Module

Unter den Modulen finden Sie die Module der DOCBOX®. Module sind kostenpflichtig und können jederzeit hinzugebucht werden.

Für mehr Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Andministrator oder Fachhändler.

Das DOCBOX® Application Programming Interface (API) ermöglicht es, dass andere Programme mit der DOCBOX® kommunizieren können. Daher ist es auch möglich, dass andere Programme auf Funktionen wie z.B. Archiv-Bearbeitung zugreifen können.

Die DOCBOX® verwendet die OpenAPI Technologie. Wir unterstützen sowohl das ".xml" als auch das "JSON Format".

Einen Überblick über die Funktionen finden Sie unter:

• DOCBOX® API Version 7 (aktuellste Version)
• DOCBOX® API Kompatibilitätsfunktionen in der Version 7 (für Version 6)

In der DOCBOX® wird durch Klicken auf das Plus Zeichen oben links ein API Key erzeugt.

Bitte kopieren Sie sich diesen. Sobald die API gespeichert wurde, kann der API Key nicht mehr ausgelesen werden.

Sie können durch Klicken auf das "neu erzeugen" Symbol, einen neuen API Key erzeugen.

• Benutzer: Legen Sie hier den Benutzer fest, der den API Key benutzen darf (Standard Administrator).
• Gültigkeitsdauer: Legen Sie hier eine Güligkeitsdauer für den API Key fest. Sie können zwischen 30, 60, 90 Tagen oder unbegrenzt wählen (Standard ist unbegrenzt).
• Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für den API Key ein. 

Für weitere Informationen zur REST-API kontaktieren Sie bitte Ihren Fachhändler.

Das Modul AutoArchive ist eine Ordnerüberwachung innerhalb der DOCBOX®. Sie haben damit die Möglichkeit, Dokumente die in einem vordefinierten Ordner abgelegt werden, direkt im Archiv oder Eingangsfach  abzulegen. Um eine neue AutoArchive-Regel zu erstellen, klicken Sie oben links auf das "Plus Symbol".

Füllen Sie das Dialogfeld „Neue AutoArchive Regel erstellen“ aus. In diesem Beispiel wie folgt:

• Name der Regel: Ordnername, der im Ordner „C:\DOCBOX\Autoarchive“ erstellt wird.
• Zielordner: Archiv-Ordner in dem die Dokumente automatisch abgelegt werden.
• Name des Zieldokuments: Hier haben Sie die Möglichkeit einen Dokumentennamen anzugeben in dem alle Seiten in diesem Archive-Ordner zusammengefasst werden sollen. Beispiel: Sie möchten alle Rechnungen die in diesem Ordner abgelegt werden in einem Dokument haben, z.B „Rechnungen_Mai“. Dann geben Sie hier „Rechnungen_Mai“ an. Jetzt werden alle Dokumente/Seiten die in diesem Ordner abgelegt sind in das Dokument „Rechnungen_Mai“ abgelegt.
• Schlagwörter: Vergeben Sie Schlagwörter für die Dokumente.
• Archivierender-Benutzer: Legen Sie hier bitte den Benutzer fest, der als Archivierender-Benutzer hinterlegt sein soll (gibt es nicht im Eingansfach).
• Variablen Pfad hinzufügen: Hier kann ein Marco hinterlegt werden, z.B. Monat. Dann wird immer der aktuelle Monat angelegt. 

Oben unter Zielordner sehen Sie auch das Ablageziel.

Achten Sie bitte darauf, wenn Sie ein Zieldokument wählen, dass die Seitenanzahl des Dokuments sehr hoch werden kann und damit das Bearbeiten mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.
Ist kein Benutzer gewählt werden die Dokumente als „fehlerhaft“ im Eingangsfach des Administrators angezeigt.

Nach dem Speichern haben Sie eine Liste mit denen von Ihnen erstellten AutoArchive-Regeln.
In dem Verzeichnis „C:\DOCBOX\Autoarchive“ wurde der Ordner erstellt. Stellen Sie z.B. Ihr WaWi so ein, dass die Rechnungskopie in dem Ordner "C:\DOCBOX\Autoarchive\Ordner abgelegt werden. Die Dokumente werden dann automatisch in dem eingestellten Ziel abgelegt.
Denken Sie bitte daran die Zeit so einzustellen, dass es hier zu keinen Konflikten kommt, z.B. Zugriffsverletzung - Datei wird noch geschrieben (Standard 10 Sekunden).

AutoArchive ist kein Massenimport. Es dürfen nicht mehr als 100 Dokumente/Dateien auf einmal in den Autoarchive-Ordner abgelegt werden. Bei unsachgemäßer Bedienung können Kosten für Sie entstehen.

Haben Sie Fragen zu einem Massenimport oder zu Autoarchive, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Fachhändler in Verbindung.

Nach dem Speichern haben Sie eine Liste mit denen von Ihnen erstellten AutoArchive-Regeln.

In dem Verzeichnis „C:\DOCBOX\Application\Autoarchive“ wurde der Ordner "AR" erstellt. Stellen Sie z.B. Ihr WaWi so ein, dass die Rechnungskopien in dem Ordner "C:\DOCBOX\Application\Autoarchive\AR" abgelegt werden. Die Dokumente werden dann automatisch in dem eingestellten Ziel abgelegt.

Unter "Erweiterte Einstellungen" können Sie die Zeit ändern, die die DOCBOX® warten soll bevor die Dokumente archiviert werden (Standard 120 Sekunden). Denken Sie bitte daran die Zeit so einzustellen, dass es hier zu keinen Konflikten kommt (z.B. Zugriffsverletzung - Datei wird noch geschrieben).

AutoArchive ist kein Massenimport. Es dürfen nicht mehr als 100 Dokumente/Dateien auf einmal in den AutoArchive-Ordner abgelegt werden. Bei unsachgemäßer Bedienung können Kosten für Sie entstehen.

Haben Sie Fragen zu einem Massenimport oder zu Autoarchive, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Fachhändler in Verbindung.

AutoArchive kann Dokumente und eine XML-Datei (Steuerdatei) verarbeiten.

Einige ERP-Systeme können ein Dokument inkl. einer Steuerdatei (aaxml-Datei) in einem Verzeichnis erzeugen. Anhand der Steuerdatei archiviert die DOCBOX® das Dokument. Die Steuerdatei kann viele Informationen, wie z.B. Ablagepfad und META-Informationen an die DOCBOX® übergeben.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte ihren Fachhändler.

AutoExport (FiBu/Datev) ist ein Bestandteil des Moduls AutoArchive. AutoExport (FiBu/Datev) ist dafür gedacht, Dokumente die in der DOCBOX® abgelegt werden, gleichzeitig bzw. manuell in einen bestimmten Ordner zu exportieren, z.B. für den Import in eine Finanzbuchaltungs-Software oder zur Weitergabe an Datev.

Es gibt zwei Einstellungsmöglichkeiten für das Modul AutoExport (FiBu/Datev):

AutoExport Eingangsregeln: Regeln die auf empfangene Dokumente angewendet werden (Eingangsfach, DirektDrucker und AutoArchive)

AutoExport Archivregeln: Regeln die auf Ordner im Archiv angewendet werden

Die „AutoExport Eingangsregeln“ sind dafür bestimmt, Dokumente in einen von Ihnen definierten Ordner zu exportieren, die in der DOCBOX® abgelegt werden sollen. Dieses gilt für Dokumente, die in ein „persönliches Eingangsfach" oder ein Gruppeneingangsfach, per „DirektDrucker“ oder über „AutoArchive " in der DOCBOX® abgelegt werden sollen.

Erstellen Sie durch Klicken auf „Neue AutoExport Eingangsregel erstellen“, eine Regel für den Export von Dokumenten aus der DOCBOX®.

Legen Sie für jeden Vorgang eine eigene Regel an.

Beispiel: Sie erhalten Rechnungen, die eingescannt werden, sowie auch über E-Mail ankommen

In diesem Beispiel wird eine Regel für Dokumente angelegt, die im Eingangsfach „Buchhaltung“ abgelegt werden. Der Name der Regel lautet „Rechnungen“ und das Export-Verzeichnis ist „C:\AutoExport\ER“. Klicken Sie auf "Erstellen" um die Regel anzulegen.

In der AutoExport-Übersicht sieht man die angelegten Regeln. Um eine Neue Regel zu erstellen klicken oben links auf das "Plus Symbol".

Regeln für das Eingangsfach und das Archiv werden gleich behandelt.

Neuen AutoExport (FiBu/Datev) erstellen:

• Name der Regel: Geben Sie hier ein Namen für die Regel ein.
• AutoExport Eingansfach/AutoExport Archiv: Wählen Sie hier ob die Regel im Eingangsfach oder Archiv angewendet werden soll.
• Export-Verzeichnis: Wählen Sie hier ein Verzeichnis für den Export aus z.B. C:\AutoExport\ER. Es werden nur lokale Ordner unterstützt.
• Exportieren: Wählen Sie ob die Originaldatei exportiert werden soll. Ist die Originaldatei aktiviert, dann wird auch die Originaldatei exportiert (z.B. *.msg - dann wird die E-Mail exportiert). Ist der Schalter nicht aktiviert, dann wird die von uns erzeugte PDF exportiert (Standard ist Originaldatei an).
• Annotationen exportieren: Hier kann man wählen ob die Annotationen mit ausgegeben werden sollen. Setzen Sie einfach Texte, Symbole, Stempel und/oder Notizen aktiv, um die jeweiligen Annotationen zu exportieren. Ist nur aktiv, wenn Originaldateien deaktiviert ist.    
• Rekursive Ordner verwenden: Hier kann man einstellen ob Dokumente in dem Ordner inklusive Unterordner exportiert werden sollen. Legt man z.B. einen neuen Ordner an, dann gilt die Regel auch für den Ordner.
   

Wählen Sie den Ordner aus dem Eingangsfach oder Archiv.

Klicken Sie oben rechts auf die Diskette um Ihre Eingaben zu speichern. 

Nach dem Erstellen der Regel sehen Sie Ihre AutoExport Regeln in der Übersicht.

Sie können hier auf- und absteigend sortieren und Sie können für jede Spalte Filter setzen.

Zudem stehen Ihnen noch weitere Informationen in den Spalten zur Verfügung:

• Löschdatum
• gelöscht von
• Dokument,
• Anzahl Seiten
• ehemaliger Ablageort
• Löschgrund

Sie können hier ebenso auf- und absteigend sortieren und Sie können für jede Spalte Filter setzen.

Nach dem Erstellen der Regel sehen Sie Ihre AutoExport Regeln in der Übersicht.

Die Funktionsweise der Regel ist folgende:

• Im Eingangsfach „Buchhaltung“ wird ein Dokument abgelegt, z.B. eine eingescannte Rechnung. Diese erscheint wie gehabt als „Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11“. Zeitgleich wird eine Kopie in den Ordner auf dem DOCBOX®-Server "C:\AutoExport\ER“ abgelegt. Die Datei sieht wie folgt aus: „Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf“
• Die DOCBOX® legt eine 1:1 Kopie der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab, wandelt diese aber in pdf um. 
• Sie können nachträglich die Regel bearbeiten oder löschen.
• Einmal angelegte Ordner (durch Regeln erstellt) werden durch das Löschen der Regel nicht auf dem Server gelöscht. Das muss ggf. manuell stattfinden.

Regeln können auch manuell ausgeführt werden, wenn man das Recht dazu hat.

Nach dem Erstellen der Regel sehen Sie Ihre AutoExport Regeln in der Übersicht.
Die Funktionsweise der Regel ist folgende:
Im Eingangsfach „Buchhaltung“ wird ein Dokument abgelegt, z.B. eine eingescannte Rechnung, diese erscheint wie gehabt als „Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11“. Zeitgleich wird eine Kopie in den Ordner, auf dem DOCBOX®-Server, "C:\AutoExport\ER“ abgelegt. Die Datei sieht wie folgt aus ..„Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf“
Die DOCBOX® legt eine 1:1 Kopie der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab, wandelt diese aber in pdf um. 
Sie können nachträglich die Regel bearbeiten oder löschen.

Einmal angelegte Ordner (durch Regeln erstellt) werden durch das Löschen der Regel nicht auf dem Server gelöscht. Das muss gegebenenfalls manuell stattfinden.

Die „AutoExport Archivregeln“ sind dafür bestimmt, Dokumente die in einem definierten Archiv-Ordner abgelegt werden, zu exportieren. Klicken Sie auf „Neue AutoExport Archivregel erstellen“. Das Dialog-Fenster „Neue AutoExport Archivregel erstellen“ öffnet sich.

Es können zwei Export-Regeln erstellt werden:

• automatischer Export
• manueller Export

Eine automatische Export-Regel erstellen Sie wie folgt:
Vergeben Sie den Namen der Regel. In diesem Beispiel „Ausgangsrechnungen“. Wählen Sie das „Export-Verzeichnis“ - „C:\AutoExport\AR“ und bestimmen Sie den „Archivordner“ Buchhaltung/2018/AR“.
Sie haben die Option das Dokument „mit Stempel“ oder „ohne Stempel“ (=Originaldatei) zu exportieren. Standard: Ist der Haken nicht gesetzt wird das Dokument mit Stempel exportiert.
Automatische Export-Regeln können auch manuell ausgeführt werden.
Speichern Sie die Einstellung indem Sie auf "Erstellen" klicken. Die Export-Regel ist ab jetzt aktiv. 
Die DOCBOX® legt die PDFs der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab. Es werden die von der DOCBOX® gesplitteten PDF abgelegt.
Das abgelegte Dokument bekommt den Zusatz „AF-(AutoArchive Folder)_Ausgangsrechnung(Regel-Name)_2018-02-28_07-38-23(aktuelles Datum und Uhrzeit)_Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf (Dateiname in der DOCBOX®).

Original bedeutet in diesem Fall, dass es sich um die von der DOCBOX® erzeugten originalen Seiten/Dokumente beim Splitten handelt und nicht um die originalen Dateien wie Sie an die DOCBOX® gesandt wurden.

Eine manuelle Export-Regel erstellen Sie wie folgt: Vergeben Sie den Namen der Regel. In diesem Beispiel „Ausgangsrechnungen“. Wählen Sie das „Export-Verzeichnis“ - „C:\AutoExport\AR“ und bestimmen keinen „Archivordner“.
Sie haben die Option das Dokument „mit Stempel“ oder „ohne Stempel“ zu exportieren. Standard ist der Haken nicht gesetzt, wird das Dokument mit Stempel exportiert).
Manuelle Export-Regeln können auch manuell ausgeführt werden.
Speichern Sie die Einstellung indem Sie auf "Erstellen" klicken. Die Export-Regel ist ab jetzt aktiv. 
Die DOCBOX® legt die PDFs der eingehenden Dokumente in dem Ordner ab. Es werden die von der DOCBOX® gesplitteten PDF abgelegt.
Das abgelegte Dokument bekommt auch immer den Zusatz „AF-(AutoArchive Folder)_Ausgangsrechnung(Regel-Name)_2018-02-28_07-38-23(aktuelles Datum und Uhrzeit)_Scanvorgang vom 28.02.2018 07:31:11.pdf (Dateiname in der DOCBOX®).

Original bedeutet in diesem Fall, dass es sich um die von der DOCBOX® erzeugten originalen Seiten/Dokumente beim Splitten handelt und nicht um die originalen Dateien wie Sie an die DOCBOX® gesandt wurden.

Im Modul MailArchive werden die abzurufenden Email-Konten und die E-Mail-Filter-Einstellungen konfiguriert.

Wir empfehlen zuerst die MailArchive Filter-Einstellungen zu setzen. 

In der MailArchive-Übersicht sehen Sie welche IMAP Konten, Exchange Konten und Import Regeln es gibt.

IMAP Konten:

Sie können hier die von Ihnen angelegten IMAP Konten im Überblick sehen. 

Zudem stehen Ihnen noch weitere Information in den Spalten zur Verfügung: aktiv, Name des Kontos, Hostname, IMAP Verbindungsart, IMAP Port und Regeln.

Bei den Regeln steht das

• (K) für nur Kontoregel
• (I) für nur Importregel

Wenn dort ein z.B. (I) Regel1, (K) stehen sollte, bedeutet dies, dass zuerst Importregeln und dann die Kontoregel ausgeführt werden. 

Sie können hier auf- und absteigend sortieren und Sie können für jede Spalte Filter setzen.

Exchange Konten:

Sie können hier die von Ihnen angelegten Exchange Konten im Überblick sehen. 

Zudem stehen Ihnen noch weitere Information in den Spalten zur Verfügung: Aktiv, Name des Kontos, EWS Url, EWS Version, EWS Benutzername und Regeln.

Bei den Regeln steht das

• (K) für nur Kontoregel
• (I) für nur Importregel

Wenn dort ein z.B. (I) Regel1, (K) stehen sollte, bedeutet dieses, dass zuerst Importregeln und dann die Kontoregel ausgeführt werden. 

Sie können hier natürlich auf- und absteigend sortieren und Sie können für jede Spalte auch Filter setzen.

Importregeln:

• Sie können hier die von Ihnen angelegten IMAP- und Exchange-Konten im Überblick sehen. 
• Auch hier können Sie auf- und absteigend sortieren und für jede Spalte Filter setzen.
• Zudem stehen Ihnen noch weitere Information in den Spalten zur Verfügung: Bei Zutreffen dieser Regel die Mail-Verabeitung beenden, Name der Regel, Empfänger enthält..., Absender enthält..., Betreff enthält..., Konto und Benennungsthema für importierte Emails.
• Bei Zutreffen dieser Regel die Mail-Verabeitung beenden: Wird das eingestellt und diese Regel trifft zu, dann wird die Verarbeitung beendet. Wenn nicht, wird die nächste Regel angewendet. Sollte es nicht aktiviert sein, werden die nächsten Regeln ebenso wenn sie zutreffen sollten, angewendet.
• Name der Regel: Name der Regel

Filterregeln

• Empfänger enthält...: Empfänger enthält z.B. Mustermann@Firma.mustermann.de (tragen Sie hier nur das @ ein, dann gilt es für alle Mailadressen).
• Absender enthält...: Absender enthält z.B. Mustermann@Firma.mustermann.de (tragen Sie hier nur das @ ein, dann gilt es für alle Mailadressen).
• Betreff enthält...: Im Betreff steht z.B. Rechnung, dann wird die Regel nur auf E-Mails verarbeitet wo Rechnung im Betreff enthalten ist. Andere Einträge im Betreff werden dann ignoriert. 

Zielordner

• Wählen Sie einen Ordner aus, im Eingangsfach oder im Archiv, indem die E-Mails abgelegt werden sollen.

Erweiterte Einstellungen

Benennungsschema für importierte E-Mails - lässt man das Feld leer, werden die E-Mails mit dem Standard benannt z.B. E-Mail vom 17.02.2022 14:37: Rechnung Nr. 1204721 (Standard)

Sie können Ihr eigenes Namensshema wählen oder auch Makros einfügen. Es stehen Ihnen folgende Makros zur Verfügung:

• Betreff : z.B. Re. Auftrag
• Absender-Adresse: mustermann@example.com
• Absender-Name: Max Mustermann
• Empfangsdatum: 27.03.2022 14:25
• Reihenfolge der Archivierung: Stellen Sie hier ein in welcher Reihenfolge die Emails Archiviert werden sollen.
• E-Mail, dann Anhänge: Es wird zuerst der E-Mail Body und dann der Anhang dargestellt (Standard).
• Anhänge, dann E-Mail: Es wird zuerst der Anhang, dann dier E-Mail-Body dargestellt.
• Nur E-Mail, keine Anhänge: Es wird nur der E-Mail Body dargestellt.
• Nur Anhänge: Es werden nur die Anhänge dargestellt.

Inline Anhänge: Ist dieser Switch deaktiviert (Standard), dann werden Bilder im Email-Body nicht archiviert. Ist der Switch aktiviert, werden auch Bilder des Email-Bodys archiviert. Es können dann Ausnahmen hinzugefügt werden, um bestimmte Bildformate nicht zu archivieren (Beispiel: .png). Ebenso kann eine Größe in kB eingestellt werden, um Bilder bis zu dieser Größe auszuschließen. Sollte ein Bild größer sein als der eingestellte Wert, werden diese wieder archiviert.

Importregeln für E-Mails über REST API / OutlookConnect:

Hier können Sie Import-Regeln erstellen, für Emails die Sie über OutlooConnect in der DOCBOX® archivieren.

Diese Importregeln gelten auch für E-Mails, die über Drag- & Drop in der DOCBOX® archiviert werden.

Ist keine Importregel vorhanden, so wird die E-Mail mit den Anhängen in einem Dokument zusammengefasst.

Geben Sie hier die Zugangsinformationen für das abzurufende Konto ein.

• Name des Kontos - vergeben Sie einen Namen
• aktiviert - Standard ausgeschaltet - beim Einschalten und Speichern wird die Verbindung geprüft

Regeloptionen:

• Nur Kontoregel - dann werden die E-Mails anhand dieser Regel archiviert und die Verarbeitung beendet
• Nur Importregel - dann werden die E-Mails anhand einer oder mehrerer Import Regeln archiviert
• Importregeln, dann Kontoregeln - dann werden die E-Mails zuerst anhand der Import Regel/n archiviert und dann der Kontoregel

Authentifizierung:

• Hostname: Geben Sie hier den Hostnamen ein.
• IMAP Port: Wählen Sie hier den Port (eine Eingabe ist auch möglich).
• IMAP Benutzername: Geben Sie hier den Benutzernamen ein.
• IMAP Passwort: Geben Sie hier das Passwort ein.
• IMAP Ordner: Wählen Sie hier den Ordner aus, der abgeholt werden soll (Standard INBOX).
• IMAP Verbindungsart: Wählen Sie hier zwischen IMAP (unverschlüsselt), IMAP (SSL) oder IMAP (TLS).
• Intervall (Minuten): Stellen Sie hier die Zeit ein (in Minuten) in der die DOCBOX® dieses Konto abrufen soll (Standard 1 Minute).
• E-Mails vor folgendem Datum ignorieren: Emails, welche vor dem angegebenen Datum in dem Postfach liegen, werden von MailArchive nicht in die DOCBOX® übertragen.
• Nach Erledigung: Wählen Sie hier was mit den E-Mails auf dem Konto passieren soll, wenn die DOCBOX® diese abgeholt hat. Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen:
• Flag setzen - die E-Mail wird abgeholt und ein Flag wird gesetzt, so dass es bei der nächsten Abholung nicht mehr berücksichtigt wird (Standard)
• Direkt löschen - nachdem die E-Mail abgeholt wurde, wird die E-Mail vom Konto gelöscht 
• In Papierkorb verschieben - die E-Mail wird in dem Konto in den Papierkorb verschoben.
  Wenn dieses Feld leer ist, versucht die DOCBOX® den Ordner für den Papierkorb auf dem Mailserver zu ermitteln. Manche Email Provider lassen diese Überprüfung ins Leere laufen
  und verschieben somit die Emails nicht in den Papierkorb. Dadurch wird die Email mehrfach abgeholt. Wir empfehlen bei IMAP Konten den Namen des Papierkorbs in das Feld einzutragen.
  Beispiel für den Papierkorb bei strato: Trash

Zielordner

• Wählen Sie einen Ordner aus, im Eingangsfach oder im Archiv, indem die E-Mails abgelegt werden sollen.

Erweiterte Einstellungen

Benennungsschema für importierte E-Mails - lässt man das Feld leer, werden die E-Mails mit dem Standard benannt z.B. E-Mail vom 17.02.2022 14:37: Rechnung Nr. 1204721 (Standard)

Sie können Ihr eigenes Namensshema wählen oder auch Makros einfügen. Es stehen Ihnen folgende Makros zur Verfügung:

• Betreff : z.B. Re. Auftrag
• Absender-Adresse: mustermann@example.com
• Absender-Name: Max Mustermann
• Empfangsdatum: 27.03.2022 14:25
• Reihenfolge der Archivierung: Stellen Sie hier ein in welcher Reihenfolge die Emails archiviert werden sollen.
• E-Mail, dann Anhänge: Es wird zuerst der E-Mail Body und dann der Anhang dargestellt (Standard).
• Anhänge, dann E-Mail: Es wird zuerst der Anhang, dann der E-Mail-Body dargestellt.
• Nur E-Mail, keine Anhänge: Es wird nur der E-Mail Body dargestellt.
• Nur Anhänge: Es werden nur die Anhänge dargestellt.

Inline Anhänge: Ist dieser Switch deaktiviert (Standard), dann werden Bilder im Email-Body nicht archiviert. Ist der Switch aktiviert, werden auch Bilder des Email-Bodys archiviert. Es können dann Ausnahmen hinzugefügt werden, um bestimmte Bildformate nicht zu archivieren (Beispiel: .png). Ebenso kann eine Größe in kB eingestellt werden, um Bilder bis zu dieser Größe auszuschließen. Sollte ein Bild größer sein als der eingestellte Wert, werden diese wieder archiviert.

EWS Oauth für Mailarchive

Exchange-Server:

Beachten Sie, dass bei einem Exchange Email-Abruf nur ein Benutzerpostfach abgerufen werden kann, keine Öffentliche Postfächer.

Es kann auch nicht mit einer Vertreter-Regel gearbeitet werden. In der DOCBOX® muss der Benutzer dieses Postfaches mit seinen Anmeldedaten eingegeben werden.

Zertifikate und hosts-Datei

Es sollte immer ein SSL Zertifikat verwendet werden. Sofern ein selbstsigniertes Zertifikat verwendet wird muss hosts Datei ergänzt werden, damit die Namensauflösung funktioniert. Diese ist gespeichert C:\Windows\System32\drivers\etc

Beispiel:
10.20.xxx.xx owa2.<ihre Domäne>.de
10.20.xxx.xx owa3.<Ihre Domäne>.de

Ein selbstsigniertes Zertifikat ist als vertrauenswürdiges Stammzertifikat auf dem Rechner wo die DOCBOX installiert ist zu hinterlegen.

(Lokaler Computer, nicht Aktueller Benutzer auswählen)

Der E-Mail Ordner im Exchange heißt "Posteingang"

Reines Office 365 Konto

IMAP: outlook.office365.com | Port: 993
SMTP: smtp.office365.com | Port: 587
Verschlüsselung: SSL/TLS
Manchmal muss auch bei SMTP Port 25 und TLS aktiv eingestellt sein.

EWS Url bei Office365:
https://outlook.office.com/ews/exchange.asmx

Laut diesem Blog lässt sich Basic Auth bis Oktober nochmal manuell aktivieren.
https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/basic-authentication-and-exchange-online-september-2021-update/ba-p/2772210

Verwendung des Microsoft 365 Admin Center, um SMTP AUTH auf bestimmten Postfächern zu aktivieren oder deaktivieren

• Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center, und gehen Sie zu Benutzer > Aktive Benutzer.
• Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie im Flyout, das erscheint, auf E-Mail.
• Klicken Sie im Abschnitt E-Mail-Apps auf E-Mail-Apps verwalten.
• Überprüfen Sie die Einstellung für Authentifiziertes SMTP: nicht ausgewählt = deaktiviert, ausgewählt = aktiviert.
• Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf Änderungen speichern.

GMAIL:

• Melden Sie sich in den Google Account an
• Gehen Sie in die Sicherheitseinstellungen / Security
• Aktivieren Sie unter „Anmeldung bei Google“ die Option App-Passwörter
• Eine 2 Faktor Authentifizierung muss davor erst aktiviert sein
• Wählen Sie unter „Gerät auswählen“ den Punkt „Andere“ aus.
• Benennen Sie Ihren Punkt und drücken Sie auf „Generieren“
• Ein App Passwort wird erstellt, welches Sie in den E-Mail-Einstellungen einfügen können.

Integrieren Sie die DOCBOX® in Microsoft Outlook und archivieren Sie E-Mails per Drag&Drop.

Im Administrationsbereich werden nach erfolgreicher Verbindung des Clients mit der DOCBOX® der Rechnername sowie die ID automatisch eingetragen. Wenn sich z.B. der Rechner ändert, kann dieser hier wieder über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden um die Lizenz wieder freizugeben. Bei dem Modul OutlookConnect ist pro Rechner eine Lizenz erforderlich auf dem dieses PlugIn genutzt werden soll.

Für die Installation des Outlook-Connectors benötigen Sie neben der DOCBOX® mit den Modulen AutoArchive, MailArchive und den OutlookConnector mit der entsprechenden Anzahl der Clients. Von Microsoft benötigen Sie Outlook 2013, 2016, 2019 oder Outlook 365 für Windows.

Zudem müssen auf dem Client auch die Windows Updates auf dem neuesten Stand sein. Microsoft .NET-Framework Version 4.5.2 oder höher wird für den OutlookConnector ebenfalls benötigt.

Link zur Downloadseite https://www.docbox.eu/download/

Schließen Sie die Anwendung Outlook und führen Sie das Setup als Administrator aus.

Nach der Installation von OutlookConnect und erstmaligem Starten von Outlook muss der Installation des PlugIns DOCBOX® OutlookConnect zugestimmt werden.

Sie sehen in der Menüleiste den neuen Menüpunkt DOCBOX®. Über Einstellungen kommen Sie in die Konfiguration des OutlookConnect.

Grundeinstellungen

DOCBOX®-Server

• Erfassen Sie im Feld DOCBOX API Host die URL für die DOCBOX®, wie sie im Browser zum Aufruf verwendet wird. Evtl. abweichenden Port angeben. (Standard-Port: 8081)
• In dem Feld DOCBOX WebApp Port (für Suche) geben Sie den Port zu Ihrer DOCBOX® an. (http - Standard: 80 https - Standard:443)
• Sollten Sie die DOCBOX® in der Cloud nutzen ist zusätzlich die Cloud ID anzugeben (aktuell noch nicht vorhanden).
• Als Benutzername ist der DOCBOX®-User anzugeben, der zu der Arbeitsplatzanmeldung dieses Rechners gehört und das dazugehörige Passwort. Sinnvollerweise wird der Haken bei "Passwort speichern" gesetzt. Bei Windowsrechnern ist als Verschlüsselungsmethode Windows auszuwählen. Durch klicken auf Verbinden wird der OutlookConnect-Client in der DOCBOX® registriert und kann die Archivinformationen abrufen.

Ribbon-Menü

• DOCBOX®-Ordner im Ribbon-Menü
• Setzen Sie einen Haken bei allen Ordnern, die im Ribbon-Menü beim Button "markierte E-Mail(s) archivieren" beim Dropdown-Pfeil rechts erscheinen sollen.
• Mit Rechtsklick und "Standardordner" legen Sie den Ordner fest, der direkt auf dem Button "markierte E-Mail(s) archivieren" verwendet werden soll. Dieser wird in dieser Ansicht fett dargestellt.
• Über "Neu laden" kann die Archivstruktur neu eingelesen werden, falls zwischenzeitlich neue Ordner angelegt oder die Berechtigungen geändert wurden.

Drag&Drop-Bereich

• DOCBOX®-Ordner im Drag&Drop-Bereich
• Es müssen alle Ordner markiert werden, die zur E-Mail-Ablage im OutlookConnect-Plug-In angezeigt werden sollen. Sofern der Benutzer auf sehr viele Ordner im Archiv Zugriff hat, kann die Anzahl der im OutlookConnect sichtbaren Ordner hier eingeschränkt werden, um die Geschwindigkeit des OutlookConnect zu optimieren. Dazu kann man die Buttons "Alle Ordner" auswählen und zur schnelleren Selektion verwendet werden. 
• Über "Neu laden" kann die Archivstruktur neu eingelesen werden, falls zwischenzeitlich neue Ordner angelegt oder die Berechtigungen geändert wurden.
• Mit der Auswahl "Alle Ordner automatisch" werden alle zugriffsberechtigten Ordner angezeigt, neu angelegte werden nach dem Neustart von Outlook geladen. Ist dieser Zeitraum zu lang, kann mit einem Haken bei "Intervall Ordner laden" der Zeitraum verkürzt werden.

Archivierungsoptionen

• Schlagwörter
• Hier können verschiedene Einstellungen für die Handhabung von Schlagwörtern im Drag&Drop-Bereich und im Ribbon-Menü vorgenommen werden, sowie das Trennzeichen für die Erfassung der Schlagwörter festgelegt werden.

Archivieren

Hier können Sie einstellen, wie die E-Mails archiviert werden sollen.

• Importregeln anwenden (Standard, Einstellungen in der DOCBOX®)
• E-Mail, dann Anhänge
• Anhänge, dann Email
• nur E-Mail
• nur Anhänge
• Anhänge separat archivieren, gleicher Ordner wie Email
• Anhänge separat archivieren, Ordner auswählen

Dateiendungen zulassen

Hier können Sie nur bestimmte Dateien für die Archivierung zulassen. Wenn Sie zum Beispiel nur pdf- und Word-Dateien aus den Emails archivieren möchten, drücken Sie auf das "+" Symbol und schreiben ".pdf" in das geöffnete Fenster und drücken OK. Danach nochmal auf "+" klicken, ".docx" schreiben und nochmal mit OK bestätigen.