Notizen Farbverwaltung:

• Es stehen Ihnen 20 Notizen mit unterschiedlichen Farben zur Verfügung. Um die anderen 10 Farben zu sehen, klicken Sie oben links auf die Pagenierung und wählen Seite 2. Die Ansicht kann je nach den Einstellungen in den Benutzereinstellungen abweichen.
• Es sind standardmäßig alle 20 Farben aktiviert und durch das Entfernen des Haken können Sie Farben deaktivieren.
• Bei Bedarf können hier die Farben angepasst werden (der Pfeil neben der Farbe). Neben der Auswahl aus der Farbpalette, kann auch die Farbnummer oder die R: G: B: Werte angegeben werden. Denken Sie bitte daran, dass diese Einstellungen alle DOCBOX®-Benutzer betreffen. Ebenso kann die Schriftfarbe geändert werden und es steht Schwarz und Weiß zur Verfügung. Klicken Sie dazu in das Feld Textfarbe hinter der Farbe.
• Wenn Sie die Farbe wieder in den Standard zurücksetzen möchten, klicken Sie auf das Symbol mit dem Halbkreis. 
• Um Änderungen zu speichern, klicken Sie bitte auf die Diskette.

Auf der Übersichtsseite sehen Sie die von Ihnen angelegten Stempel. Durch klicken auf einen der Stempel auf der linken Seite, können Sie diesen bearbeiten. Als Standard gibt es keine Stempel. 

Um einen neuen Stempel oder Bildstempel anzulegen, klicken Sie oben links auf das "Plus Sympol".

Unter den Einstellungen selektieren Sie "Textstempel". Nehmen Sie nun die Einstellungen vor, die der Stempel später haben soll. Sie sehen auf der rechten Seite eine Vorschau, wie der Stempel auf einer DINA später aussieht.

• Stempeltext: Name des Stempels
• Farbe: Farbe des Stempels (Standard #9090ff)
• Zeige Rahmen: Ob der Stempel einen Rahmen haben soll (Standard Regler an)
• Zeige Hintergrund: Der Stempel hat die ausgewählte Farbe als Hintergundfarbe, die Schrift ist schwarz. Setzt man den Regler auf aus, dann hat der Stempel einen weißen Hintergrund und die Schrift hat die ausgewählte Farbe (Standard Regler an).
• Textgröße Stempelname: Hier können Sie die Textgröße vom Stempelnamen ändern (Standard 12).
• Textgröße Text: Wenn es sich um einen Stempel mit Texteingabe handelt, kann hier die Größe des Textes eingestellt werden (Standard 10).
• Erlaube Texteingabe: Hier kann man bei dem Stempel einen Text einfügen (Standard Regler aus).
• Textgröße Benutzer/Datum: Hier wird die Größe vor Anzeige des Benutzers und Datum eingestellt (Standard 10).
• Zeige Benutzernamen: Soll der Benutzername im Stempel angezeigt werden (Standard Regler aus).
• Erlaube Datumseingabe: Soll das Stempeldatum geändert werden können (Standard Regler aus).
• Zeige Datum: Soll das Stempeldatum angezeigt werden (Standard Regler aus).
• Datumsformat: Wie soll das Datum angezeigt werden. (Standard im Format: dd.MM.yyyy, hh:mm)
• Zeige Stempeltext: Soll der Stempeltext angezeigt werden (Standard Regler an)
• Paginierstempel: Soll es sich um einen Paginierstempel handeln. Ein Paginierstempel zählt die Anzahl wie oft der Stempel bereits benutzt wurde. Im Standard ist der Regler ausgeschaltet. Wird der Regler aktiviert, zählt die Nummer des Paginierstempels immer um eins hoch. Es kann ein Präfix vergeben werden, welches immer vor die Zahl angehängt wird. Ebenso kann die Mindestanzahl der Stellen angegeben werden. Zum Beispiel "3", dadurch wird immer eine dreistellige Nummer erzeugt.

Sobald Sie mit den Eingaben fertig sind, müssen die Stempel den Benutzern zugeordnet werden. Wenn dies nicht gemacht wird, kann nur der Administrator die Stempel sehen und nutzen.

Für die Änderungen scrollen Sie nach unten auf der Seite. Hier haben Sie die Gruppen und die Benutzer aufgelistet. "Alle Benutzer" bedeutet in diesem Fall "Alle Benutzer", die Gruppen - die Benutzer die in der Gruppe sind, Benutzer - oder ein oder mehrere Benutzer.

Diese Einstellungen können jederzeit geändert werden.

Klicken Sie oben rechts auf die Diskette um Ihre Eingaben zu speichern. 

Unter den Einstellungen selektieren Sie "Bildstempel". Nehmen Sie nun die Einstellungen vor, welche der Stempel später haben soll. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau des Stempels, wie dieser später auf einer DIN A4 Seite aussieht.

• Datei (max. 500 KB): Klicken Sie auf "Datei auswählen" und wählen Sie eine *.png Datei aus (nicht größer als 500KB).
• Stempelbreite: Hier können Sie die Stempelbreite ändern. Die Größe wird beim Stempel setzen genommen, kann jedoch beim Stempeln noch geändert werden (Standard 10).

Sind Sie mit den Eingaben fertig, müssen Sie diesem Stempel noch Benutzer zuordnen. Sollten keine Benutzer zugeordnet worden sein, sieht nur der Administrator den Stempel und kann diesen nutzen.

Scrollen Sie dafür nach unten auf der Seite. Sie haben dann die Gruppen und die Benutzer aufgelistet. "Alle Benutzer" bedeutet in diesem Fall "Alle Benutzer", die Gruppen - die Benutzer die in der Gruppe sind, Benutzer - oder ein oder mehrere Benutzer.

Die Einstellungen können jederzeit geändert werden.

Klicken Sie oben rechts auf die Diskette um Ihre Eingaben zu speichern. 

Der Papierkorb löscht keine Dokumente, sondern setzt die Dokumente oder Seiten inaktiv, damit die Dokumente nach einer bestimmten Zeit für den Benutzer nicht mehr sichtbar sind.

Stellen Sie die Zeit ein, wie lange die Dokumente oder Seiten für den Benutzer sichtbar sein sollen. Betrifft nur die Benutzer, die nicht löschberechtigt sind. Diese Zeiten können jederzeit angepasst werden.

Legen Sie Löschberechtigte unter den Benutzereinstellungen für den jeweiligen Benutzer fest.

Mehr Informationen zu Thema "Löschen" finden Sie in dem Abschnitt "Löschen DSGVO".

Standardmäßig akzeptiert die DOCBOX® Dateien des Formats PDF, TIF, GIF, PNG und JPG. Alle anderen Dateitypen bezeichnen wir als Binärdateien. Bei diesen wird soweit möglich auch der Volltext für die schnelle Suche ausgelesen.

Sie können hier festlegen, ob in der DOCBOX® Binärdateien gespeichert werden können.

Dateitypen zulassen:

• Keine: Es sind keine Binärdateien erlaubt.
• Alle: Es sind alle Binärdateien erlaubt.

Benutzerdefiniert: Geben Sie hier einzeln die Dateitypen an, die Sie erlauben möchten. Wie z.B. .svg oder wählen Sie die Endungen z.B. „docx“ um Winword-Dokumente zu erlauben.

Maximale Größe (kB) für alle Dateitypen: Geben Sie hier den Wert ein, wie groß Dateien sein dürfen die archiviert werden sollen (Standard 0). Achtung: betrifft alle Dateien auch z.B. PDF.

Es sind bis zu 200 MB möglich.

Unter "Gruppen und Rechte" kann das Recht für einzelne Benutzer gesetzt werden, ob diese Benutzer Binärdateien archivieren dürfen.

Nicht erlaubte Binärdateien oder zu große Dateien werden von der DOCBOX® nicht archiviert (Log-File). Der Benutzer erhält hier einen Hinweis.

Beachten Sie bitte, dass der Datenbankspeicher rapide anwachsen kann, wenn Sie Binärdateien erlauben.

Die Auswertung der Löschprotokolle wird Ihnen in einer Tabelle angezeigt. Hier werden auch die Basis-Informationen aufgelistet. 

Sie können sich diese Liste ebenso als CSV-Datei ausgeben lassen.

Das Löschprotokoll wird für jeden Löschvorgang, unveränderbar und nicht löschbar in der Datenbank abgelegt. Sie können das Löschprotokoll z.B auf eine Anfrage zum Nachweis hernehmen.

Folgende Filter können eingestellt werden:

• Zeitraum von bis: wählen Sie das Start-Datum und das End-Datum der Suche aus
• Gelöscht von: wählen Sie den Benutzer aus (Administrator bzw. Löschberechtigte)

Zudem stehen Ihnen noch weitere Information in den Spalten zur Verfügung:

• Löschdatum
• gelöscht von
• Dokument
• Anzahl Seiten
• ehemaliger Ablageort
• Löschgrund

Sie können hier auf- und absteigend sortieren und für jede Spalte Filter setzen.

Oder Sie starten die Auswertung über alle Löschprotokolle, indem Sie auf "Auswertung starten" klicken.

Mehr Informationen zum Löschen finden Sie auch unter "Löschen DSGVO".

Um die Löschvorschläge benutzen zu können wird das Modul Dokumentenklassifizierung benötigt.

Bei den Löschvorschlägen werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, bei denen die Aufbewarungsfrist zum heutigen Datum endet, oder bereits abgelaufen ist. (Standardfilter)

Hier können Sie einzelne Dokumente markieren oder mit dem Button links oben alle Dokumente markieren und löschen.

Zusätzlich können Sie die Löschvorschläge nach folgenden Kriterien filtern:
- Name des Dokuments
- Letztes Seiten-Erstelldatum
- Anzahl Seiten
- Ablageort
- Dokumentenklassen
- Max. Aufbewahrungsfrist
- Ende der Aufbewahrungsfrist (Standard: <= aktuelles Datum)

Benutzer können sich per E-Mail über das Ablegen von Dokumenten in einen Ordner informieren lassen.

Klicken Sie oben links auf das "Plus Symbol" um eine neue Ordner-Benachrichtigung anzulegen.

Wählen Sie den Ordner aus der überwacht werden soll. Geben Sie unter E-Mails eine oder mehrere E-Mail-Adressen an, die eine Benachrichtigung erhalten sollen.

Dazu muss im Administrationsbereich unter "Servereinstellungen SMTP Konfiguration" die SMTP Konfiguaration eingerichtet sein. Es wird nur eine Benachrichtigung über „Neue Dokumente“ in einem Ordner verschickt. Werden Seiten einem bestehenden Dokument hinzugefügt, erfolgt keine Benachrichtigung.

In der E-Mail zur Ordnerbenachrichtigung befindet sich ein Link zu diesem Ordner und ein weiterer Link zum neuen Dokument.

Dieses wird nur für das Archiv angeboten.

Sie können Dokumenten-Klassen automatisch einem Ordner hinzufügen.
Klicken Sie dazu auf "Neue Autoklassifizierungsregel erstellen".
Wählen Sie aus ob Sie die "Autoklassifizierung" auf einem Ordner im Eingangsfach oder im Archiv hinzufügen möchten. Selektieren Sie einen Ordner und die Dokumenten-Klasse und Klicken danach auf "Erstellen". Sobald Dokumente in diesem Ordner abgelegt werden, bekommen die Dokumente, in diesem Beispiel die Dokumenten-Klassse "Rechnung". Wenn Sie mehrere Dokumenten-Klassen vergeben möchten, wiederholen Sie den Vorgang. Dokumenten-Klassen können auch wieder manuell entfernt werden.

Dokumenten-Klassen können nur auf den untersten Ordner vergeben werden.

Dokumenten-Klassen unterstützen Sie beim Löschen (Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen). Erfahren Sie mehr unter "Löschvorschläge".

Um nachträglich eine Dokumenten-Klasse auf einen Ordner oder ein Dokument zu setzen s.u. Eingangsfach.