplett nach DSGVO gelöscht werden kann.

Bitte beachten: Die Funktion "Stapel trennen" funktioniert nur, wenn sich das Dokument nicht in einem Workflow befindet und noch keine Seiten entfernt oder hinzugefügt wurden. E-Mails können nicht auf diese Weise getrennt werden, da die komplette E-Mail als Originaldatei gespeichert bleiben muss.

Sollten Ihnen Funktionen oder Optionen nicht zur Verfügung stehen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Fachhändler.

Durch Klicken auf „Eingangsfach“ im Dashboard oder „Eingangsfach“ in der Menüleiste gelangen Sie in das Eingangsfach.

Durch den Pfeil ► (nach rechts) wird Ihnen angezeigt, dass noch weitere Unterordner vorhanden sind.

Der Pfeil ▼ (nach unten) zeigt Ihnen an, dass Sie sich in einem Unterordner befinden.

Das Persönliche Eingangsfach steht jedem Benutzer individuell zur Verfügung und kann nur von ihm eingesehen und bearbeitet werden.

Die Ordner „Buchhaltung“ und „Posteingang“ sind Gruppeneingangsfächer. Diese werden nur angezeigt, wenn der Benutzer auch Mitglied der entsprechenden Gruppe ist.

Über „Ordner suchen…“ kann nach Ordnern und Unterordnern im Eingangsfach gesucht werden. Es ist auch möglich mehrere Begriffe einzugeben.

Aktionen / Symbole sind immer nur aktiv, wenn Sie die Berechtigungen haben oder die Aktion ausgeführt werden kann.

Hinweis:
Wenn bei der Installation der DOCBOX® die Datenbankeinstellung "eingeschränkt" gewählt wurde, können keine Unterordner in einem Ordner angelegt werden, wenn sich in dem Ordner Dokumente befinden.
Bei eingeschränkter Datenbankstruktur dürfen nur die untersten Ordner Dokumente enthalten.

Sie können unterschiedliche Aktionen im Eingangsfach ausführen. Im Nachfolgenden werden die Symbole von links nach rechts beschrieben. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

• Drag & Drop
  Fügen Sie hier Dateien direkt in einen Eingangsfachordner per Drag & Drop ein (s.u. Drag & Drop ins Eingangsfach).
• Ordner als Favorit setzen
  Setzen Sie den Ordner als Favorit (s.u. Favoriten).
• Ordner umbenennen
  Ändern Sie den Namen des Ordners.
• Neuen Ordner erstellen
  Erstellen Sie einen neuen Ordner oder Unterordner.
• Ordner verschieben
  Verschieben Sie einen Ordner mit Unterordnern in einen anderen Ordner.
• Ordner Kopie erstellen
  Erstellen Sie eine leere Ordnerstruktur inklusive Unterordner ohne Dokumente.
• Ordner Löschen
  Sie können hier Ordner löschen mit und ohne Inhalt. Persönliche Eingangsfächer oder Ordner auf denen ein Direktdrucker zugreift, können nicht gelöscht werden.

Sie gelangen links in der Explorer Struktur oder rechts durch Klicken mit der linken Maustaste in den Ordner.
Die Symbole werden von links nach rechts erläutert. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren erhalten Sie eine Kurzbeschreibung (Tool-Tipp).

Listenansicht

• Die Dokumente in der DOCBOX® werden aufgelistet und mit Vorschaubildern angezeigt. Binärdateien werden mit einem entsprechendem Dateisymbol dargestellt.

Tabellenansicht

• Die Dokumente werden in einer Tabelle ohne Vorschaubild aufgelistet.

Sie haben die Möglichkeit sowohl in der Listenansicht als auch in der Tabellenansicht ein Dokument per Drag&Drop in ein anderen Ordner zu ziehen. Dazu halten Sie die linke Maustaste auf dem Dateinamen gedrückt und ziehen das Dokument in den gewünschten Ordner.

Alle Dokumente markieren/Markierung aufheben

• Es werden alle Dokumente die sich in dem Ordner befinden markiert. Ebenso die, die sich eventuell auf den weiteren Seiten befinden und im Moment nicht angezeigt werden.
• Durch erneutes Auswählen dieses Symbols werden alle Markierungen aufgehoben.

Aktualisieren

• Aktualisiert den Inhalt des Ordners um z.B. neu gescannte Dokumente anzuzeigen.

Markierte Seiten/Originaldatei herunterladen

• Lädt alle markierten Seiten, auch Dokumentenübergreifend als PDF herunter, um diese z.B. als E-Mail zu versenden.
• Zu der markierten Seite wird das Original Dokument herunterladen (z.B. die E-Mail).

Dokumente/Seiten verschieben

• Alle markierten Dokumente können in einen anderen Ordner verschoben werden, auch in das persönliche Eingangsfach eines anderen Benutzers.
• Markierte Seiten können in ein neues Dokument oder in ein bestehendes Dokument verschoben werden.

Dokument/Seiten kopieren

• Alle markierten Seiten können in einen oder mehrere andere Ordner kopiert werden, auch in das persönliche Eingangsfach eines anderen Benutzers.

AutoExport

• Bei markierten Dokumenten oder Seiten kann ein manueller AutoExport ausgeführt werden.

Dokument per Email senden

• Die markierten Dokumente können per Email versendet werden. Beim ersten verwenden der Funktion werden Sie nach Ihrem DOCBOX® Benutzerpasswort gefragt. Nach der Eingabe öffnet sich das Fenster E-Mail senden.
  Hier können Sie ein Template zum versenden der Email auswählen und welches Element Sie versenden möchten (Aktuelles PDF(mit Annotationen), Original PDF oder Originaldatei).
  Sie haben die Möglichkeit das Dokument direkt aus der DOCBOX® zu versenden. Dadurch öffnet sich ein Fenster in dem Sie ein hinterlegtes Emailkonto in der DOCBOX® angeben müssen, mit welchem das Versenden stattfinden soll.
  Danach geben Sie die Empfänger, Betreff und den Emailtext an und klicken auf senden.
  Die zweite Möglichkeit ist, die Email über Ihren Email-Client zu versenden. Dadurch wird das Dokument an Ihren Email-Client übergeben (z.B. Outlook) und können die Email direkt von dort aus versenden.

Sollte die Passwortabfrage nicht erscheinen, oder Sie haben ein falsches Passwort eingegeben, gehen Sie in die Benutzereinstellungen. Dort befindet sich im unteren Bereich der Punkt Client-Apps Autokonfiguration. Klicken Sie hier neben DOCBOX® Sendmail auf "Autokonfiguration durchführen". Dadurch wird die Konfiguration durchgeführt. Wenn Sie danach ein Dokument per Email versenden möchten, erscheint wieder die Passworteingabe.

Dokumente klassifizieren

• Dokumentenklassen den markierten Dokumenten hinzufügen oder entfernen.

Trennen

• Zuvor entsprechend markierte Dokumente im Stapel werden gesplittet. Auch die Originaldatei, sodass beim Löschen aus dem Papierkorb alles entfernt werden kann.

Workflow manuell starten

• Zuvor entsprechend markierte Dokumente werden manuell mit einem Workflow, den Sie auswählen gestartet.

Versionierung

• Zuvor entsprechend markiertes Dokument Versionieren.

Seiten drehen

• Hier können Seiten, die z.B. falsch herum gescannt wurden, gedreht werden.

Stempel

• Setzen Sie auf der markierten Seite einen Stempel.

Wiedervorlage

• Setzen Sie auf der markierten Seite eine Wiedervorlage.

Notiz

• Setzen Sie auf der markierten Seite eine Notiz.

Archivieren
Es öffnet sich das Fenster mit dem Archivierungsdialog (mind. ein Dokument muss ausgewählt sein). Wenn sich der Archivierungsdialog öffnet ist der Fokus im Feld "Ordner". Durch Eingabe oder Teileingabe des Ordnernamen werden ihnen die gefilterten Ordner angezeigt.

 1 Dokument ist ausgewählt - haben sie die Optionen

• einen neuen Dokumentennamen zu vergeben (Standard wird der vorhandene Name genommen)
• ein Schlagwort zu vergeben
• zu einem vorhanden Dokument hinzuzufügen
• Mehrere Ablageziele auswählen (nicht vorhanden bei Zum vorhandenen Dokument hinzufügen)

2 Dokumente oder mehrere sind ausgewählt - haben sie die Optionen

• Als einzelne Dokumente archivieren
• In ein gemeinsames Dokument - dann kann ein neuer Dokumentenname vergeben werden oder ein vorhandenes Dokument gewählt werden
• Reihenfolge wie im Eingangsfach
• in umgekehrter Reihenfolge
• Mehrere Ablageziele auswählen (nicht vorhanden bei Zum vorhandenen Dokument hinzufügen)
   

Löschen

• Dokumente werden mit dieser Funktion endgültig gelöscht, da sich diese noch nicht im Archiv befinden.

Dokumente verlinken: Im Kontextmenü eines Dokuments haben Sie auch die Möglichkeit, Dokumente miteinander zu verlinken. Das Kontextmenü öffnet sich mit einem Rechtsklick auf den Dokumentennamen.
Um zwei Dokumente miteinander zu verlinken, wählen Sie ein Dokument und klicken im Kontextmenü auf "Dokument kopieren" oder Sie markieren das Dokument und klicken in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche "Dokument / Seiten kopieren" -> "Seiten vormerken". Danach klicken Sie im Kontextmenü des zweiten Dokuments auf "Dokument verlinken". Nun erscheint unterhalb des Dokumentennamen ein Link zu dem anderen Dokument, mit dem Sie sofort zum verlinkten Dokument geleitet werden.

Dokumente/Seiten anhängen: Im Kontextmenü eines Dokuments haben Sie auch die Möglichkeit, Dokumente oder Seiten an ein anderes Dokument anzuhängen. Das Kontextmenü öffnet sich mit einem Rechtsklick auf den Dokumentennamen oder auf eine Seite.
Um zwei Dokumente oder Seiten anzuhängen, wählen Sie ein Dokument und klicken im Kontextmenü auf "Dokument ausschneiden" / "Seite ausschneiden" oder Sie markieren das Dokument/Seiten und klicken in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche "Dokument / Seiten kopieren" -> "Seiten vormerken". Danach klicken Sie im Kontextmenü des zweiten Dokuments auf "Seiten am Ende anfügen". Nun werden die ausgewählten Dokumente / Seiten an das Dokument angehängt.
Beachte SIe bitte, dass mehrere Seiten nur über die Symbolleiste vorgemerkt werden können. Über das Kontextmenü funktioniert diese Methode nur mit einer Seite.
Beim anhängen von Dokumenten oder Seiten werden vorhandene Schlagwörter, Verlinkungen, Klassifizierungen und Metadaten mit an das andere Dokument angehängt.

Filterleiste: Oberhalb der aufgelisteten Dokumente befinden sich die Felder Dokumentenname, Seiten und Eingefügt am. Hier können Sie mit Klick auf eines dieser Felder die Dokumente auf- oder absteigend anzeigen lassen. Unter diesen Feldern befinden sich weitere Filtermöglichkeiten um Dokumente zu suchen. Die Filtermöglichkeiten öffnen sich durch Klick auf die Lupe: Enthält, Enthält nicht, Beginnt mit, Endet mit, Ist gleich, Ist nicht gleich.
Mit einem Klick auf den Spaltennamen können Sie die Dokumente auf- und absteigend sortieren.
Der Filter kann hier auch wieder zurückgesetzt werden.

Ganz rechts neben der Bearbeitungsleiste befindet sich der Filter-Generator (Trichtersymbol), der Button "Tabellen Spalten anpassen" und der Button "Ansichten".

Mit dem Filter-Generator können eigene Filter für die aktuelle Ansicht generiert werden. Beim Klick auf diesen Button öffnet sich der Filter-Generator Dialog. Mit dem "+" Symbol kann eine neue Bedingung oder eine neue Gruppe hinzugefügt werden.
Hier können Sie nach Dokumentenname, Anzahl der Seiten, Eingefügt am, Stempel oder Metadaten filtern.
Mit einer neuen Gruppe können Sie eine neue "Und" - "Oder" Verknüpfung hinzufügen.

Die Spalten der Filterleiste können über den Button "Tabellen Spalten anpassen" angepasst werden. Es öffnet sich ein Fenster für die Spaltenauswahl. Hier können Spalten nach oben in die Filterleiste per Drag & Drop gezogen werden. Durch das ziehen von Spalten aus der Filterleiste zurück in das Fenster der Spaltenauswahl, können Sie diese wieder entfernen.

Wenn ein Filter öfters benötigt wird, können Sie Ihre aktuell gefilterte Ansicht mit dem Button "Ansichten" speichern, indem Sie auf "Neue Ansicht" klicken. Sie werden aufgefordert einen Namen für Ihre Ansicht zu vergeben. Nach speicher der neuen Ansicht, wird die Liste unter dem Button "Ansichten" mit Ihrer neuen Ansicht erweitert.

Ganz links auf der Filterleiste können Sie alle Dokumente auf der aktuell angezeigten Seite markieren.

Mit einem Rechtsklick auf den Dokumentennamen gelangen Sie in das Kontextmenü und erhalten alle Dokumentenbezogenen Funktionen der Bearbeitungsleiste.
Zusätzlich können Sie über das Kontextmenü externe Dokumente anhängen und eine Textsuche innerhalb des ausgewählten Dokuments starten.

Mit einem Rechtsklick auf eine Seite gelangen Sie in das Kontextmenü und erhalten alle Seitenbezogenen Funktionen der Bearbeitungsleiste.

Nachdem in der Dokumentenliste ein oder mehrere Dokumente markiert wurden, ist der Button „Archivieren“ verfügbar. Über den nachfolgenden Dialog können die ausgewählten Dateien im Archiv abgelegt werden.

Den Zielordner über die Baumstruktur oder mit Hilfe der Funktion „Ordner suchen…“ ausfindig machen und markieren.

Bei Bedarf kann über das Ordnersybol mit dem "+" ein weiterer Unterordner erstellt werden. Hierzu in das Feld "Namen des neuen Ordners" eine Bezeichnung eingeben und das Ordnersymbol anklicken.

Soll das aktuelle Dokument an ein bereits archiviertes angefügt werden, kann das vorhandene Dokument hier gesucht werden.
Der ursprüngliche Dateiname kann im Feld „Neuer Dokumentenname“ überschrieben werden.
Beim anfügen an ein archiviertes Dokument können Sie wählen, ob die zu archivierenden Dokumente an den Anfang oder an das Ende des vorhandenen Dokuments angefügt werden sollen.

Auf Wunsch können im Feld „Schlagwörter“ ein oder mehrere vergeben werden. Dies empfiehlt sich z.B. bei handgeschriebenen oder schlecht lesbaren Dokumenten.

Durch das Aktivieren der Option "mehrere Ziele" kann man ein Dokument in mehrere Ordner ablegen.

Markieren Sie dazu "mehrere Ziele", wählen den Ordner aus in dem das Dokument abgelegt werden soll und klicken auf "+ einfügen". Für die Ablage in weiteren Ordnern wiederholen Sie den Vorgang.

Durch Klick auf den Button „Archivieren“ wird das Dokument endgültig revisionssicher im Archiv abgelegt.

Sollte auf einen Zielordner im Archiv eine Metamaske hinterlegt sein, ändert sich der Button von "Archivieren" zu "Metamaske". In diesem Fall wir erst die hinterlegte Metamaske geöffnet, damit Sie die Metafelder befüllen können.