Stammdaten

Unter Buchungsvorlagen können Sie Sie Vorgaben für Buchungen definieren.
Klicken Sie auf das “+”-Symbol recht oben, um eine neue Buchungsvorlage zu erzeugen.

In dem sich öffnendem Bereich vergeben Sie unter Allgemein einen Namen für die Buchungsvorlage. Sie können hier auch einen Tag vergeben um eine eindeutige Bezeichnung für die Buchungsvorlage zu erstellen.

Unter dem Bereich Buchungseinträge können Sie definieren für welches Konto die Buchungsvorlage gilt und welche Werte automatisch befüllt werden sollen.
Sie können folgende Werte vorgeben:

• Konto
• Buchungstext
• Buchungstext 2
• Kostenstelle
• Kostenträger
• M1
• M2
• M3
• M4
• M5
• M6
• Prozesstyp: Eingangsrechnung, Kaufmännische Gutschrift, Rechnungsberichtigung, Vom Leistungsempfänger erstellt Gutschrift

Unter dem Bereich Einschränkungen können Sie die Buchungsvorlage für folgende kriterien einschränken:

• Kreditor
• Konto
• Steuersatz
• Kostenstelle
• Kostenträger
• M1
• M2
• M3
• M4
• M5
• M6
• Prozesstyp: Eingangsrechnung, Kaufmännische Gutschrift, Rechnungsberichtigung, Vom Leistungsempfänger erstellt Gutschrift

Seit der Version 8.1 können in der DOCBOX® Debitoren mit den Zahlungskonditionen erfasst werden.

Wählen Sie links oben Ihren Mandanten, für den Sie Debitoren anlegen möchten.
Um einen Debitor anzulegen, klicken Sie auf das "+" Symbol links oben.
Dadurch erscheint ein Fenster um die Daten des Debitors erfassen zu können.

Debitoren können auch über eine CSV-Datei importiert werden. Hierzu ist rechts oben ein Zahnradsymbol um die Einstellungen für den CSV-Import vornehmen zu können. (CSV-Datei, Nummernkreis, Trennzeichen, Spalten)
Links daneben ist der Button zum hochladen der CSV-Datei.

Mit Hilfe der ERechnung Mapping können Sie E-Rechnungscodes in eigene Metafelder der DOCBOX® übergeben.

Hierzu klicken Sie auf das "+" um ein neues Mapping zu erstellen.
In dem Fenster Regel bearbeiten geben Sie den Code der ERechnung an und darunter das gewünschte Metafeld.
Sie haben die drei Möglichkeiten unter dem Punkt Regeltyp, wie Sie den Code in das Metafeld übergeben möchten:

• Direkt: Der Wert wird eins zu eins in das Metafeld übergeben
• Beginnt mit: Der Wert wird nur in das Metafeld übergeben, wenn der Wert mit Ihrer angegebenen Regel beginnt.
• Regelwerk: Der Wert wird nur in das Metafeld übergeben, wenn der Wert mit Ihrer angegebenen Regel übereinstimmt.

Mithilfe der ERechnung Kreditorenerkennung werden ERechnungen automatisch Kreditoren in der DOCBOX® zugewiesen.

Hier werden Regeln definiert, die von oben nach unten abgearbeitet werden, bis eine Regel eindeutig einen Lieferanten findet.
Kann der Lieferant nicht ermittelt werden, so können die Regeln erweitert werden. 

Beispiel: Der DOCBOX-Anwender hat 2 Filialen. Beide Filialen werden von einem Lieferanten beliefert, der für jede Filiale eine eigene Kundennummer vergeben hat. Um die Zahlungen sauber zu trennen, werden auch 2 Kreditorenkonten in der Buchhaltung des DOCBOX-Anwenders geführt. Die eindeutige Ermittlung des Lieferanten ist mit der Vorbesetzung der E-Rechnung Kreditorenerkennung nicht möglich, da alle verwendeten Stammdaten bei beiden Lieferantenkonten gleich sind. Man könnte hier einen Eintrag aus Steuernummer und Kundennummer zusätzlich hinzufügen, da die vom Lieferanten vergebene Kundennummer sich bei beiden Lieferanten unterscheidet.

Es sind im Standard drei Regeln hinterlegt um ERechnungen einem Kreditor zuzuweisen:

• Die USt-ID des Kreditors stimmt mit der ERechnung überein
• Die Steuernummer des Kreditors stimmt mit der ERechnung überein
• Der Name, die Straße und die Postleitzahl des Kreditors stimmt mit der ERechnung überein

Sie können sich hier noch weitere Regeln definieren.

Bei den Kontenrahmen können Sie für Ihre Mandanten Ihre benötigten Konten anlegen oder per csv-Datei einspielen.

Um ein Konto anzulegen wählen Sie links oben Ihren Mandanten und klicken Sie auf das “+” Symbol rechts daneben.

Um eine csv-Datei mit Ihrem Kontenrahmen zu importieren, klicken Sie auf das Uploadsymbol rechts oben.
Die Konfiguration des Aufbaus der csv-Datei erreichen Sie mit einem Klick auf das Zahradsymbol, rechts neben dem Uploadsymbol.

Da die Anzahl der Sachkonten für die Eingangsrechnungsverarbeitung regelmäßig sehr überschaubar ist, kann auch überlegt werden, diese Sachkonten hier manuell anzulegen.

Es öffnet sich ein Fenster indem Sie die Einstellungen für das Konto vornehmen können:

• Konto: Kontonummer des Kontos
• Name: Name des Kontos
• Tags: Bei den Buchungstags handelt es sich um frei vergebbare Schlagwörter, nach denen auch eine Kontierung gesucht werden kann
• Steuersätze: Die Angabe von Steuerschlüsseln in einem Konto ist in der Regel nicht notwendig. Werden unterschiedliche Konten für verschiedene steuerliche Sachverhalte in der Eingangsrechnungskontierung genutzt, kann über die Angabe von Steuerschlüsseln die Auswahl des richtigen Kontos erfolgen.
• Aktiviert für: Sie können hier festlegen, ob ein Konto bei der Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungskontierung überhaupt verwendet werden soll
  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • offene Posten: Sie können hier festlegen, ob ein Sachkonto in der Buchhaltung als Offene Posten-Konto geführt wird. In der Regel macht dies nur für Bilanzkonten Sinn. Zusätzlich können Sie festlegen, ob das OP-Feld mit einem bestimmten Wert vorbesetzt werden soll. Datum steht hier für eine Datumsangabe in der Form JJJJMMTT.
• Kostenmerkmale: Legen Sie fest, mit welchen Kostenmerkmalen ein Konto bebucht werden kann. Die Definition und Beschriftung der Kostenmerkmale erfolgt im Mandantenstamm.
• Metafelder: Legen Sie fest, welche Metafelder in diesem Sachkonto verwendet werden soll. Im SKR51 wird z.B. für fahrzeugspezifische Konten wie Bestands- oder Boni-Konten hier oft die Fahrgestellnummer angegeben. Die Zuweisung und Beschriftung der Metafelder für die vorbereitende Buchhaltung erfolgt im Mandantenstamm. Die Extraktion der Metafelddaten erfolgt für E-Rechnungen unter Stammdaten-ERechnung Mapping und für die KI über Module-KIExtrahierung.
• Kostenmerkmale vorbesetzen: Hier können die für dieses Konto verwendeten Kostenmerkmale  mit Werten vorbelegt werden.

Bei den Kostenstellen können Sie für Ihre Mandanten Ihre benötigten Kostenstellen anlegen.

Um eine Kostenstelle anzulegen wählen Sie links oben Ihren Mandanten und klicken Sie auf das “+” Symbol rechts daneben.

Es öffnet sich ein Fenster indem Sie die Einstellungen für die Kostenstelle vornehmen können:

• Kostenstelle Nummer: Nummer der Kostenstelle
• Name: Name der Kostenstelle
• Tags: Frei definierbare Bezeichungen

Unter Kostenträger können Sie für Ihre Mandanten Ihre benötigten Kostenträger anlegen.

Um einen Kostenträger anzulegen wählen Sie links oben Ihren Mandanten und klicken Sie auf das “+” Symbol rechts daneben.

Es öffnet sich ein Fenster indem Sie die Einstellungen für den Kostenträger vornehmen können:

• Kostenträger Nummer: Nummer des Kostenträgers
• Name: Name des Kostenträgers
• Tags: Frei definierbare Bezeichungen

Seit der Version 7.6 können in der DOCBOX® Kreditoren mit den Zahlungskonditionen erfasst werden.

Wählen Sie links oben Ihren Mandanten, für den Sie Kreditoren anlegen möchten.
Um einen Kreditor anzulegen, klicken Sie auf das "+" Symbol links oben.
Dadurch erscheint ein Fenster um die Daten des Kreditors erfassen zu können.

Kreditoren können auch über eine CSV-Datei importiert werden. Hierzu ist rechts oben ein Zahnradsymbol um die Einstellungen für den CSV-Import vornehmen zu können. (CSV-Datei, Nummernkreis, Trennzeichen, Spalten)
Links daneben ist der Button zum hochladen der CSV-Datei.

Es können auch eigene Metafelder als Kreditorenfelder angelegt werden. Dadurch ist es möglich über den CSV-Import auch solche Felder zu befüllen.

Unter dem Menüpunkt Metadaten Export sehen Sie alle Vorgänge welche durch die vorbereitende Buchhaltung erzeugt wurden.

Hierzu muss im Vorfeld eine Exportkonfiguration für Ihr Buchhaltungsprogramm konfiguriert werden. Siehe: Exportkonfiguration für vorbereitende Buchhaltung
Ebenso benötigen Sie einen Workflow in dem die Aktion “Für Metadatenexort vormerken” konfiguriert wurde.
Wird danach eine Rechnung kontiert und landet bei dieser Aktion, wird eine csv-Datei mit dem Buchungssatz der Rechnung geschrieben.

Diese csv-Datei landet dann mit dem Status “offen” in dem Menü Metadaten Export.
In der Zeile des Exportvorgangs befinden sich rechts folgende Symbole:

• Grüner Pfeil: Die csv-Datei wird abgeschlossen und kann herungergeladen werden
• Rotes Stop Symbol: Die csv-Datei wird abgebrochen
• Weißes Kästchen mit Tabellensymbol: Es kann ein Datum eingegeben werden, bis zu welchem Datum die Rechnungen in dieser csv-Datei exportiert werden sollen
• Downloadsymbol: Die erzeugte csv-Datei kann heruntergeladen werden
• Papierkorb: hiermit kann eine noch nicht abgeschlossene csv-Datei gelöscht werden

Nach dem Download der csv-Datei kann diese in Ihr Buchhaltungssystem eingespielt werden.

Seit der Version 8.2 befinden sich hier alle gängingen Steuerschlüssel Deutschland.

Sie können Ihre benötigten Steuerschlüssel für jeden Mandanten, der in der DOCBOX angelegt ist, separat aktivieren.

Setzen Sie hierzu in der Tabelle bei den benötigten Steuerschlüssel unter Ihrem Mandanten den Haken und speichern Sie Ihre Konfiguration rechts oben mit dem grünen Speichersymbol ab.

Die Konfiguration der Steuersätze für Ausgangsrechnungen wurde als Vorbereitung auf die Buchungsintegration in die KI Extrahierung verschoben.