Sicherheit
Mandantenverwaltung
Das Mandantenmodul ist dafür gedacht, mehrere Mandanten in einer Datenbank zu verwalten.
Sie können innerhalb der DOCBOX® mehrere Mandanten anlegen. Beispiel: Sie haben mehrere Firmen (MusterFirma, MusterFirma GmbH, etc) oder Sie sind Steuerberater und wollen Ihre Mandanten einzeln verwalten, dann können Sie diese so anlegen (Mandant1, Mandant2, etc).
Vorteil hierbei ist: Sie müssen nicht, wie bei anderen Applikation, erst die Datenbank wechseln, um auf die einzelnen Mandanten zu gelangen, sondern Sie erreichen das durch die Zugriffsberechtigung in der DOCBOX®.
Sie können Mandanten:
- Bearbeiten: Mandanten umbenennen
- Löschen: Mandanten können auch gelöscht werden (nur wenn der Mandant keine Ordner mehr beinhaltet, verschieben Sie die Ordner vorher in einen anderen Mandanten)
Rechtevergabe
Haben Sie mehrere Mandanten, wählen Sie bitte zuerst den Mandanten aus.
Klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen“ und wählen aus der Liste der DOCBOX®-Benutzer (Anzeigename) den Benutzer oder die Gruppe aus, um das Zugriffsrecht auf diesen Ordner zu setzen.
Der Administrator steht Ihnen nicht zur Auswahl, da er automatisch Zugriff auf jeden Mandanten und Ordner hat.
Arbeiten Sie mit Gruppen, dann müssen Sie hinterher nur unter der "Gruppenverwaltung" die Benutzer hinzufügen oder entfernen.
Backup
Damit Ihre DOCBOX® Datenbank bei einem eventuellen Defekt der Festplatte nicht endgültig verloren geht, machen Sie bitte zusätzlich regelmäßig Sicherungskopien von dem „DOCBOX® Backup-Ordner“ auf einem externen Speichermedium (NAS, externe Festplatte, online-Backup-Medium, o.ä.).
Diese Funktion steht Ihnen in der Cloud nicht zur Verfügung, da die Sicherung im Rechenzentrum erfolgt.
In der DOCBOX® haben Sie die Möglichkeit ein Backup der Datenbank zu erstellen.
Verzeichnis: Stellen Sie hier das Verzeichnis ein, auf dem das Backup abgelegt werden soll z.B. „D:\Backup_DOCBOX“. Bitte beachten Sie, dass hier nur lokale Ordner funktionieren, da das Backup mit dem User "System" ausgeführt wird.
Automatisches Backup: Wählen Sie hier „Ja“ und stellen Sie die Tage und Uhrzeit ein, an denen die DOCBOX® das Backup ausführen soll.
E-Mail-Adressen für Benachrichtungen: Geben Sie Optional eine oder mehrere Emailadressen an, die über ein „erfolgreiches“ bzw. „fehlgeschlagenes“ Backup per E-Mail informiert werden sollen.
Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Einstellungen zu setzen.
Nur durch die Eingabe des Backup-Pfades können Sie dann auch sofort ein Backup starten.
Das integrierte DOCBOX®-Backup erstellt einen sogenannten „Datenbank-Dump“. Zu dem Zeitpunkt des Backups ist die Suche, Ablage und weitere Aktionen in der DOCBOX® eingeschränkt bzw. sehr langsam. Wählen Sie dazu einen Zeitpunkt aus, der Ihre Arbeit mit der DOCBOX® nicht beeinträchtigt.
Die DOCBOX® legt für jedes Backup ein eigenes „Backup-Set“ an (z.B. docbox-database-backup-2018-05-05-22-47-46). Diese „Backup-Sets“ werden von der DOCBOX® nicht gelöscht bzw. überschrieben. Um zu verhindern, dass die Speicherkapazität der Festplatte ausgeschöpft wird, löschen Sie die alten „Backup-Sets“ in regelmäßigen Abständen manuell oder setzen ein entsprechendes Script ein.
