Dokumentenmanagement

In diesem Bereich haben Sie eine Übersicht über die von Ihnen erstellten Stempel.
Um einen neuen Stempel zu erstellen, klicken Sie auf „Neue Stempelvorlage erstellen“.
Stempel können mit dem Papierkorbsymbol gelöscht und mit dem Stift geändert werden.

In dem "Neue Stempelvorlage erstellen" Dialog können sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Stempeltext: Geben Sie hier Ihren Stempeltext ein z.B. gebucht, bezahlt, freigegeben etc. Dieser „Stempeltext“ wird Ihnen später unter der „erweiterten Suche“ als Stempelvorlage angezeigt und sollte deshalb eindeutig sein.
• Zeige Datum:  Das aktuelle Datum mit Uhrzeit an dem der Stempel gesetzt wird. 
• Zeige Benutzernamen: Zeigt im Stempel an, wer diesen Stempel gesetzt hat.
• Zeige Rahmen: Möchten Sie den Rahmen vom Stempel angezeigt bekommen oder nicht.
• Zeige Hintergrund: Entscheiden Sie, ob der Stempel eine Hintergrundfarbe hat oder nicht.
• Farbe: Hier können Sie die Stempelfarbe bzw. Hintergrundfarbe aus der Farbskala auswählen. Der Name des Stempels ist immer etwas dunkler als der Hintergrund.
• Erlaube Texteingabe: Wenn Sie diese Option wählen, können Sie später beim Setzen des Stempels einen Freitext eingeben, z.B. Kontierung, Kostenstelle, Auftragsnummer, ...
• Erlaube Datumseingabe: Wird diese Option gesetzt, können Sie beim Setzen des Stempels die Datums-Eingabe frei wählen.
• Vorschau: Sie sehen oben die „Vorschau“, wie der Stempel dann auf der Seite des Dokuments zu sehen ist.

Um den Stempel zu erstellen, klicken Sie auf „Erstellen“.
Es gibt keine Begrenzung bei der Anzahl der Stempel. Sie können auch Stempel wieder löschen und neu anlegen. Solange ein Stempel mit der Funktion Autostempel im Workflow eingebaut ist, kann dieser nicht gelöscht werden. Nach „Stempeln“ und „Stempel-Texteingabe“ kann gesucht werden. Nur Benutzer, die die Berechtigung haben, können Stempel setzen.

Um einen neuen Bild-Stempel zu erstellen, wählen Sie "Neue Bild-Stempelvorlage erstellen".
Im Dialog können sie folgende Einstellungen vornehmen:

• Stempelname: Geben Sie hier einen eindeutigen Stempelnamen an z.B. Unterschrift Mustermann. Dieser „Stempeltext“ wird Ihnen später unter der „erweiterten Suche“ als Stempelname angezeigt.
• Auswählen: Es öffnet sich das Dateiauswahlfenster von Windows, hier können Sie die vorbereitete Grafik auswählen. Diese wird dann sofort angezeigt. Bei Unterschriftenstempeln empfiehlt sich, die eingescannte Unterschrift mit transparentem Hintergrund vorzubereiten.
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Um den Stempel zu erstellen, klicken Sie auf „Erstellen“. Es gibt keine Begrenzung bei der Anzahl der Stempel. Sie können auch Stempel wieder löschen und neu anlegen. Bereits gesetzte Stempel bleiben auf dem Dokument. Nach „Stempeln“ kann gesucht werden. Nur Benutzer, die die Berechtigung haben, können Stempel setzen.

Konfigurieren Sie hier Dokumenten-Klassen und Regeln zur automatischen Klassifizierung von Dokumenten nach Ordnern.
Erfahren Sie mehr, auf unserer Webseite, zu den Aufbewahrungsfristen.

Erstellen Sie eine Neue Dokumenten-Klasse indem Sie auf "Neue Dokumenten-Klasse erstellen" klicken. Hier in diesem Beispiel "Rechnung" mit der Aufbewahrungsfrist von "10" Jahren, und dem Aliase "Invoice".
Sie können hier auch Aliase einstellen. Wenn Ihr System automatisch eine Dokumenten-Klasse z.B. "Invoice" vergibt, können Sie die unter "Aliase" direkt der von Ihnen vergebenen Dokumenten-Klasse "Rechnung" in der DOCBOX® zuordnen.

Sie können Dokumenten-Klassen automatisch einem Ordner hinzufügen.
Klicken Sie dazu auf "Neue Autoklassifizierungsregel erstellen".
Wählen Sie aus ob Sie die "Autoklassifizierung" auf einem Ordner im Eingangsfach oder im Archiv hinzufügen möchten. Selektieren Sie einen Ordner und die Dokumenten-Klasse und Klicken danach auf "Erstellen". Sobald Dokumente in diesem Ordner abgelegt werden, bekommen die Dokumente, in diesem Beispiel die Dokumenten-Klassse "Rechnung". Wenn Sie mehrere Dokumenten-Klassen vergeben möchten, wiederholen Sie den Vorgang. Dokumenten-Klassen können auch wieder manuell entfernt werden.

Dokumenten-Klassen können nur auf den untersten Ordner vergeben werden.

Dokumenten-Klassen unterstützen Sie beim Löschen (Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen). Erfahren Sie mehr unter "Löschvorschläge".

Um nachträglich eine Dokumenten-Klasse auf einen Ordner oder ein Dokument zu setzen s.u. Eingangsfach.