Benutzer & Gruppe

Unter Benutzer & Gruppe haben Sie die Punkte:

• Benutzer
• Eingangsfächer
• Gruppen und Rechte
• Sessionverwaltung

Unter diesem Punkt werden Ihnen in der Benutzerübersicht sämtliche in der DOCBOX® angelegten Benutzer in Tabellenansicht angezeigt.

Der Administrator ist immer direkt angelegt und kann nicht gelöscht werden. Durch Klicken auf den Bleistift können Benutzer editiert werden.

Als Standard wird ID, Benutzername, Anzeigename, Typ, Vorname, Nachname, Löschberechtigter, Gruppe, Gesperrt und Passcode angezeigt. Es können durch Klicken auf das Spaltensysmbol, oben rechts, noch die ID, Geschlecht und E-Mail als Spaltenfeld hinzugefügt werden. Dieses geht einfach durch linke Maus auf die Spalte und dann in die Tabelle ziehen. Ebenso können Spalteneinträge wieder entfernt werden. Auf den Splateneintrag mit der linken Maus klicken und den Eintrag in die Liste ziehen.

Durch Klicken auf z.B. Benutzername werden die Einträge auf-/abwärts sortiert.

Bei der Lupe gibt es zudem unterschiedliche Filter, welche angewendet werden können. Es können z.B. unter Benutzername - enthält, enthält nicht, beginnt mit, endet mit, ist gleich und ist nicht gleich gewählt werden.

Zudem sind Kombinationen von Filtern möglich und durch "Zurücksetzen" werden alle Filter gelöscht.

Der Benutzername kann nur einmal angelegt werden. Sollten Sie den Benutzer später einmal löschen, kann dieser Benutzername nie mehr angelegt werden.

Um den Administrator zu editieren klicken Sie auf den Bleistift,  rechts hinter dem Benutzernamen, in der Benutzerübersicht. 

Felder und Switch (Schalter):

• Benutzername: Der Administrator wird bei der Installation einer neuen Datenbank angelegt.

• Anzeigename: Dieser Name wird in der DOCBOX® bei den Einstellungen angezeigt (z.B. Druckereinstellungen, Stempel)

• Passwort: Das Passwort für den Administrator (dieses kann später geändert werden).

• Wiederholung: Wiederholung des Passwortes

• Passcode (kein Pflicht Switch): Wird hier der Switch auf aktiv gesetzt, erhält der Administrator bei jeder Anmeldung zusätzlich per Email einen Code, der eingegeben werden muss.

• Gesperrt (kein Pflicht Switch): Ist der Administrator gesperrt, so kann er nur durch den Support der aktivweb System- und datentechnik GmbH entsperrt werden.

• Geschlecht: Wird für die Anrede beim Emailversand benötigt

• Vorname: Vorname des Benutzers

• Nachname: Nachname des Benutzers

• E-Mail: Wird für den Emailversand und Benachrichtigungen benötigt.

• E-Mail zur Passwortwiederherstellung (eindeutig) (Wird für den Emailversand Wiederstellungsadresse benötigt - lesen Sie dazu mehr unter Kennwort Reset.)

• Sprache: Hier kann die Sprache eingestellt werden. Im Moment kann zwischen Deutsch (Standard) und Englisch gewählt werden.

Der Administrator hat keine Anmeldezeiten, ist immer Löschberechtigter und zudem in allen Gruppen Administrator.

Der Administrator kann nicht gelöscht werden.

Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie oben rechts auf die Diskette.

Kennwort zurücksetzen

Sie haben die Möglichkeit unter den Benutzern, im Administrationsbereich, dem Administrator und auch den Benutzern eine E-Mailadresse zur Passwortwiederherstellung zu hinterlegen.

Hinweis: Wählen Sie dazu eine andere Mailadresse (z.B. Ihre private um den Code zu erhalten.)

Achtung: Um eine E-Mail aus der DOCBOX® zu versenden, müssen unter Administration – Servereinstellungen – SMTP-Konfiguration, die SMTP Zugangsdaten eingetragen sein und sollten auch getestet werden.
Für weitere Informationen Kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator oder Fachhändler.

Nachdem Ihr Zugang gesperrt wurde, Klicken Sie auf "Passwort vergessen?". Eine Anmeldemaske öffnet sich, in der Sie Benutzernamen eingeben können. Klicken Sie danach auf "Code anfordern" der Code wird dann an diese E-Mailadresse gesendet.
Wenn alles richtig eingestellt wurde, geben Sie dach den gesendeten Passcode ein und vergeben ein neues Kennwort. Klicken Sie danach auf "Kennwort zurücksetzen".
Sie bekommen eine Meldung das das zurücksetzten Erfolgreich war und können dann wierder zum Anmeldebildschirm wechseln. Geben Sie dann ihren Benutzernamen ein und das neue Kennwort ein.

Achtung: Wenn der Administrator Zugang gesperrt wurde, durch drei mal Eingabe des falsches Kennwortes, gibt es mehrere Möglichkeiten diesen zu entsperren. Es können dabei aber Kosten für Sie entstehen.
Einen Benutzer kann der Administrator entsperren.
Kostenloses entsperren durch den Administrator:
Es gibt einen 2ten Administrator.
Sie haben eine E-Mail beim Administrator zur Passwortherstellung hinterlegt und die Funktioniert. (Der Code ist nur 30 Minuten gültig)
Kostenpflichtige Entsperrung: (Nur mit dem Formular Kennwort-Reset)
Es ist keine E-Mailadresse zur Passwortherstellung hinterlegt.
Der SMTP Versand ist nicht eingerichtet oder funktioniert nicht.
Sie haben drei mal den erhaltenen Passcode zur Wiederherstellung falsch eingeben.
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator oder Fachhändler.

Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie oben links auf das "Plus-Symbol".

Möchten Sie einen Benutzer editieren, klicken Sie auf den Bleistift rechts hinter dem Benutzernamen.  

Felder und Switch (Schalter):

• Typ: Wählen Sie bitte hier, ob es sich um einen Voll- oder Lesebenutzer handelt. Ein Vollbenutzer hat mehr Rechte und kann z.B. Stempel setzen und archivieren. Hingegen ein Lesebenutzer nur suchen und ggf. ein Dokument herunterladen kann (sofern ihm das Recht zugewiesen wurde). Sie können jederzeit aus einem Lese- einen Vollbenutzer machen, umgekehrt ist dies nicht möglich. Voraussetzung ist natürlich immer, dass entsprechende Vollbenutzerlizenzen vorhanden sind.

Es besteht die Möglichleit auch den Benutzertyp Administrator zu wählen. Somit kann man mehrere Administratoren haben. Dazu benötigt man eine Volluser Lizenz. Man kann auch einen Typ Administrator, im Nachgang wieder als Volluser umstellen und später auch wieder als Administrator. ACHTUNG: Wenn man einen Volluser als Administrator umgestellt hat, ist das wie ein Clone vom Administrator. Der Administrator kann, darf und sieht alles. Es gibt keine Möglichkeit von irgendwelchen Einschränkungen.

• Benutzername: Der Benutzername muss mindestens 3-stellig sein. Es ist ratsam, die Benutzernamen einheitlich anzulegen und vielleicht aus anderen Anwendungen zu übernehmen. Bitte beachten Sie, dass die Benutzernamen nachdem sie angelegt wurden, nicht mehr geändert werden können. Zudem können Benutzernamen nach dem Löschen nicht mehr verwendet werden.

• Anzeigename: Dieser Name wird in der DOCBOX® bei den Einstellungen angezeigt (z.B. Druckereinstellungen, Stempel)

• Passwort: Das Passwort für den Benutzer (kann jederzeit geändert werden).

• Wiederholung: Wiederholung des Passwortes

• Passcode (kein Pflicht Switch): Wird hier der Switch auf aktiv gesetzt, erhält der Administrator bei jeder Anmeldung zusätzlich per Email einen Code, der eingegeben werden muss.

• Löschberechtigter: Ein Vollbenutzer kann als Löschberechtigeter gewählt werden. Neben dem Administrator kann er dann bei den Ordnern, auf die er Zugriff hat, Dokumente zum entgültigen Löschen markieren und auch löschen. Der Lesebenutzer kann nicht als Löschberechtigter gewählt werden.

• Gesperrt (kein Pflicht Switch): Ist der Benutzer gesperrt, kann er nur durch den Administrator entsperrt werden.

• Geschlecht: Wird für die Anrede beim Emailversand benötigt.

• Vorname: Vorname des Benutzers

• Nachname: - Nachname des Benutzers

• E-Mail: Wird für den Emailversand und für die Benachrichtigungen benötigt.

• Sprache: Hier kann die Sprache eingestellt werden. Im Moment kann zwischen Deutsch (Standard) und Englisch gewählt werden.

Anmeldezeiten:

Hier kann der Zeitraum, in dem sich der Benutzer an der DOCBOX® anmelden kann, eingeschränkt werden. 

Die Stunden können mit der Maus entsprechend markiert werden. Fahren Sie mit der gedrückten Maus über einen ganzen Bereich, können Sie diesen komplett markieren.

Sollten Sie im Nachgang Anmeldezeiten ändern, vergessen Sie bitte das Abspeichern nicht.

Gruppe:

Sollten schon Gruppen vorhanden sein, können Sie dem Benutzer gerne eine oder mehreren Gruppen zuweisen. Gruppe mit der linken Maustaste (festgehalten) in das Feld ziehen. Gruppen entfernen funktioniert genau anders herum.

Um einen Benutzer zu löschen, klicken Sie in der Benutzerübersicht auf den Benutzer oder auf den Stift hinter dem Benutzer.

Abschließend klicken Sie bitte auf den Papierkorb und bestätigen die Löschung. Haben Sie den Benutzer gelöscht, wird wieder eine Lizenz für einen Voll- oder Lesebenutzer frei.

Der gelöschte Benutzer wird in der Benutzerübersicht ganz unten ausgegraut und kursiv dargestellt.

In der Eingangsfachübersicht wird zwischen "Eingangsfächer" und "System- und Benutzereingangsfächern" unterschieden.

Eingangsfächer:
Sollte ein oder mehrere Personen auf einen bestimmten Ordner Zugriff haben, können Sie im Eingangsfach Ordner anlegen. Hierzu klicken Sie oben links auf das "Plus-Symbol". Der Cursor springt automatisch in die Liste. Geben Sie den Ordner-Namen einen und speichern mit Klick auf die Diskette. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit dem Ordner eine Gruppe oder bestimmte Berechtigungen zuzuweisen.

System- und Benutzereingangsfächer:
System- und Benutzereingangsfächer sind die Ordner der Benutzer. Hier haben nur die jeweiligen Benutzer Zugriff und es besteht keine Möglichkeit der Rechtevergabe.
Sollten sich bei einem gelöschten Benutzer noch Dokumente im Eingangsfach befinden, wird aus dem Benutzereingangsfach automatisch ein Eingangsfach. Der Administrator hat dann die Möglichkeit unter "Gruppen und Rechte" den anderen Benutzern den Zugriff zu erteilen.

Unter "Gruppen und Rechte" bekommt man eine Tabellenansicht mit den bestehenden Gruppen und Benutzern die angelegt wurden.

In der Gruppe "Alle Benutzer" sind alle Benutzer hinterlegt, welche es in der DOCBOX® gibt. Diese Gruppe wird von der DOCBOX® automatisch angelegt. Kommen neue Benutzer hinzu, findet man diese ebenso in dieser Gruppe.

Es gibt die ID, den Gruppennamen, die Beschreibung der Gruppe und unter Benutzer sieht man die Benutzer welche in der Gruppe enthalten sind.

Sie können die Gruppe "Alle Benutzer" editieren und die Rechte vergeben für "Alle Benutzer" oder Sie erstellen eine "Neue Gruppe". Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie oben links auf das "Plus-Symbol".

Wenn Sie auf eine Gruppe oder einen Benutzer klicken, können Sie die gewünschten Rechte vergeben. Es können Zugriffsrechte auf Eingangsfächer und Archivordner vergeben werden. Ebenso können bestimmte Berechtigungen ausgeschlossen werden.

Benutzer können in mehreren Gruppen enthalten sein. Wir empfehlen mit Gruppen zu arbeiten und Rechte über eine Gruppe einzurichten. Die kleinste Gruppe ist der Benutzer.

Wenn Sie für Benutzer oder Gruppen Rechte vergeben haben, müssen diese in der DOCBOX® neu berechnet werden, damit diese wirksam sind. Während die Rechte neu berechnet werden, werden alle betroffenen Gruppen und Benutzer rot markiert. Ist die Berechnung der neu gesetzten Berechtigungen beendet, werden die Benutzer und Gruppen wieder mit normaler Schriftfarbe dargestellt.

Um Rechte für Benutzer und Gruppen zu vergeben, klicken Sie auf einen Benutzer oder eine Gruppe und Sie gelangen in das Rechtesystem.
Haben Sie eine Gruppe ausgewählt, sehen Sie im oberen Bereich die Gruppe mit den zugehörigen Benutzern. Auf der linken Seite sind alle Benutzer die in der DOCBOX® angelegt sind. Auf der rechten Seite die zugewiesenen Benutzer dieser Gruppe.

Darunter folgen die Zugriffsrechte für die Eingangsfächer.
Auf der linken Seite sehen Sie alle Eingangsfächer, die in der DOCBOX® angelegt sind. Hier können Sie nun die Eingangsfächer auswählen, auf welche der Benutzer oder die Gruppe zugreifen darf.
Nach dem Auswählen erscheint auf der Rechten Seite das ausgewählte Eingangsfach und es können Rechte auf die Ordner und die Dokumente vergeben werden.

Als erstes können Sie den Schalter Rekursiv aktivieren. Dieser vererbt alle gesetzten Rechte auf alle Unterordner dieses ausgewählten Ordners. Im Beispiel der Ordner Buchhaltung.

Mögliche Rechte bei den Ordnern:

• Neuen Unterordner anlegen
• Ordner verschieben
• Ordner umbenennen
• Ordnerstruktur kopieren
• Ordner löschen

Möglich Rechte bei den Dokumenten:

• Dokumente anzeigen
• Notizen
• Textannotationen
• Symbolannotationen
• Stempel
• Wiedervorlagen
• Seiten/Dokumente verschieben
• Seiten/Dokumente kopieren
• Download
• Historie
• Binärdateien archivieren
• AutoExport
• Workflow
• Dokumente klassifizieren
• Seiten/Dokumente löschen

Der Hacken ganz rechts bedeutet, Sie setzen alle Rechte auf diesen Ordner.
Werden bei den Ordnerberechtigungen Hacken in Gelb dargestellt, dann bedeutet das, dass dies nur für die Unterordner gilt, nicht für den Hauptordner.

Als nächstes können Sie dem Benutzer oder der Gruppe Zugriff auf den Ordner „Aktion erforderlich“ im Eingangsfach geben, damit sieht nicht nur der Administrator diesen Ordner.

Zu guter Letzt erfolgt noch die Zugriffsberechtigung für das Archiv. Hier ist genau so vorzugehen wie im Eingangsfach.

Sie haben die Möglichkeit bestimmten Benutzern Rechte zu verweigern. Dies macht bei Gruppen mit mehreren Benutzern Sinn, falls bestimmte Personen in einer Gruppe bestimmte Aktionen nicht durchführen dürfen.
Unterhalb der Rechtevergabe für die Eingangsfächer oder für das Archiv können Sie mit dem „+“-Symbol einen Benutzer aus der Gruppe wählen und dann mit dem Grünen Speichern-Symbol die Auswahl bestätigen.

In diesem Beispiel hat die Gruppe Buchhaltung Vollzugriff auf die Archivordner Buchhaltung und Personal. Der Benutzer „benutzer3“ wurde für Ausschlüsse gespeichert.
Als nächstes erscheint unterhalb des Ausgewählten Benutzers die Ordnerstruktur auf die die Gruppe Zugriff hat. Wählt man nun den Ordner den man für Rechte ausschließen möchte, können auf der rechten Seite bestimmte Aktionen, die normalerweise erlaubt sind, für diesen Benutzer gesperrt werden.
Im Beispiel wurde dem Benutzer 3 das Recht auf den Archivordner Personal entzogen. Alle anderen Benutzer der Gruppe Buchhaltung, sehen diesen Ordner weiterhin.

Unter der "Sessionverwaltung" haben Sie einen Überblick über die eingeloggten Benutzer und können folgende Aktionen ausführen:

• Sitzung beenden (Papierkorb): Meldet den Benutzer bei der DOCBOX® ab
• Email an eingeloggte Benutzer verschicken
• Systemnachricht an eingeloggte Benutzer verschicken
• Alle Benutzer abmelden