Workflow

Mit Hilfe eines Workflows können Prozesse im Unternehmen nach vorgegebenem Ablauf abgearbeitet werden.

Vom Administrator können mit dem Workflowmanager mehrere Workflows angelegt werden. Diese werden individuell pro DOCBOX® erstellt und sind dem jeweiligen Unternehmenszweck angepasst.

Nachdem Sie sich in der DOCBOX® angemeldet haben kommen Sie über das Dashboard Widget Workflow oder auf der linken Seite Workflow in die Workflowübersicht.

In der Workflowübersicht werden die zu bearbeiteten Dokumente aufgelistet (In unserem Beispiel die Dokumente die sich im Workflow Rechnung befinden). Sie sehen erstmal alle Dokumente da als Standard keine Filter gesetzt sind (auf diesen Punkt wird unter Workflow Daschboard eingegangen).

Achtung: Dokumente die sich in einem Workflow befinden können weder manuell gelöscht, archiviert noch verschoben werden.

Auf der linken Seite befinden die Workflows die es in Ihrem Unternehmen gibt. Setzen Sie den Haken bei Rechnung dann werden Ihnen nur der Workflow Rechnung angezeigt.

• Alle: es werden alle Knotenpunkte angezeigt die es in dem Workflow Rechnung gibt (kein Filter)
• Verantwortlich: es werden nur die Knotenpunkte angezeigt für die ich verantwortlich bin (Filter)
• Verantwortlich (unbestätigt): es werden nur die Knotenpunkte angezeigt für die ich verantwortlich bin und die noch keine Bestätigung bei einer gemeinsamen Verantwortlichkeit habe (Filter)
• Beteiligt: es werden alle Knotenpunkte angezeigt an denen ich beteiligt bin aber im Moment nicht verantwortlich (Filter)
• Abgeschlossen seit weiniger: Standard ist 0 Tage das bedeudet es werden keine abgeschlossenen Workflows angezeigt ändern Sie die Anzahl der Tage um sich abgeschlossene Workflows anzeigen zu lassen (Filter)  
• Abgebrochene anzeigen:
  Alle anzeigen - Zeigt alle Workflowdokumente an, auch abgebrochene, wenn der Filter "Abgeschlossen seit weniger" leer ist, oder ein anderer Wert wie 0 gesetzt wird.
  Ja - Zeigt alle abgebrochenen Workflowdokumente an.
  Nein - Zeigt keine abgebrochenen Workflowdokumente an.

Atomatisch aktualisieren: Wenn der Regler auf aktiv gesetzt wird aktualisiert sich die Ansicht alle 2 Sekunden.

Symbole obere Leiste von links nach rechts:

• Listenansicht: Klicken Sie auf das Symbol um in die Listenansicht zu gelangen
• Tabellenansicht: Klicken Sie auf das Symbol um in die Tabellenansicht zu gelangen
• Alles markieren: Klicken auf das Symbol um alle Dokumente zu markieren duch nochmaliges Klicken wird die Markierung wieder aufgehoben
• Dokumente aktualisieren: es werden alle Dokumente aktualisiert
• Dokumente herunterladen: Dokumente oder Seite herunterladen
• Dokumente kopieren: Dokumente oder Seiten kopieren
• Autoexport: Dokumente manuell mit einer Autoexport-Regeln exportieren
• Seiten drehen: Es werden alle markierten Seiten gedreht
• Stempeln: es kann auf einer markierten Seite ein Stempel gesetzt werden (nur auf einer Seite möglich)
• Wiedervorlage: es kann auf einer markierten Seite eine Wiedervorlage gesetzt werden (nur auf einer Seite möglich)
• Notiz: es kann auf einer markierten Seite eine Notiz gesetzt werden (nur auf einer Seite möglich)
• Seiten löschen: Hier können Seiten in der Tabellenansicht markiert und gelöscht werden.

Wenn Sie mehrere Dokumente für eine Sammelaktion markiert haben und die Sammelaktion ausgeführt haben, werden die Markierungen nach dem Ausführen, wieder entfernt.

Klickt auf den Info Butten bekommt den Workflow verlauf angezeigt. Es werden die Anzeigenamen angezeigt.

Symbole rechts

• Filter Generator: hier werden die ausgewählten Filter angezeigt die Sie gesetzt haben (sind Filter gesetzt ist das Symbol blau) 
• Tabellen Spalten: hier sind weitere Spalten aufgelistet die Sie in dieser Ansicht verwenden können es stehen folgende Spalte zur Verfügung
• Dokumentenname: Standard
• Ablageort: Standard
• Nachfolgestatus setzen: Hier wird der nächste Status des Dokumentes gesetzt. In der Tabellenansicht ist hier ein Dropdown-Menü, mit dem der nächste Status gewählt werden kann.

Info: Klickt man auf den blauen Info Button, öffnet sich der Workflow-Verlauf. In diesem sehen Sie wann und welche Knotenpunkte das Dokument bereits durchlaufen hat. Ebenso die Benutzer, die das Dokument weitergeschaltet haben. In der Tabellenansicht erreichen Sie die Workflow-Info mit Rechtsklick auf den Dokumentennamen über das Kontextmenü.

• Vorheriger Status: zeigt den voherigen Status an
• Erstellt am: wann der Workflow erstellt wurde 
• Geändert am: wann der Workflow geändert wurde
• Verantwortlicher: Verantwortlicher im Workflow
• Links: zeigt die Verlinkungen zu anderen Dokumenten 
• Fristüberschreitung: zeigt Dokumente an die eine Fristüberschreitung haben (Karenzzeit) 
• Fristablauf: zeigt das Datum vom Fistablauf an. Dokumente, bei denen die Frist abgelaufen ist, werden in der Listenansicht vor dem Dokumentennamen rot gekennzeichnet. In der Tabellenansicht ist der Dokumentenname rot dargestellt.
• Abgeschlossen seit: zeigt das Datum an wann der Workflow beendet wurde. Dokumente, bei denen der Workflow beendet ist, werden in der Listenansicht vor dem Dokumentennamen grün gekennzeichnet. In der Tabellenansicht ist der Dokumentenname grün dargestellt.
• Info: Zeigt Workflowinformationen an, welche vom Administrator bei dem Knotenpunkt hinterlegt wurden.

Sie können sich weitere Spalten Tabellen in die Spalte ziehen oder durch ziehen in die Spaltenliste wieder entfernen. Sie können ebenfals die Spalten neu Grupieren, ziehen Sie die Spalte, mit gedrückter linker Maustaste, an die Position die Sie möchten. Sie haben bei den Spalten auch die Möglichkeit auf/absteigend zu sortieren. Sie können bei den Spalten auch Filtern z.B. nach Dokumentennamen.

Achtung: Sollten Sie keine Ergebnisse bekommen, haben Sie vermutlich einen Filter gesetzt, der nicht zutrifft. Gehen Sie in Ihre Butzereinstellungen und klicken auf Löschen bei Tabelleneinstellungen zurücksetzen.

• Gruppierung zu klappen: hier werden alle geöffneten Knotenpunkte zugeklappt
• Ansicht speichern/wählen: hier haben Sie die Möglichtkeit ein oder mehrere Ansichten zu speichern, die Sie vorher durch setzen von Filtern, Ihren Arbeitsablauf angepasst haben. 

Jeder Benutzer kann sich ein oder mehrere Workflow-Dashboard einrichten.

In der Workflowübersicht kann man sich die Enstellungen die ich gewählt habe, also setzen von Filtern, Sortierung, etc. abspeichern.

Haben Sie sich ein Workflow-Dashboard eingerichetet, so können Sie sich diese Ansicht abspeichern. Klicken Sie dazu, oben rechts, auf Ansicht speichern. Sie können sich auch meherere Ansichten Speichern.

Die Beschreibung der Filter, Spalten und Einstellungen finden Sie unter Workflow Übersicht.

In unserem Beispiel haben wir den Status in die Spalte gezogen und den Knotennamen "Prüfen" eingegeben. Jetzt werden alle Workflows Angezeigt die im Status Prüfen sind. Achten Sie auf die Groß/- Kleinschreibung. 

Sollten Sie einmal einen Filter falsch gesetzt haben so können Sie diesen natürlich auch wieder entfernen. Oder Sie setzen unter Ihren Benutzereinstellungen - Tabelleneinstellungen zurücksetzen - Löschen, damit sind dann alle Filter zurückgesetzt