Regelwerk

Die gängigen Rechenoperationen wie Addition(+), Subtraktion(-), Multiplikation(*) und Division(/) können normal verwendet werden. Um Operationen zu gruppieren können Klammern verwendet werden.

Beispiele:

10 / 5 => 2
1 + 2 * 3 => 7
(1 + 2) * 3 => 9

dateFormat("2024-01-30", "dd.MM.yyyy") => 30.01.2024

dateAdd("2024-01-30", 2, "days") => 2024-02-01

dateAdd("2024-01-30", -1, "months") => 2023-12-30

Datumsformat Optionen

Zeiteinheiten

Nachfolgend einige Funktionsbeispiele. (Vollständigkeit ohne Gewähr)

Auftragsnummer aus dem Emailbetreff extrahieren

Es kommen Emails an bei denen der Betreff den Text "Auftrag 123456" mit einer 6 stelligen Aufragsnummer enthält. Diese Auftragsnummer soll in ein Metafeld gespeichert werden. Dazu fügen wir in einem Worklfow einen Knotenpunkt mit der Aktion "Metadaten extrahieren" ein. Bei Metafeld wird das Zielmetafeld ausgewählt und in Wert wird folgende Regel eingetragen: {right(regex(meta.Subject, "Auftrag [0-9]{6}"), 6)}

Erklärung: Ein Regulärer Ausdruck um 6 Ziffern von 1 bis 9 zu erkennen ist "[0-9]{6}". Damit wir nicht eine zufällige andere 6 stellige Zahlen erkennen stellen wir noch den Text Auftrag davor. Damit dieser Text nicht in das Metafeld übernommen wird verwenden wir mit der Funktion right(x, 6) nur die letzten 6 Zeichen.

Kunden über Fortschritt eines Vorgangs benachrichtigen

Wenn ein Dokument einen bestimmten Workflowstatus erreicht soll der Kunde informiert werden, dass der Auftrag in den nächsten 2 Tagen fertiggestellt ist. Dazu erstellt man eine Emailvorlage mit folgendem Text:

Hallo {meta.Anrede} {meta.Kundenname},

Ihr Auftrag wird bearbeitet und ist voraussichtlich am {formatDate(dateAdd(now(), 2, "days"), "dd.MM.yyyy")} abgeschlossen.

Erklärung: Mit dateAdd rechnen wir 2 Tage zum aktuellen Datum (now()) hinzu. Das Ergebnis wird dann mit der formatDate Methode im deutschen Datumsformat ausgegeben.

Skontodatum abhängig von Zahlungsart befüllen

Das Feld Fälligkeitsdatum (m. Skonto 1) soll bei einer SEPA Lastschrift mit dem Rechnungsdatum befüllt werden, bei einer Überweisung mit einem Datum 7 Tage nach dem Rechnungsdatum und sonst leer gelassen werden. Für die Zahlart gibt es ein Auswahl-Metafeld "zahlart" mit den Werten "SEPA", "Überweisung" und "Sonstige". Im Workflow gibt es dann einen Knotenpunkt mit der Aktion "Metadaten extrahieren". Als Zielmetafeld muss  Fälligkeitsdatum (m. Skonto 1) gewählt werden und als Wert die Regel {if(meta.zahlart = "SEPA", meta.invoiceDate, if(meta.zahlart = "Überweisung", dateAdd(meta.invoiceDate, 7, "days"), null))}

Erklärung: Mit dem ersten if(meta.zahlart = "SEPA", meta.invoiceDate, sonst) behandeln wir den Fall einer SEPA Lastschrift. Im Sonst Parameter wird dann mit einem weitern if(meta.zahlart = "Überweisung", datum bei Überweisung, null) zwischen Überweisung und Sonstige unterschieden. Bei Überweisung wird die dateAdd(meta.invoiceDate, 7, "days") Funktion verwendet um 7 Tage zum Rechnungsdatum hinzuzuaddieren. Und für den nicht explizit genannten Fall von Sonstige wird null (leeres Metafeld) verwendet.

Dokument in Auftragsordner archivieren

In einem Workflow wird das Metafeld Auftragsnummer befüllt. Am Ende sollte das Dokument in einen Auftragsordner archiviert werden.

Dazu erstellen wir einen Knoten "automatische Archivierung" und stellen eine Verschiebeaktion mit dem Ziel "Mandant/Aufträge/{meta.Auftragsnummer}" ein.

Dokument in Auftragsordner archivieren mit manueller Prüfung bei neuen Aufträgen

Eine mögliche Erweiterung des vorherigen Beispiels ist eine Prüfung ob es bereits einen Auftragsordner gibt. Beispielsweise weil für für eine Neuanlage der Bearbeiter noch weitere manuelle Arbeiten zu erledigen hat.

Dazu setzen wir vor den Knotenpunkt "automatische Archivierung" einen Entscheidungsknoten. Für den Pfeil zur automatischen Archivierung verwenden wir als Bedingung den Ausdruck folderExists("Mandant/Aufträge/" + meta.Auftragsnummer). Den Pfeil für die Standardbedingung verbinden wir mit einem neu angelegten Knoten "manuelle Überprüfung". Hier können dann die notwendigen Schritte für die manuellen Arbeiten und Prüfungen hinterlegt werden. Nach der manuellen Überprüfung geht es dann entweder zur "automatischen Archivierung". Man kann auch einen weiterer Knoten mit der Aktion "archivieren mit Dialog" hinzugefügen, für den Fall, dass die Auftragsnummer nur falsch ausgefüllt wurde.