Mit dem Modul Dokumentenbearbeitung können Sie die Funktionen Notizen, Stempel und Wiedervorlage verwenden. Darüberhinaus können Sie damit direkt Text und Symbole auf dem Dokument anbringen, das Dokument mehrstufig vergrößern und verkleinern und diese Leiste als Lineal verwenden.

Notizen, Stempel und Wiedervorlagen können in der Listenansicht, der Tabellenansicht und in der Detailansicht gesetzt werden.

(Dies ist ein Modul und nicht in der Basisversion enthalten.)

Die Icons der Bearbeitungsleiste im einzelnen:

• Verkleinern
• Vergrößern
• Seite drehen
• Stempel
• Wiedervorlage
• Notizen
• Text
• Symbole
• Bildschirmlineal
• Speichern (bevor Sie weiterschalten sollten Sie Ihre Annotationen speichern)

Module auf der Rechten Seite der Detailansicht

Stempel, Notizen und Wiedervorlagen sind in der Detailansicht auch auf der rechten Seite unter den einzelnen Punkten zu sehen.

Hier können auch Metadaten eingesehen und Schlagwörter für das Dokument vergeben werden.

Notizen die gesetzt wurden können entfernt, geändert oder verschoben werden, sofern Sie die Berechtigung „Notizen“ haben. Der Administrator kann durch eine History immer nachvollziehen wer wann eine Notiz gesetzt, geändert oder entfernt hat. Es wird hier das Arbeits-PDF mit einer Notiz versehen und nicht das Original.

Dadurch das Sie mit der Maus über die Notiz fahren, wird der Notiz-Text ausgeklappt. Sie können jetzt auf einem Blick erkennen ob eine Seite eine Notiz enthält.

Das „Notiz-Symbol“ wird oben in der Ecke rechts dargestellt (linke Seite Miniaturansicht der Seite). Dieses Symbol finden Sie auch im Archiv bei den Miniaturansichten wieder. Es wird immer die Farbe der ersten Notiz dargestellt. Löschen Sie die erste Notiz kann sich auch die Farbe ändern.

In der Detailansicht sehen Sie auf der rechten Seite die Notizen.

Sie können jetzt nach dem „Notiz-Text“ suchen. Beim Herunterladen der Seite wird die Notiz nicht mit ausgegeben.

Im „Notizen-Editor“ sehen Sie die von Ihnen gesetzten Notizen. Notizen werden durchnummeriert dargestellt und Sie sehen einen chronologischen Ablauf in den Notizen. Die Notizen können erweitert werden oder es kann Position geändert werden. Klicken Sie hierzu auf das „Bleistift-Symbol“ in der Notiz. Um eine Notiz zu löschen klicken Sie auf das „Papierkorb-Symbol“. Sobald Sie fertig sind klicken Sie auf „Schließen“.

Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf das Icon für die Notizen, wählen eine Farbe und klicken auf die Stelle im Dokument, wo die Notiz gesetzt werden soll.

Der „Notizen-Editor“ öffnet sich.

Sie können eine oder mehrere Notizen auf eine Seite in einem Dokument setzen. Wählen Sie dazu ein Dokument über die Auswahl im Archiv, Eingangsfach oder nach einer Suche aus. Die Detailansicht öffnet sich.

Ist die Bearbeitungsleiste aktiv, können die Notizen direkt in das Dokument gesetzt werden.

Sie können in der DOCBOX® einen oder mehrere Stempel auf eine Seite in einem Dokument setzen. Es gibt einfache Stempel, Stempel mit Textfeld und Stempel mit Datum-Eingabe oder Kombinationen. Ab Version 5.6 auch Stempel mit Grafik (z.B. Unterschrift). Wählen Sie dazu ein Dokument über die Auswahl im Archiv, Eingangsfach oder nach der Suche aus und öffnen Sie die Seite durch einen Doppelklick. Die Detailansicht öffnet sich.

Stempel können vom Administrator angelegt werden. (s.u. Administrator Stempel)

In der Liste „Alle Stempel“ werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Stempel angezeigt. Wählen Sie Ihre Favoriten aus der Stempel-Liste aus indem Sie den Stern hinter dem Stempel anklicken. Wechseln Sie danach auf den Reiter „Favoriten“ um Ihre Stempel zu sehen.

Klicken Sie auf den Reiter „Alle Stempel“ um den oder die Stempel auszuwählen, mit dem Sie die Seite stempeln möchten.

Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf das Icon für die Stempel, wählen Sie einen Stempel aus Ihren Favoriten oder allen Stempeln aus und klicken Sie auf die Stelle im Dokument, wo der Stempel gesetzt werden soll.

Sie können hier zwischen der Listenansicht oder Kalenderansicht wechseln. Sie können auch nach Alle, Eigene, Empfangene und Erteilte Wiedervorlagen sortieren. Ebenso haben Sie die Möglichkeit sich die Wiedervorlagen sortiert nach alle, nur offene oder nur erledigte auf/absteigend anzeigen zu lassen.

Mit dem Stift-Symbol können Sie eine Wiedervorlage bearbeiten.

Das Dokument-Symbol zeigt die Detailansicht der Seite.

Mit dem grünen Haken können Sie eine Wiedervorlage auf erledigt setzen. Ist die Wiedervorlage auf "erledigt" gesetzt, ändert sich dieses Symbol und bei erneutem Klick darauf, ist die Wiedervorlage wieder unerledigt gesetzt.

Das Papierkorb-Symbol löscht die Wiedervorlage.

Wiedervorlagen sind mit einem Farbcode versehen:

• weiß - ausstehend
• blau - heute fällig
• rot - überfällig
• grün - erledigt

Erledigte Wiedervorlagen werden noch 6 Wochen nach Erledigung angezeigt.

Hinweis: Man kann sich unter seinen Benutzereinstellungen "Titel bei Neuanlage übernehmen (übernimmt dann den Titel der vorherigen Wiedervorlage des Benutzers)" aktivieren oder deaktivien. Das bedeudet, dass der Titel Ihrer letzten Wiedervorlage, als Titel vorausgefüllt wird.  

Klicken Sie nun auf das Widget Wiedervorlagen oder oben in der Leiste auf der Startseite, auf Wiedervorlagen um in die Wiedervorlagen-Übersicht zu gelangen.

Dieses Modul erweitert Ihre DOCBOX® um die Funktionalität der Erstellung von Wiedervorlagen ausgewählter Dokumente. Um eine Wiedervorlage zu erstellen wechseln Sie in die Detailansicht. Klicken Sie auf der Bearbeitungsleiste auf das Icon für die Wiedervorlagen. Das Dialogfeld „Neue Wiedervorlage erstellen“ öffnet sich.

Füllen Sie nun die Felder aus. In unserem Beispiel soll eine Verfahrensdokumentation überarbeitet werden, welche am Montag den 25.05.2022 um 13:33 für den Administrator fällig ist.

Sie können Wiedervorlagen für sich selber, andere Benutzer oder auch Gruppen erstellen.

Wenn Sie nun auf die Startseite wechseln, sehen Sie in dem Widget Wiedervorlage, dass eine Wiedervorlage fällig ist. Sie bekommen zu dem Fälligkeitsdatum und Uhrzeit auch eine E-Mail-Erinnerung zugesandt.

Hinweis: Man kann sich unter seinen Benutzereinstellungen "Titel bei Neuanlage übernehmen (übernimmt dann den Titel der vorherigen Wiedervorlage des Benutzers)" aktivieren oder deaktivien. Das bedeudet, dass der Titel Ihrer letzten Wiedervorlage, als Titel vorausgefüllt wird.  

Auf der rechten Seite des Dokuments in der Detailansicht die an dieser Seite angebrachten Notizen, Stempel, Wiedervorlagen, Workflow und Schlagwörter.
Desweiteren sind hier die Metadaten des Dokument aufgelistet.
Wenn Sie den Punkt Metadaten anklicken sehen Sie alle ausgefüllten Metafelder, welche zu dem Dokument gehören.
Haben Sie mehrere Dokumente mit unterschiedlichen Metadaten zusammengefügt, dann werden diese Metadaten Gruppiert angezeigt.
Ebenso werden externe Metadaten, welche mit einer aaxml-Datei eingelesen wurden, in diesem Bereich angezeigt.
Wurden vom Administrator Metamsken angelegt, so können Sie eine Metamaske auswählen und die dazugehörigen Felder befüllen.

Ab der Version 6.4 haben wir noch weitere Funktionen aufgenommen, die Sie direkt aufrufen können wenn Sie den Beleg in der Detailansicht geöffnet haben. Möglich sind jetzt:

• Seite/n/Dokument drucken/Email/Download
  Die gewählten Seiten werden als pdf-Datei geöffnet und können aus dem PDF-Viewer gedruckt, gemailt oder abgespeichert werden.
• Originaldatei öffnen
  Die originale Datei wird mit dem zugehörigen Standardprogramm geöffnet.
• Textergebnis der Seite ansehen
  Der von der OCR ausgelesene Text wird angzeigt und kann kopiert werden.
• History anzeigen
  Die Änderungen, die auf das Dokument oder die Seite angewendet wurden
• Dokument kopieren
  Das Dokument in die Zwischenablage kopieren
• Vorgemerkte Seiten anfügen
  Zuvor vorgemerkte Seiten können eingefügt werden
• Dokument verlinken
  Ein zuvor in die Zwischenablage kopiertes Dokument mit dem aktuellen Dokument verlinken
• Externes Dokument hinzufügen
  es können ein oder Mehrere Dokument/e aus dem Dateisystem kann eingefügt werden - sie können auch die Position wählen an dem das Dokument eingefügt werden soll
• Link in die Zwischenablage speichern
  Der Link zu diesem Beleg wird in der Zwischenablage gespeichert und kann z.B. einem anderen User per Mail geschickt werden
• Dokumentennamen kopieren
  Der Dokumentenname wird in die Zwischenablage kopiert
• Dokument umbenennen
  Der Dialog zum Umbenennen des Dokumentnamens wird geöffnet
• Dokument löschen
  Der Dialog zum löschen des Dokuments wird geöffnet
• Markierte Seiten löschen
  Es öffnet sich der Diaolog um die Seiten zu löschen, welche in der Detailansicht auf der linken Seite ausgewählt wurden