Workflow

Das Modul DOCBOX® Workflow, automatisiert Geschäftsprozesse um diese schneller und klarer zu beschreiben und so die Verteilung  von Belegen im Unternehmen gleichzeitig für alle Mitarbeiter transparent zu machen oder Eingangsrechnungen nach einem fest definierten Prozess freizugeben.

Beachten Sie bitte, dass der Workflow-Manager einen Workflow beenden und auch in andere Zustände setzen kann.

Erstellen Sie einen Workflow indem Sie, oben links, auf das Plus klicken.

Auf der linken Seite haben Sie vier Symbole:

• Kreis grün - das ist der Start des Workflows (es gibt nur einen Startpunkt)
• Kreis rot - das ist ein Endpunkt (es kann mehrere Endpunkte geben)
• Rechteck braun - das sind Knotenpunkte bei denen weitergeschaltet werden kann (es kann mehrere Knotenpunkte geben)
• Raute blau - dies sind Entwscheidungsknoten, welche bei bestimmten Bedingungen automatisch zum nächsten Knotenpunkt weiterschalten.
  Die Verbindungslinien vom Entscheidungsknoten zu einem Nachfolgeknoten können mit Ausdrücken programmiert werden um Dokumente weiterschalten zu lassen.
  Beispiel: Sie haben vom Entscheidungsknoten zwei Linien zu anderen Knotenpunkten und möchten ein Metafeld mit einem Wert überprüfen. Wenn der Wert größer oder gleich 5.000 ist, soll ein anderer Nachfolgeknoten angesteuert werden.
  Dann ist bei der Verbindungslinie zu diesem Knoten folgender Ausdruck einzugeben: meta.name_des_metafeldes>=5000
  Bei der anderen Verbindungslinie können Sie den Schalter "Standardfall, wenn keine andere Bedingung zutrifft" aktivieren.
  Näheres zu den Ausdrücken lesen Sie in unserem Regelwerk.

Sie können einen Workflow erstellen indem Sie die Symbole in das Feld ziehen und die Symoble mit den Pfeilen verbinden. Jedes Symbol hat in der Mitte einen roten Punkt. Klicken Sie mit der Maus auf den Punkt und ziehen den Pfeil, bei gedrückter linker Maustaste, zum dem entsprechenden Symbol.

Hinweis: Ein Workflow muss mindestens aus einem Start, Knotenpunkt und einem Ende bestehen. Diese müssen auch miteinander verbunden sein damit der Workflow valide ist.

Es muss mindestens der Startpunkt und der Workflowname vorhanden sein dann kann die Schablone gepeichert werden.

Vergeben Sie, auf der rechten Seite, einen Namen für den Workflow (in diesem Beispiel "Rechnung") und wählen Sie den Workflow Manager (in diesem Beispiel "Administrator") aus. Als Manager für den Workflow kann auch eine Gruppe mit mehreren Benutzern definiert werden.

Der Workflow-Manager kann nachträglich geändert werden.
In diesem Beispiel wird mit drei Workflows gearbeitet; Rechnung, Urlaubsantrag und Vertragsverwaltung. Der Workflow "Rechnung" wird als Beispiel angelegt. 

Nachdem Sie den Workflow erstellt haben, stehen Ihnen für jeden Workflow Informationen und Aktionen zur Verfügung:

• Name: Name des Workflows (kann geändert werden)
• Manager: Workflow Manager (kann geändert werden)
• Zustand: Gültig oder Ungültig (ungültig ist der Worflow wenn er nicht Valide ist)
• Verwendung: benutzt oder unbenutzt (wenn dieser Workflow in dieser Version noch nicht verwendet wurde)
• Autostart: zeigt den Ordner an wenn ein Autostart eingestellt wurde
• Vertrteter-Regeln: zeigt den Vertreter an wenn eine Vertreter Regel definiert wurde
• erstellt am: zeigt das Erstelldatum von dieser Schablone an
• zuletzt geändert: zeigt das Änderungsdatum an
• Aktionen: 
  • Bearbeiten - hier kann die Workflow Schablone bearbeiteitet / geändert werden
  • Sperren - Sperrt den Workflow 
  • Vertreter-Regel - hier kann man einen Vertreter für einen oder mehrere Knotenpunkte festlegen 
  • Löschen - löscht die Schablone

Die Informationen und Aktionen werden im einzelnen nachfolgend erläutert.

Sie können hier auch auf/absteigend Sortieren, die Spalten können durch ziehen, bei gedrücktre linker Maustaste, an eine andere Positon verschoben werden.

Nachdem Sie den Workflow angelegt haben und bevor Sie die Bearbeitung anfangen "Sperren" Sie den Workflow damit dieser nicht gestartet werden kann. Klicken Sie danach auf "Bearbeiten", der Workflow-Designer öffnet sich.

Der Workflow Designer der DOCBOX® ist so konzipiert, dass Sie ohne Programmierkenntnisse Ihre Workflows selber erstellen können. Die von Ihnen abgebildeten Prozessabläufe werden grafisch dargestellt, die Programmabläufe werden nach dem Erstellen von der DOCBOX® im Hintergrund generiert.

Der Desinger ist in vier Bereiche unterteilt: (von links nach rechts)

• Workflow-Symbole: Im Moment Start (grün), Prozess (braun), Ende (rot), Entscheidung (blau)
• Designer Aktionen:  Menüpunkte für den Designer 
• Designfeld: der Workflow
• Workflow Einstellungen: Informationen zum Workflow und Knotenpunkt

In der Symbolleiste stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung um mit dem Workflow Designer einen Workflow zu erstellen, diese werden von links nach rechts erläutert:

• Undo: letzte Aktion rückgängig machen
• Redo: letzte Aktion wiederherstellen
• Zoom In: vergößern Sie die Ansicht (Mausrad funktioniert auch)
• Zoom Out: verkleinern Sie die Ansicht (Mausrad funktioniert auch)
• Box Select: hiermit können Sie einen Bereich der Workflowschablone markieren
• Copy: ausgewählte Workflowobjekte kopieren
• Paste: kopierte Workflowobjekte einfügen
• Delete: markierte Workflowobjekte löschen
• Export: Workflowschablone ins Dateisystem exportieren
• Import: Importieren einer Workflowschablone aus dem Dateisystem
• Line Straight: ohne Funktion
• Line Taxi: ohne Funktion
• Grid On: schaltet die Gitterlinien des Workflowdesigners ab oder an
• Fit: der Zoom der Workflowobjekte wird an die Designergröße angepasst

Es stehen Ihnen folgende Knoten-Arten zur Verfügung:

• Start: (grün): (wo und wie der Workflow starten soll - es gibt nur einen Start) 
• Ende (rot): Knotenpunkt mit Aktionen und Endpunkt - es kann mehrere Endpunkte geben
• Process (braun): Knotenpunkt mit Aktionen
• Entscheidung (blau): automatisches Weiterschalten zu einem anderen Knotenpunkt anhand von Bedingungen

Die Designer-Aktionen werden hier von links nach rechts beschrieben:
 

• Aktion Rückgängig: die letzte Aktion wird Rückgängig gemacht
• Aktion Wiederhestellen: die letzte Aktion wird wieder hergestellt
• vergrößern: die Ansicht wird vergrößert
• verkleinern: die Ansicht wird verkleinert
• Objekte markieren: mit dem Lasso können Knotenpunkte markiert werden
• Kopieren: hier werden markierte Knotenpunkte kopiert
• Einfügen: hier werden markierte Knotenpunkte eingefügt
• Löschen: hier werden markierte Objekte gelöscht
• Schablone exportieren: hier kann die Schablone exportiert werden (im Moment keine Funktion)
• Schablone importieren: hier kann eine Schablone importiert werden (im Moment keine Funktion)
• freie Anordnung: die Knoten bleiben an der Position die gewählt wurde (im Moment keine Funktion)
• autom. Anordnung: die Knoten werden autmatisch angeordnet (im Moment keine Funktion)
• Raster: hier kann das Raster eingeschaltet/ausgeschaltet werden
• Vollansicht: die Schablobe wird in der Vollansicht angezeigt oder zurückgeschaltet

In dem Designfeld wird Ihr Workflow grafisch dargestellt.

• Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste, die Knoten in das Feld. Fangen Sie am besten mit dem Start an. Dann ziehen Sie einen Prozess-Knoten unter den Start und dann den Ende-Knoten unter den Prozess.
• Um die Knoten miteinander zu verbinden, ziehen Sie den roten Punkt in einem Knoten zu dem Knoten die verbunden werden sollen. Sollte der Knoten markiert sein klicken auf die weiße Fläche daneben.
• Man kann nur von einem Start-Knoten zu einem Prozess-Knoten verbinden. Zu einem Start ist keine Verbindung möglich. Wenn man mehrere Prozezze hat dann können diese untereinander verbunden werden.

Von einem Ende-Knoten kann man nicht zurück verbinden.

An dem Knotentyp Start können keine Eigenschaften konfiguriert werden. Bei den allgemeinen Einstellungen für den Workflow wählen Sie z.B das Gruppeneingangsfach "Rechnungseingang" aus. Damit liegt der Autostart des Workflow Rechnung auf dem Eingangsfach Rechnungseingang.

Das gilt auch für die Unterordner in einem Eingangsfach.

Sie können auch einen Autostart für einen Archivordner erstellen.

Designfeld - Autostart

Im "Start-Knoten" können Sie den Workflow Manager ändern und einen Autostart auf einen Ordner im Eingangsfach oder Archiv einstellen.
Stellen Sie einen Autostart auf einen Ordner ein, wird beim Eintreffen von Dokumenten der Workflow automatisch gestartet.

Im Standard Knoten stehen Ihnen verschiedene Funktionen für einen Knotenpunkt zur Verfügung.

• Name: Name des Knotenpunktes (dieser kann hier geändert werden)
• Verantwortlicher: Der Workflow Verantwortliche kann hier geändert werden 
• Gemeinsam verantwortlich: Dieser Haken ist nur zu aktivieren wenn alle Mitglieder der Gruppe zustimmen müssen (sobald das erste Gruppenmitglied eine Auswahl getroffen hat, können alle weiteren nur die gleiche Auswahl treffen)
• Notizeingabe: aktivieren Sie hier ein Notizfeld oder Notizvorgabe 
• Workflow-Info: Hier kann ein fester Bearbeitungshinweis für diesen Knoten erfasst werden
• Frist: Wählen Sie die Frist in Tagen aus, nach dieser Belege im Workflow-Dashboard als fällig gezählt werden sollen
• Weitere Benachrichtigung .. bei Erreichen an: Email an den ausgewähten Benutzerkreis wenn der Knotenpunkt erreicht wird
• Weitere Benachrichtigung .. bei Erledigung an: Email an den ausgewählten Benutzerkreis wenn der Knotenpunkt erledigt ist
• E-Mail Benachrichtigung aktivieren: Stellen Sie hier eine Karrenzzeit ein (z.B. Skontozahlungen) und wählen den/die Empfänger für die E-Mail aus 
• Externer Mailversand: E-Mail an eine weitere Person mit Dokument als Anhang 
• Auto-Stempel: setzen eines Stempels, hier kann jetzt der Platz in der Matrix mehrfach belegt werden 
• Dokument anhängen: ein Dokument aus dem Archiv anhängen 
• Dokument bei erreichen dieses Knotens verschieben: in einen anderen Ordner verschieben, archivieren oder löschen 

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Vorgänge.

Ein Verantwortlicher in einem Kontenpunkt, ist derjenige/diejenige der/die den Knoten weiterschaltet. Ein Verantwortlicher kann ein Benutzer oder auch eine Gruppe sein. Wenn der erste aus einer Gruppe den Knoten weiterschaltet, steht den anderen Mitgliedern der Gruppe der Knotenpunkt für dieses Dokument nicht mehr zur Verfügung.

Hinterlegen Sie einen Benutzer, z.B. Benutzer1, als Knotenverantwortlichen und änern den Benutzer zum Administrator, kann dieder den Knoten nicht weiterschalten. 

Markieren Sie das Notizfeld und Sie haben diese Optionen für Notizen:

• Lassen Sie das Feld frei und Sie können dann eine Notiz bei einer Weiterschaltung eingeben.
• Geben Sie einen Text ein der dann übernommen und geändert werden kann, ähnlich Textbaustein
  z.B.
  Konto:
  Kostenstelle:

Markieren Sie das Feld Workflow-Info und Sie können hier einen festen Text erfassen mit Hinweisen für diesen Knoten z.B. Kurzanleitung

Dieser Text wird bei diesem Knoten angezeigt und kann nicht innerhalb des Workflows geändert werden.

An dem Knotentyp Start können nur folgende Punkte hinterlegt werden:
Um an die Einstellungen zu kommen klich Sie auf die weiße Fläche.

• Name: Der Name des Workflows (Schablone) - der Name muss eindutig sein kann aber im nachhinein geändert werden
• Manager: eine Person oder Gruppe die den Workflow managen kann (z.B. Workflow abbrechen oder Dokument in einen bestimmten Knoten setzen)

Durch markieren eines Knoten kommen Sie in die Knoten-Einstellungen. Unter dem Reiter Allgemein können Sie folgernde Einstellungen für diesen Knoten hinterlegen. 

• Name: Name des Knotenpunktes muss Eindeutig sein (dieser kann hier geändert werden)
• Farbe: ändern Sie hier die Farbe des Knoten
• Schriftfarbe: ändern Sie hier die Farbe der Schrift
• Verantwortlicher: Der Knoten-Verantwortliche kann hier geändert werden (es kann eine Benutzer oder eine Gruppe sein, z.B. sind in einer Gruppe drei Benutzer dann reicht es wenn einer der 3 Benutzer weiterschaltet) 
• Gemeinsam verantwortlich: Dieser Haken ist nur zu aktivieren wenn alle Benutzer in der Gruppe zustimmen müssen (Beispiel von oben alle drei Benutzer müssen den Knotenpunkt weiterschalten (sobald das erste Gruppenmitglied eine Auswahl getroffen hat, können alle weiteren nur die gleiche Auswahl treffen)
• Notizeingabe: aktivieren Sie hier ein Notizfeld oder Notizvorgabe ( diese kann optional oder zwingend sein)
• Workflow-Info: Hier kann ein fester Bearbeitungshinweis für diesen Knoten erfasst werden
• Frist: Wählen Sie die Frist in Stunden aus, nach dem Dokumente im Workflow-Dashboard als überfällig angezeigt werden sollen (Workflow-Dashboard unter Benutzer Workflow)
• Nachfolgeworkflow: Wählen Sie hier einen anderen Workflow aus, wird an diesem Knotenpunkt das Dokument in diesen angegebenen Workflow übergeben.
• Metamaske: Wird unter diesem Punkt eine von Ihnen erstellte Metamaske angegeben, öffnet sich beim erreichen dieses Knotenpunkts die Metamaske, damit der Benutzer die Metafelder befüllen kann.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow.

Unter dem Punkt Automatisch weiterschalten können Sie ein Dokument automatisch zum nächsten Knotenpunkt weiterschalten lassen, ohne das ein Benutzer dies manuell durchführen muss.
DIes kann benötigt werden, wenn Sie einen separaten Knotenpunkt für automatische Aktionen im Workflow erstellen möchten, wie z.B. ändern des Dokumentennamen oder befüllen von Metadaten.
 

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow. 

Unter dem Punkt können Sie eine Zeit (in Minuten) eingeben.Sobald ein Dokument in diesem Knotenpunkt landet und diese Zeit abgelaufen ist werden zusätzlich Benutzer/-gruppen per Email informiert, falls das Dokument nicht weitergeschaltet wurde. (zuständige Benutzer werden immer benachrichtigt):
 

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow. 

Hier können Sie die Reihenfolge der Nachfolgeknoten festlegen, wie der Bediener die Knotenpunkte in der Workflowübersicht sieht.
Um die Nachfolgeknoten zu sortieren ziehen Sie per Drag & Drop die Felder an den drei Strichen in die gewünschte Position.
 

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow. 

Durch markieren eines Knoten kommen Sie in die Knoten-Einstellungen. Unter dem Reiter E-Mail Benachrichtigung können Sie folgernde Einstellungen für diesen Knoten hinterlegen. 

• .. bei Erreichen an: eine E-Mail wird an den ausgewähten Benutzer oder Gruppe gesendet  wenn der Knotenpunkt erreicht wird
• .. bei Erledigung an: eine E-Mail wird an den ausgewähten Benutzer oder Gruppe gesendet  wenn der Knotenpunkt erreicht wird

Wenn der Regler "Weitere Benachrichtigungen aktivieren" aktiviert wird können hier folgende Einstellungen vorgemommen werden.

• Karrenzzeit (Std.): Stellen Sie hier eine Karrenzzeit ein (z.B. 48 Stunden) wird die Karenzeit erreicht bekommt der Workflow-Manager und der Knotenverantwortliche eine E-Mail (oder die Benutzer in den hinterlegten Gruppen
• Informiere zusätzlich: hier können weitere Benutzer oder Gruppen ausgewählt werden die zurüglich zu dem Workflow-Manager und Knotenverantwortliche eine E-Mail, nach Ablauf der Karenzzeit, informiert werden sollen

Hinweis! Um E-Mails aus der DOCBOX® zu versenden muss der SMTP Konfiguriert sein.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow.

Mit dem Externen Mailversand können Sie einer oder mehreren externen Person eine E-Mail in dem Knoten zukommen lassen, z.B. Schadensmeldung zu einer Versicherung. Sie können den Mailversand wie folgt einstellen:

• Externe Mail versenden: Aktivieren Sie den Mailversand (Standard nicht aktiviert)
• E-Mail-Vorlage: Wählen Sie hier Ihre E-Mail-Vorlage welche zum versenden verwendet werden soll
• Empfänger E-Mail Adressen: Geben Sie hier eine oder mehrer E-Mailadressen an (E-Mailadresse eingeben durch Enter bestätigen)
• Empfänger CC: Geben Sie hier weitere Empfänger an, welche die Email als Kopie erhalten sollen
• Empfänger BCC: Geben Sie hier weitere Empfänger, welche die Email als Blindkopie erhalten sollen
• Absender E-Mail: Geben Sie hier Ihr Email-Konto an, welches Sie zur Versendung der Email verwenden möchten
• Anhang: Sie können ein Dokument anhängen, das aktuelle Dokument (mit Annotationen), Original PDF (ohne Anntodationen), Original Datei(en) dann werden alle Oroginal Dateien des Dokumentes versendet oder keinen Ahnhang
• Versende-Zeitpunkt: ob die E-Mail beim erreichen oder erledigen des Knoten versandt werden soll

Hinweis! Um E-Mails aus der DOCBOX® zu versenden muss der SMTP Konfiguriert sein.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow.

Sie können Dokumente im Workflow automatisch innerhalb des Eingangsfachs oder Archivs, in Ordner verschieben. Verschieben Sie ein Dokument z.B. in den Ordner "Rechnung zu klären" wenn die Rechnung falsch oder unvollständig ist oder in den Unterordner, der dem Knoten zugeordnet ist.

Achten Sie darauf, dass die weiteren Benutzer in dem Workflow Zugriff auf den Ordner haben.
Dokumente aus dem Archiv können nicht zurück in das Eingangsfach verschoben werden.

Fügen Sie Dokumente/Seiten dem Dokument im Workflow zu. Die Dokumente/Seiten werden dem Workflow-Dokument angefügt. So können Sie z.B. ein Handbuch erstellen, mit unterschiedlichen Komponenten. Es können nur Dokumente/Seiten aus dem Archiv hinzugefügt werden.

Bei dem Auto-Stempel können sie Stempel automatisch setzen wenn das Dokument in diesen Knotenpunkt verschoben wird.

Wählen Sie einen Stempel und plazieren Sie diesen an die gewünschte Stelle auf der Seite. Sie sehen dann auch eine Vorschau. Sie können auch mehrere Stempel setzen. Bedenken Sie bitte, dass wenn Sie in einem anderen Knotenpunkt die selbe Position ausgewählt haben wird der Stempel eventeuell über den anderen Stempel gesetzt.

Sie haben auch die Möglichkeit den Stempel auf eine andere Seite zu setzen. Wählen Sie dazu die Seite aus auf die der Stempel gesetzt werden soll, oder Sie fangen mit der letzten Seite an von der gezählt werden soll.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow.

Fügen Sie Dokumente/Seiten dem Dokument im Workflow zu. Die Dokumente/Seiten werden dem Workflow-Dokument angefügt. So können Sie z.B. ein Handbuch erstellen, mit unterschiedlichen Komponenten. Es können nur Dokumente/Seiten aus dem Archiv hinzugefügt werden.

Die erste Seite des Workflow-Dokuments ist in 24 Positionen aufgeteilt. Sie können pro Knotenpunkt eine Position selektieren. Ein von Ihnen gewählter Stempel aus Ihren Stempelvorlagen wird dann auf diese Position gesetzt. Felder die schon verwendet werden sind ausgegraut.

Im End Knoten stehen Ihnen die meisten Funktionen wie im Standard Knotenpunkt zur Verfügung soweit diese sinnvoll sind. Zusätzlich gibt es nachfolgende Funktionen:

• Dokument bei erreichen dieses Knotens verschieben: in einen anderen Ordner verschieben, Archivdialog, Löschen 
• Nachfolge Workflow: startet einen anderen Workflow 

Wenn Sie "Nicht verschieben" ausgewählt haben, endet der Workflow hier und das Dokument bleibt in dem aktuellen Ordner liegen. Weitere Optionen sind:

Archivieren mit Archivierungsdialog  - bedeutet, dass wenn dieser Knotenpunkt erreicht wird sich der "Archivierungsdialog" öffnet und Sie das Ablageziel wählen können, z.B. Ablage nach Kunden

Dokument Löschen / in Papierkorb verschieben - bedeutet, dass wenn dieser Knotenpunkt erreicht wird sich der Löschdialog im Eingangsfach, bzw. der Papierkorbdialog im Archiv öffnet

Verschieben  - Bei dieser Option können Sie einen Ablagepfad im Archiv definieren. Dabei können auch Makros verwendet werden, diese beziehen sich immer auf das Tagesdatum.

Sie haben die Möglichkeit Dokumente zu verschieben, löschen oder zu archivieren. Jenachdem wo Sie das Dokument befindet stehen nicht alle Möglichkeiten zur Verfügung. z.B. Das Dokument befindet sich im Archiv, dann steht der Button archivieren mit Dialog nicht zur Auswahl. Standard ist "nicht verschieben" ausgewählt.

Dokument bei erreichen dieses Knoten... (diese Aktion wird ausgeführt wenn in diesen Knoten weitergeschaltet wird)

• verschieben nach: Stellen Sie hier ein in welchen Ordner Archiv oder Eingangsfach das Dokument verschoben werden soll ( beachten Sie bitte das Dokument die im Archiv sind nicht in das Eingangsfach verschoben werden können - ebenso das der Verantwortliche Zugriff auf den Ordner hat indem das Dokument verschoben werden soll) Im "Ordner auswählen" Dialog können auch Makros, Funktionen und Metadaten angegeben werden. Ist ein Ordner in der DOCBOX® noch nicht angelegt, wird der Ordner automatisch in dem angegeben Pfad erstellt.
• Dokument löschen (Eingangsfach) / in Papierkorb verschieben (Archiv):  diese Aktion steht nur im End-Knoten zur Verfügung ( beachten Sie bitte das Dokument im Eingangsfach ohne Rückfrage gelöscht werden - diese Auswahl empfehlen wir nicht besser in einen Ordner verschieben, im Archv werden sie ohne Rückfrage in den Papierkorb gelegt )
• Archivieren mit Dialog (falls Eingangsfachdokument): diese Aktion steht nur im End-Knoten zur Verfügung
   

Bei Verlassen Knoten... (diese Aktion wird ausgeführt wenn zu einem anderen Knoten weitergeschaltet wird)

• verschieben nach: Stellen Sie hier ein in welchen Ordner Archiv oder Eingangsfach das Dokument verschoben werden soll ( beachten Sie bitte das Dokument die im Archiv sind nicht in das Eingangsfach verschoben werden können - ebenso das der Verantwortliche Zugriff auf den Ordner hat indem das Dokument verschoben werden soll). Im "Ordner auswählen" Dialog können auch Makros, Funktionen und Metadaten angegeben werden. Ist ein Ordner in der DOCBOX® noch nicht angelegt, wird der Ordner automatisch in dem angegeben Pfad erstellt.
• verschieben mit Dialog: es öffnet sich der Dialog zum verschieben eines Dokuments
• Archivieren mit Dialog (falls Eingangsfachdokument): diese Aktion steht nur im End-Knoten zur Verfügung

Bei den Aktionen verschieben nach, verschieben mit Dialog und Archivieren mit Dialog können Sie auch noch Zusätzliche Kopien in einen oder mehrere Ordner ablegen.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow.

Unter dem Punkt Regelwerk Metadaten können Sie Metadaten mithilfe von Funktionen oder anderen Metadaten automatisch befüllen lassen.

Klicken Sie auf "+ Neue Regel hinzufügen", dadurch erscheint das Feld "zu befüllendes Metafeld". Hier wählen Sie Ihr Metafeld aus.
In dem Feld "Wert" können Sie die Funktion eintragen, mit der das Metafeld befüllt wird.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow. 

Unter dem Punkt Regelwerk Änderung Dokumentname können Sie den Dokumentnamen mithilfe von Funktionen oder Metadaten automatisch ändern.

Hierzu tragen Sie in das Feld "Neuer Dokumentname" Funktionen und/oder Metadaten ein.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow. 

Hier haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge der Knotenpunkte anzupassen. Sortieren kann man nur wenn es mehrere Nachfolge-Knoten gibt. 

Wenn ein Workflow erstellt wird dann werden Standard gemäß, die Knoten, in der Rehenfolge angezeigt wie die Knotenpunkte angelegt wurden. z.B. Prüfer 2 wurde als ersten angelegt, dann wird in der Workflowansicht Prüfer 2 und dann Prüfer 1 angezeigt. Druch klicken auf die drei Pfeile und halten der linken Maustaste können Sie die Position der Knoten verschieben, so dass die Reihenfolge dann andersherum ist. Prüfer 1 Prüfer 2.

Achtung! Änderungen die bei einem Workflow getätigt werden, werden nicht auf Dokumente angewandt die sich aktuell in diesem Workflow befinden. Die Änderungen gelten erst für anschließend neu gestartete Dokumente in diesem Workflow. 

Sie können einen Prozess in einem Workflow abbilden. Es ist manchmal sinnvoller Workflows aufzuteilen, z.B. Reparaturabwicklung. Für unterschiedliche Geräte gibt es unterschiedliche Prozesse bei den Herstellern. Legen Sie sich Workflows für Hersteller 1, Hersteller 2, etc. an. Damit müssen Sie nur den Workflow des einzelnen Herstellers anpassen und nicht den ganzen Workflow.

Sie können hier dann den Nachfolge Workflow Starten - Hersteller 1

Abweichend vom Standardknoten kann im Knoten Signatur Start folgende Voreinstellung getroffen werden.

Typ der Signatur  - währen Sie die Art der Signatur aus, nur Unterschrift oder elektronische Signatur. Die entsprechenden Einstellungen im DOCBOX®Client  sind ebenfalls vorzunehmen.

Art des Dokuments - Originalinhalt ohne Annotationen oder das Vorschaudokument mit Auswahl der gewünschten Annotationen.

Im Knoten Signatur Ende sind keine zusätzlichen Einstellungen erforderlich.

Mit dem Button "Export" kann ein bestehender Workflow exportiert werden und in eine andere DOCBOX® über den Button "Import" importiert werden. 

Dazu öffnet sich ein Dialogfenster um den Export bzw. Import auszuführen.

Bitte beachten: Beim Import ist ein leerer Workflow vorher anzulegen, dieser wird überschrieben.

Auf diese Weise kann ein Workflow auch kopiert werden.

Da die Benutzer und Ordner bei jeder DOCBOX® unterschiedlich sind, wird als zuständig für alle Knoten der Administrator gesetzt und die Verschieben-Funktion zurückgesetzt.

Nachfolgend wird beschrieben wie ein Workflow erstellt wird. Der Workflow "Rechnung" wird ein einfacher Workflow mit Knotenpunkten - Start, Prüfen, Prüfer1, Prüfer2, Rückfrage, Verwerfen, Buchen und Archiv bezahlen sein. Es werden verschiedene Aktionen in den Knotenpunkten eingebunden.

Klicken Sie in der Workflowübersicht, oben links, auf das Plus.

Ziehen Sie das Start-Symbol in den Designer und geben Rechts den Workflow Namen ein "Rechnung".

Ziehen danach das Prozess-Symbol unterhalb vom Start. Markieren Sie das Prozess-Symbol und geben rechts "Prüfen" ein. Fahren Sie mit der Maus über den Startpunkt und ziehen den roten Kreis, bei gedrückter linker Maustaste auf Prüfen. Damit ist die erste Verbindung hergestellt.

Hinweis: Der erste sichtbare Knotenpunkt ist Prüfen (nicht Start). Es gibt auch nur eine Verbindung vom Startpunkt.

Ziehen Sie nun 2 weitere Prozesse in den Designer und nennen den einen "Prüfer 1" und den zweitern "Prüfer 2". Ziehen Sie den roten Punkte von Prüfen ein mal nach "Prüfer 1" und noch mal nach "Prüfer 2".

Durch Klicken Sie auf den Knoten z.B. "Prüfer1" und ziehen den Knoten, bei gedrückter linken Muastaste, auf die Position die Sie möchten. 

Sie sollten jetzt zwei Knoten haben (Prüfer1 und Prüfer2) die vom Knotenpunkt "Prüfen" abzweigen.

Sie sollten jetzt zwei Knoten haben (Prüfer1 und Prüfer2) die vom Knotenpunkt "Prüfen" abzweigen.

Erstellen Sie jetzt von dem Knotenpunkt "Prüfer1" einen neuen Standard Knoten "Beleg OK Buchen".
Danach Klicken Sie auf "Prüfer2" und wählen, oben links Verbindung zum anderen Knoten herstellen, aus. Selektieren Sie jetzt den Knoten "Beleg OK Buchen" und Klicken auf "Erstellen".

Ziehen Sie einen weitern Prozess-Knoten unterhalb Prüfen und nennen dieses Knoten "Beleg OK Buchen".
Verbinden Sie jetzt "Prüfer 1" und "Prüfer 2" mit dem Knoten "Beleg OK Buchen"

Sie haben jetzt vom Knotenpunkt "Prüfen" eine Verzweigung zu "Prüfer1" und "Prüfer2" erstellt und von "Prüfer1" und "Prüfer2" eine Zusammenführung zum Knoten "Beleg OK Buchen" hergestellt.

Sie haben jetzt vom Knotenpunkt "Prüfen" eine Verzweigung zu "Prüfer1" und "Prüfer2" erstellt und von "Prüfer1" und "Prüfer2" eine Zusammenführung zum Knoten "Beleg OK Buchen" hergestellt.

Ziehen Sie einen Prozess-Knoten zwischen "Prüfer 1" und  "Prüfer 2" und nennen diesen Knoten "Nachfrage".  

Verbinden Sie "Prüfer1" und "Prüfer 2" mit dem Knoten "Rückfrage". Verbinden "Rückfrage" zu "Prüfer1" und eine weitere Verbindung zu "Prüfer2". Jetzt können Dokumente von "Prüfer1" und "Prüfer 2" an die "Nachfrage geben werden und von der "Nachfrage zurück an "Prüfer 1" oder "Prüfer 2".

Damit der Workflow konsistent ist, müssen ein oder mehrere End-Knoten vorhanden sein. Ziehen den Ende-Knoten unterhalb von "Beleg OK Buchen" und nennen diesen End-Knoten "Beleg archivieren". Verbinden Sie den Prozess-Knoten "Beleg OK Buchen" mit dem End-Knoten "Beleg archivieren".

Ziehen Sie einen weiteren End-Knoten zwischen "Start" und "Prüfer 2". und nennen diesen End-Knoten "Beleg verwerfen". Verbinden Sie den Prozess-Knoten "Rückfrage" und "Prüfen" mit dem End-Knoten "Beleg verwerfen". Speichern Sie den Workflow. (Speichern Sie zwischendurch immer Ihren Workflow)

Somit haben Sie einen einfachen Workflow Rechnung erstellt. Dieser gilt als Beispiel und sieht sicherlich in jedem Unternehmen anders aus. Mit dem Workflow der DOCBOX® können Sie diesen aber individuell für Ihr Unternehemen erstellen.

Erstellen Sie zuerst den Workflow und dann erst die Knoten-Einstellungen, haben Sie zwischndurch Änderungen und Löschen Knoten machen Sie die Arbeit nicht doppelt.

Nachfolgend können Sie die Knoten nach Ihren Anforderungen, wie oben unter Konten-Einstellungen, anpassen.

Es wird jetzt erläutert wie die Knoteneigenschaften eingestellt werden.

Start: Der Workflow Manager ist der Administrator. (Empfehlung: Wählen Sie hier einen Benutzer der die Befugnis haben darf Workflow abzubrechen und auch Workflow Zustände ändern darf)
Der Workflow hat den Autostart auf das Eingangsfach "Rechnung". Das bedeutet sobald ein Dokument in dem Eingangsfach "Rechnung" abgelegt wird startet der Workflow "Rechnung".

Die Eigenschaften für den Standard-Knoten "Prüfen":
Hier wird als Verantwortlicher die Gruppe "Empfang" gewählt. Die Gruppe "Empfang" soll nur entscheiden ob es zum "Prüfer1" oder "Prüfer2" weitergeschaltet wird.
Sonst werden keine weiteren Einstellungen vorgenommen.