Import aus DOCBOX® 3.8
Der Import der Daten aus einer DOCBOX® Version 3.8 kann nur durch den Hersteller durchgeführt werden. Mehr Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Fachhändler.

Dieser Menüpunkt steht in der Cloud nicht zur Verfügung.

Datenbank

Wartung:

  • Pfad zur Datenbank: hier wird der Pfad zur Datenbank angezeigt (Der Pfad bzw. eine neue Datenbank kann im Starter geändert / angelegt werden.)
  • Datenbankgröße: zeigt die Größe der Datenbank in GiB (Gibibyte - 1 GiB sind 1.073.741.824 Bytes) an
  • Suchindex: zeigt die Anzahl der gelesenen Seiten an (Dieser kann abweichend sein wenn z.B. Seiten noch nicht gelesen wurden. Der Suchindex reguliert sich von alleine.)

Import / Export:

  • Sie können hier die bestehende DOCBOX®-Datenbankstruktur exportieren oder eine DOCBOX®-Datenbankstruktur importieren.
  • Klicken Sie auf „Export", um die DOCBOX®-Datenbankstruktur zu exportieren. Es wird eine Datei „Datenbank-Struktur (Datenbankname).txt“ abgelegt.
  • Klicken Sie auf „Import“ um die DOCBOX®-Datenbankstruktur zu importieren. Wählen Sie dann die „Datenbank-Struktur (Datenbankname).txt“-Datei aus, die Sie importieren möchten.
  • Sie können auch eine Struktur herunterladen, Änderungen vornehmen und diese dann wieder einspielen. Es werden dann aber nur neue Ordner hinzugefügt, aber keine Ordner gelöscht, welche Sie eventuell in der "Datenbank-Struktur (Datenbankname).txt" gelöscht haben sollten.  

Sonstiges:

  • Hier können Sie das Passwort für den „readonly“ - Benutzer der DOCBOX®-Datenbank festlegen (mind. 8 Zeichen).
  • Dieses wird für die evtl. Anbindung von Fremdsystemen benötigt. Lesezugriff auf die Datenbank.
  • Für nähere Informationen dazu kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler.

Datenbank wechseln

Datenbank wechseln:
Hier steht der aktuelle Pfad zur DOCBOX®-Datenbank.

Neue Datenbank anlegen: Stellen Sie hier einen neuen Pfad ein und klicken auf „Einstellungen speichern“. Stoppen Sie die DOCBOX® und starten Sie die DOCBOX® wieder. Laden Sie die DOCBOX® Startseite neu. Es erscheint die Datenbank-Einrichtungsseite der DOCBOX®.

Datenbank wechseln: Stellen Sie hier den Pfad zu einer bestehenden Datenbank ein und klicken auf „Einstellungen speichern“. Stoppen Sie die DOCBOX® und starten Sie die DOCBOX® wieder. Laden Sie die DOCBOX®-Startseite neu. Die DOCBOX®-Startseite wird geladen. Sollte diese Datenbank nicht der aktuellen DOCBOX®-Version entsprechen, erhalten Sie eine Aufforderung zum Aktualisieren der Datenbank.

Wartung

Bei dem Index-Status sollte „INDEX_OPEN_OK“ stehen. Es kann sein, dass der Index-Status vorübergehend „OUT_OFF_SYNC“ ist. Dieses ist der Fall, wenn in der DOCBOX® Seiten noch in der OCR-Queue sind oder Dokumente, Seiten oder Ordner verschoben wurden. Normalerweise stellt sich der Index-Status spätestens nach ein paar Stunden wieder auf „INDEX_OPEN_OK“.

Bei der Index-Größe sollte der Ist-Wert dem Soll-Wert entsprechen (1 (SOLL-Wert: 1)).

Sollte der Index-Status nach ein paar Tagen immer noch „OUT_OFF_SYNC“ lauten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Stellen Sie sicher, dass niemand mit der DOCBOX® arbeitet

  • Dass nicht gescannt wird

  • Dass keine Druck- oder AutoArchive-Vorgänge laufen

Wechseln Sie zur OCR-Konfiguration, klicken Sie bitte auf OCR-Dienst „Pausieren“. Wechseln Sie zurück zur Datenbank-Wartung und erstellen Sie den Index neu „Index neu estellen“. Dieses kann, je nach Anzahl der Seiten in der Datenbank, einige Minuten dauern. Steht danach der Index-Status wieder auf „INDEX_OPEN_OK“. Wechseln Sie wieder zur OCR-Konfiguration und "Starten" den OCR-Dienst wieder.

Sollte dies nicht zum Erfolg führen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Fachhändler in Verbindung.

Ordnerstruktur Import/Export

Sie können hier die bestehende DOCBOX®-Datenbankstruktur exportieren oder eine DOCBOX®-Datenbankstruktur importieren.
Klicken Sie auf „Datei speichern…“, um die DOCBOX®-Datenbankstruktur zu exportieren. Es wird eine Datei „Datenbank.conf“ abgelegt.
Klicken Sie auf „Datei laden…“ um die DOCBOX®-Datenbankstruktur zu importieren. Wählen Sie dann die „Datenbank.conf“-Datei aus, die Sie importieren möchten.
Sie können den Import auch für unterschiedliche Mandanten ausführen.
Sie können auch eine Struktur herunterladen, Änderungen vornehmen und diese dann wieder einspielen. Es werden dann aber nur neue Ordner hinzugefügt aber keine Ordner gelöscht, die Sie eventuell in der "Conf-Datei" gelöscht haben sollten.

Sonstiges

Hier können Sie das Passwort für den „readonly“ - Benutzer der DOCBOX®-Datenbank festlegen. Mindestens 8 Zeichen.

Dieses wird für die evtl. Anbindung von Fremdsystemen benötigt. Lesezugriff auf die Datenbank.

Für nähere Informationen dazu kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler.

E-Mail

Stellen Sie hier die Zugangsdaten für Ihren SMTP-E-Mail-Versand ein. Dies wird benötigt damit die DOCBOX® E-Mails versenden kann z.B. bei Wiedervorlagen, Adminbenachrichtigungen, Workflowmitteilungen. 

Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf „Email-Einstellungen setzen“. Haben Sie die Einstellungen richtig gesetzt, bekommt der DOCBOX®-Administrator eine „Test E-Mail“. Sollte keine Email gesandt werden, überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen. Für detailierte Informationen überprüfen Sie bitte das Log-File. Dieses finden Sie im Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\logs\docbox.log“.

Ab der DOCBOX ® Version 6.7, ist es möglich eine eigene Mail-Konfiguration für diese Cloud-Datenbank einzustellen. Die Seite hat oben eine Checkbox/Radiobox, mit der man zwischen der globalen (von aktivweb vorgegebenen Konfiguration, die der Master-Administrator einstellt) und einer eigenen Konfiguration wählen kann. Wählt der Benutzer eine eigene Konfiguration, dann muss er die Felder SMTP Benutzername, Passwort, Absender, Server, Port, TLSVerschlüsselung ausfüllen. Mit einem Speichern-Button kann er die Konfiguration speichern. Ein Test-Button ermöglicht ihm, den Mailversand mit der aktuell eingegebenen Konfiguration zu testen. Das Ergebnis des Tests wird ihm mit einer Erfolgs- bzw Fehlermeldung angezeigt. Ist keine kundenspezifische Mail-Konfiguration eingestellt oder unvollständig, so erfolgt kein Versand.

SMTP Konfiguration

Stellen Sie hier die Zugangsdaten für Ihren SMTP-E-Mail-Versand ein. Dies wird benötigt damit die DOCBOX® E-Mails versenden kann, wie z.B. bei Wiedervorlagen, Administrator-Benachrichtigungen, Workflowmitteilungen. 

Wenn Sie die Anforderungen haben, z.B. unter den Workflows unteschiedliche Absender benötigen, können sie auch mehrere Absender hinterlegen. (Standard ist Standard)
Klicken Sie dazu oben auf das Plus. Geben Sie dem Absender eienen Namen den Sie im Workflow dann auwählen können.

Geben Sie Ihre Daten ein und klicken Sie auf auf das grüne Speicher Symbol. Haben Sie die Einstellungen richtig gesetzt, bekommt der DOCBOX®-Administrator eine „Test E-Mail“. Sollte dieser keine E-Mail erhalten haben, überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen. Für detaillierte Informationen überprüfen Sie bitte das Log-File. Dieses finden Sie im Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\logs\docbox.log“.

Sie können oben rechts, unter E-Mailadresse für Testmail auch eine andere E-Mailadresse eintragen und dann auf "Testmail senden" klicken. Als Standard ist die E-Mailadresse vom Administrator eingetragen.

Sollte für den SMTP Versand ein externes Zertifikat notwendig sein, dann legen Sie dies im Ordner {Installationspfad}\certs ab, z.B. C:\DOCBOX\certs.

E-Mail Layouts

Bei den E-Mail Layouts können Sie das Erscheinungsbild Ihrer E-Mail bearbeiten.

Vergeben Sie einen Namen für Ihr Layout und fügen Sie einen Standard für Ihre Vorlage ein. Zum Beispiel eine Signatur für den Vertrieb.
Die E-Mail Layouts können im Workflow für den Versand von externen Emails verwendet werden.
Das Standard Layout ist die Vorlage der DOCBOX® Email.

Über die Schaltfläche Ansicht -> Quellcode kann die HTML-Ansicht aktiviert werden.

Über die Schaltfläche Werkzeuge -> Import können bestehende E-Mail Layouts im html-Format importiert werden. Mit Export kann ein Layout aus der DOCBOX® ins Dateisystem exportiert werden.

E-Mail Layouts können auch als Plaintext gespeichert werden.

E-Mail Templates

Bei den E-Mail Templates können Sie Textvorlagen für E-Mail erstellen.

Name: Der Name Ihrer Emailvorlage. Dieser wird als Auswahlmöglichkeit für den Externen Emailversand im Workflow angezeigt.
Metamaske: Die Auwahl der Metafelder werden im Betreff auf eine vorhandene Metamaske beschränkt. In diesem Beispiel auf die Metamaske "Fahrzeug".
Layout-Template: Wählen SIe hier das zu verwendende E-Mail Layout.
Betreff: Der Betreff mit dem die Email versendet wird. Über den Button "f(x)" können Sie Makros und Metadaten des Dokuments in den Betreff übernehmen. In diesem Beispiel das Modell und das Fabrikat des Fahrzeugs.
E-Mailtext: Es kann ein Standard E-Mailtext verfasst werden, welcher versendet wird. Ebenso könnnen hier Metadaten und Makros mit angegeben werden.

Über die Schaltfläche Ansicht -> Quellcode kann die HTML-Ansicht aktiviert werden.

Über die Schaltfläche Werkzeuge -> Import können bestehende E-Mail Templates im html-Format importiert werden. Mit Export kann ein Template aus der DOCBOX® ins Dateisystem exportiert werden.

E-Mail Templates können auch als Plaintext gespeichert werden.

OCR Konfiguration

Sprachen:

  • Die OCR-Engine kann ca. 1.000 Seiten (Standard) die Stunde lesen.
  • Voreingestellt ist „Deutsch“. Sie können bis zu vier weitere Sprachen auswählen.
  • Bei einer Auswahl von mehr Sprachen, verringert sich die Anzahl der gelesenen Seiten.

Beispiel: Bei drei ausgewählten Sprachen, kann die OCR-Engine nur noch 250 Seiten pro Stunde lesen. 

Einstellungen:

  • Threads OCR: Gibt die Anzahl der Threads an, die vom Prozessor genutzt werden sollen (Standard sind vier).

Achtung: Prüfen Sie bitte die Prozessorauslastung des Servers. Sollte der Prozessor über 70% Prozesssorlast haben, wenn Seiten gelesen werden, muss die Anzahl der Threads verringert werden (dazu ist ein Neustart der DOCBOX® nötig).

  • Re-OCR Audführungszeit: Sollte es Seiten geben die noch kein OCR Ergebnis haben (z.B. der Virenscanner hat den OCR Prozess blockiert), dann kann man hier eine Zeit einstellen wann die Seiten gelesen werden sollen (Standard 00:00 Uhr).
  • Intervall OCR Verzeichnisüberwachung: Die Zeit in dem der Ordner mit neuen OCR Seiten überwacht wird (Standard 5 Sekunden).

OCR-Prozess:

  • Der OCR-Dienst läuft (0 Seite(n) in der Warteschlange): Hier können Sie einsehen, wie viele Seiten sich noch im OCR-Spool befinden und noch nicht gelesen wurden.
  • Pause:  für Supportzwecke (z.B. Index neu erstellen)

Manuelles Re-OCR:

  • Re-OCR Modus: Fehlende OCR Ergebnisse -> wenn der Index nicht aübereinstimmt und ein neu erstellen des Index nicht hilft, kann es sein, das manche Seiten nicht von der OCR gelesen wurden. Klicken Sie dann mit dieser Option auf den Butten "Manuelles Re-OCR durchführen".
  • Re-OCR Modus: Alle Seiten in folgendem Zeitraum -> Hier kann ein Zeitraum gewählt werden in dem die OCR nochmal über alle Dokumente gestartet wird, welche in diesem Zeitraum in die DOCBOX® kamen. Achtung: Wird kein Zeitraum angegeben, werden alle Dokumente wieder in die OCR Warteschlange gestellt.
  • Seiten ohne OCR/Text Ergebnis anzeigen: Hier können Sie prüfen welche Dokumente in der DOCBOX® keine OCR oder Texterkennung haben.

 

Benutzeroberfläche

Dokumenten-Eigenschaften-Indikator:

  • In der Listenansicht der Dokumente kann sich jeder Benutzer in den Benutzereinstellungen den Dokumenten-Eigenschaften-Indikator einblenden. Dieser zeigt an welche Funktionen z.B. Klassifizierung, Workflow usw. diesem Dokument zugeordnet sind.
  • Bei Bedarf können hier die Farben angepasst werden. Neben der Auswahl aus der Farbpalette kann auch die Farbnummer oder R: G: B: Werte angegeben werden. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Sonstiges:

  • Session-Timeout: Das ist die Zeit nach der Benutzer bei Inaktivität abgemeldet werden (Angabe in Minuten). Die Einstellung gilt für alle Benutzer.

Autoarchive

Hier wird die Wartezeit für die Autoarchive Ordner Überwachung angegeben in Sekunden (Minimal sind 10 Sekunden). 

Autoarchive kann die maximale Anzahl von Dokumenten in der Autoarchive Queue beschränkt werden.
Bei einer Neuinstallation ist der Standardwert 100.

Backup

Unter Backup können Sie ein manuelles- oder ein automatisches Backup der DOCBOX®-Datenbank erstellen.

Status
Hier sehen Sie den aktuellen Status Ihres Backups. Es wird angezeigt, wann das letzte Backup erstellt wurde, ob gerade ein Backup läuft oder ob es fehlgeschlagen ist.
Mit dem Button "Manuelles Backup starten" wird eine Datensicherung in dem angegebenen Dateipfad erstellt.

Einstellungen
Verzeichnis: Geben Sie hier den gewünschten Pfad im Dateisystem an, in welchem die Datensicherung abgelegt werden soll. Es ist möglich einen lokalen Pfad am Server einzustellen oder ein Pfad in Ihrem Netzwerk.

Benutzername (falls Netzwerkpfad): Hier wird ein Benutzer angegeben, welcher Zugriff auf den angegebenen Netzwerkpfad hat.

Passwort (falls Netzwerkpfad): Das Passwort des angegebenen Benutzers.

Komprimierungsstufe: Hier wird angegeben, wie stark die Komprimierung der Datensicherung sein soll.

Maximal x erfolgreiche Backups speichern: Hier können Sie einstellen, wieviele Backups maximal gespeichert werden sollen. Jede Datensicherung die diesen Wert überschreitet, überschreibt die älteste Datensicherung.

Automatisch Backup
Ist der Schalter für ein automatisches Backup aktiviert, können Sie die Wochentage angeben, an welchen Tagen das Backup durchgeführt werden soll.
Bei Uhrzeit stellen Sie die gewünschte Uhrzeit ein, wann das Backup starten soll.

Letzte Backups
Hier sehen Sie wann Ihre letzten Backups erstellt wurden, wann die Datensicherung fertig war, die Größe der Datensicherung, die Komprimierungsstufe und den Status.

Logging

Hier wird der Log-Level für die DOCBOX® eingestellt. Standard ist 2-Standard.
Sie finden die Logs unter "C:\DOCBOX\logs".

Bitte diese Einstellungen nicht ohne direkte Anweisung des DOCBOX®-Supports ändern.

Systemnachrichten

Hier können Sie einstellen, welche Emailadressen benachrichtigt werden sollen bei:

  • Archivierung fehlgeschlagen
  • Backup
  • Autoexport fehlgeschlagen

Die Benachrichtigung für den Administrator ist im Standard aktiviert. Weitere Emailadressen müssen manuell hinzugefügt werden.

Damit die Emails verschickt werden können ist eine gültige smtp-Konfiguration nötig.

Performance-Einstellungen

Hier haben Sie die Möglichkeit die Anzeige-Einstellungen der Benutzeroberfläche anzupassen. Diese Einstellungen haben sich in der Praxis als die best-performanten Einstellungen erwiesen. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Dashboard-Einstellungen

Hier können Sie einzelne Kacheln der Startseite ausblenden. Im Standard sind alle eingeschaltet. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Dokumenten-Eigenschaften Indikator

In der Listenansicht der Dokumente kann sich jeder Benutzer in den Benutzereinstellungen den Indikator einblenden. Dieser zeigt an welche Funktionen z.B. Klassifizierung, Workflow usw. diesem Dokument zugeordnet sind. Bei Bedarf können hier die Farben angepasst werden. Neben der Auswahl aus der Farbpalette kann jetzt auch die Farbnummer angegeben werden. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

Benutzeroberfläche - Sonstiges

In der DOCBOX® können Seiten zwischen den Dokumenten verschoben oder kopiert werden. Beim Einfügen der Seiten werden diese Standardmäßig ans Ende gestellt. Hier kann eingestellt werden, ob diese an den Anfang gestellt werden sollen oder ob der Benutzer von Fall zu Fall entscheiden darf. Bei der Einstellung "Nachfragen" (unsere Empfehlung) wird dem User zuerst die Auswahl "Ans Ende stellen" vorgeschlagen. Er kann dann bei einem mehrseitigen Dokument auswählen vor welchen Seiten die vorgemerkten Blätter eingefügt, oder ob diese an den Anfang gestellt werden sollen. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen.

System-Info

Die System-Info wird für den Support benötigt und hat für Sie sonst keine weitere Bedeutung.

Session-Timeout

Über die Schaltfläche "Erweiterte Einstellungen" erreichen Sie die Einstellung für den "Session-Timeout". Dies ist die Zeit, nach welcher der Benutzer bei Inaktivität abgemeldet wird.

Standard ist 60 (1 Stunde).

Die Einstellung gilt immer für alle Benutzer. Nach dem Sie hier die Werte geändert und abgespeichert haben, müssen sich alle Benutzer abmelden und neu anmelden.

Diese Einstellung steht in der Cloud nicht zur Verfügung.