weitere Module

Diese Module stehen für die DOCBOX® zur Verfügung. Die meisten Module können 6 Wochen kostenlos getestet werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren Fachhändler. 

Stempel 

• Mit dem DOCBOX® Stamp Modul können Sie Ihre digital in der DOCBOX® archivierten Dokumente stempeln, genau wie sie das bei herkömmlichen Papierdokumenten auch gewohnt sind. Zusätzlich unterstützt Sie die DOCBOX® dabei in ihren Workflows, in dem Sie z.B. nach Rechnungen suchen können, die zwar gebucht, aber noch nicht bezahlt sind. 

Notizen

• Mit dem Modul Note können Sie Notizen auf den Seiten anbringen vergleichbar mit Post-it - Zetteln in der Papierwelt. Diese Notizen können wieder entfernt und bearbeitet werden.

Wiedervorlage

• Mit Reminder können Sie sich oder Kollegen Dokumente oder einzelne Seiten auf Wiedervorlage legen. Zum Erinnerungstermin erhält der Bearbeiter eine E-Mail mit Link zum Dokument.

Bearbeitungsleiste/ Toolbar

• Mit der Bearbeitungsleiste (ab Version 6) können Sie noch schneller auf die Stempel, Notizen und Wiedervorlagefunktionen zugreifen. Darüber hinaus ist es möglich Text sowie Symbole wie Haken, Punkte usw. direkt auf der Seite anzubringen. 

Direktdrucker

• Mit dem Modul DirectPrint können auf dem DOCBOX®-Server beliebige Windowsdrucker angelegt werden, bei denen das Ablageziel in der DOCBOX® vordefiniert ist. Diese Drucker können bei jdem Windowsrechner als Netzwerkdrucker hinzugefügt werden.

Portable

• Das Modul Portable ermöglicht Ihnen Ihr Archiv oder Teile davon auf einem USB-Stick mitzunehmen. Somit können Sie auch unterwegs komfortabel nach Ihren Dokumenten suchen. (Nicht verfügbar bei Cloud)

AutoArchive / AutoExport (FiBu/Datev)

• Mit dem Modul AutoArchive werden Ordner überwacht. Sobald Sie manuell oder durch Ihr Warenwirtschaftssystem Dokumente in diese Ordner ablegen werden diese automatisch in die DOCBOX® übernommen. Damit ist auch eine automatische Verschlagwortung möglich, falls Ihr ERP-System entsprechende xml-Dateien mitliefert. Mit der dazugehörigen Funktion AutoExport werden automatisiert Dokumente im pdf-Format in das Dateisystem ausgegeben um diese z.B. in das Buchhaltungssystem zu übernehmen.

MailArchive

• MailArchive holt automatisiert Ihre E-Mails von einem IMAP-Postfach oder vom Exchangeserver ab um diese in der DOCBOX® z.B. in einem Rechnungseingangsworkflow weiter zu bearbeiten. Dieses Modul wird auch benötigt um OutlookConnect einzusetzen.

OutlookConnect

• Mit dem PlugIn für Outlook können ausgewählte Mails in die DOCBOX® übergeben werden.

DOCBOX®-Client

• Mit dem DOCBOX®-Client können auch Netzlaufwerke überwacht werden und deren Inhalt automatisch in die DOCBOX® geholt werden bzw.aus der DOCBOX® exportiert werden. Wird die DOCBOX® in der Cloud genutzt ist dieses Modul für die sichere Übertragung von gescannten oder gespeicherten Belegen erforderlich. Der DOCBOX®-Client wird auch für die Module Signierung und Versionierung benötigt. Mit dem DOCBOX®-Client können Sie auch Dateien von Ihrem Rechner oder Ihre Mails aus Mozilla Thunderbird in die DOCBOX® ziehen.

EasyConnect incl. EasySearch

• Mit EasySearch kann nach, in beliebigen Programmen, markierten Begriffen über die definierte Tastenkombination in der DOCBOX® gesucht werden. Mit EasyConnect kann dazu sogar ein Suchbutton in einem Programm konfiguriert werden sofern dies diese Möglichkeit erlaubt.

Mandanten

• Die DOCBOX® ist mandantenfähig. Sie können damit mehrere Firmen verwalten und die Zugriffsrechte entsprechend detailliert konfigurieren.

Lesebenutzer

• Sofern Dokumente von Usern nur gesucht und am Bildschirm angezeigt werden sollen, können kostenlose Lesebenutzer angelegt werden (zzgl. Softwarewartung)

Dokumentenklassifizierung

• Mit der Dokumentenklassifizierung kann eine Belegart zugeordnet werden. Diese kann bei der Suche als Filter verwendet werden. Zusätzlich kann bei den Dokumentenklassen die Aufbewahrungsdauer hinterlegt werden um per Löschvorschlag alle Dokumente zu entfernen, die nicht mehr benötigt werden. 

Workflow

• Mit dem Workflowmanager können Sie freie Workflows definieren um Ihre Belege geordnet durch Ihr Unternehmen zu routen.

Signierung

• Mit dem Modul Signierung können Sie Dokumente im Archiv mit einfacher, erweiterter oder qualifizierter Signatur versehen.

Versionierung

• Bei der Versionierung werden Originaldateien ausgecheckt z.B. mit Word oder Excel bearbeitet und anschließend als neue Version wieder ins Archiv eingecheckt.

Barcode

• Damit wird bei der Volltexterkennung auch der Inhalt von QR- und Strichcodes ausgelesen.

FolderSync

• FolderSync überwacht Ordner im Dateisystem und fügt deren lesbaren Inhalt zur Datenbank hinzu um per Volltext diese Dateien finden zu können.

API-Schnittstelle

• Mit der API-Schnittstelle kann die DOCBOX® nahtlos in Ihr Warenwirtschafts- oder CRM-System integriert werden um Belege zu archivieren oder anzuzeigen.

Massen-Import

• Haben Sie bereits eine Vielzahl an Dokumenten in Ihrem Dateisystem gespeichert oder diese aus einem anderen System exportiert, können diese mit Ordner in Ihre DOCBOX® importiert werden. (Dies wird ausschließlich vom Hersteller durchgeführt.)

Bei Fragen zu den Modulen und zur Freischaltung (auch zum Testen) wenden Sie sich an Ihren Fachhändler.

Zusätzliche Infos und Videos stehen Ihnen auch auf unserer Homepage zur Verfügung.

Mit dem Modul DirectPrint können auf dem DOCBOX®-Server beliebige Windowsdrucker angelegt werden, bei denen das Ablageziel in der DOCBOX® vordefiniert ist. Diese Drucker können bei jedem Windowsrechner als Netzwerkdrucker hinzugefügt werden.

Versionierung

Sie können in der DOCBOX® mehrere Versionen eines Dokumentes verwalten und somit auch wieder auf frühere Versonen zugreifen. Ideal für Officedokumente, die immer wieder aktualisiert werden, z.B. Dokumentationen. Es kann auch in der Detailansicht versioniert werden.

Versionierung einrichten

Um die Versionierung nutzen zu können ist die Installation und Einrichtung des DOCBOX®Clients auf dem Rechner erforderlich.

Klicken Sie nun auf das Widget Wiedervorlagen oder oben in der Leiste, auf der Startseite, auf Wiedervorlagen um in die Wiedervorlagen-Übersicht zu gelangen.

Dieses Modul erweitert Ihre DOCBOX® um die Funktionalität der Erstellung von Wiedervorlagen ausgewählter Dokumente. Um eine Wiedervorlage zu erstellen wechseln Sie in die Detailansicht. Klicken Sie auf der rechten Seite unter Wiedervorlagen auf „Neue erstellen“. Das Dialogfeld „Neue Wiedervorlage erstellen“ öffnet sich.
Füllen Sie nun die Felder aus. In unserem Beispiel wird ein Angebot nachgefragt das am Montag den 23.12.2019 um 21:30 für den Administrator fällig ist.
Sie können Wiedervorlagen für sich selber, andere Benutzer oder auch Gruppen erstellen. Bei Neuanlage wird der Titel vorbefüllt mit dem zuletzt eingegebenen Titel der Wiedervorlage. Der zuletzt eingegebene Titel bezieht sich auf die zuletzt erstellte oder bearbeitete Wiedervorlage. Wenn Sie nun auf die Startseite wechseln, sehen Sie in dem Widget Wiedervorlage, dass eine Wiedervorlage fällig ist. Sie bekommen zu dem Fälligkeitsdatum und Uhrzeit auch eine E-Mail-Erinnerung zugesandt.

Dokumente elektronisch signieren

Mit dem Modul Signierung können Sie Ihre Dokumente im Archiv elektronisch signieren nach den rechtlichen Vorgaben.

Dazu ist der DOCBOX®Client erforderlich, der lokal auf dem Rechner zu installieren ist.

Zugriff mit mobilen Endgeräten

Das Modul Mobile App gibt es ab Version 6 nicht mehr.

Nutzen Sie mit Ihrem mobilen Endgerät eine WLAN- oder VPN-Verbindung zur DOCBOX® und einen Browser.

Die DOCBOX® ist responsive und von daher auf allen Endgeräten nutzbar.
Diese Funktion ist bereits in der Grundversion enthalten.

Sie können in der DOCBOX® einen oder mehrere Stempel auf eine Seite in einem Dokument setzen. Es gibt einfache Stempel, Stempel mit Textfeld und Stempel mit Datum-Eingabe oder Kombinationen. Ab Version 5.6 auch Stempel mit Grafik (z.B. Unterschrift). Wählen Sie dazu ein Dokument über die Auswahl im Archiv, Eingangsfach oder nach der Suche aus und öffnen Sie die Seite durch einen Doppelklick. Die Detailansicht öffnet sich.

Stempel können vom Administrator angelegt werden. (s.u. Administrator Stempel)

In der Liste „Alle Stempel“ werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Stempel angezeigt. Wählen Sie Ihre Favoriten aus der Stempel-Liste aus indem Sie den Stern hinter dem Stempel anklicken. Wechseln Sie danach auf den Reiter „Favoriten“ um Ihre Stempel zu sehen.

Klicken Sie auf den Reiter „Alle Stempel“ um den oder die Stempel auszuwählen, mit dem Sie die Seite stempeln möchten.

Klicken Sie, auf der rechten Seite unter Eigenschaften auf den link „Neuen Stempel setzen“. Das Stempel-Dialogfeld „Dokument stempeln“ öffnet sich.

Klicken Sie dann auf „Neues Portable-Archiv anlegen“.
Geben Sie dem Portable den Namen „Gutschriften“ und vergeben Sie Ihr Passwort, mit welchem Sie sich bei der DOCBOX® angemeldet haben. Klicken Sie dann auf „Neuen Ordner für Portable-Archiv auswählen“.

Das Portable Modul ermöglicht Ihnen Ihre Dokumente „offline“ mitzunehmen. Sie wollen in diesem Beispiel mit Ihrem Steuerberater Ihre Gutschriften bearbeiten. Klicken Sie dazu oben in der Menüleiste auf „Portables“.

Geben Sie die gleichen Anmeldedaten ein, mit dem Sie das Portable erstellt haben. Sie sehen jetzt genau den Ordner, den Sie als Portable erstellt haben, inklusive den dort enthaltenen Dokumenten. Sie haben jetzt die „gleiche“ Ansicht wie im „Archiv-Detailansicht“. Sie können „Suchen“, „Blättern“ oder „Dokumente herunterladen“. Sie können keine Dokumente hinzufügen oder irgendwelche Änderungen vornehmen.
Das Portable-Modul ist nur für eine reine Ansicht gedacht.

Klicken Sie im PortableViewer auf „Datei“, dann „Archiv öffnen“ und wählen die Datei Gutschriften.dbp aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe durch Klicken auf „Öffnen“.

Öffnen Sie nun den PortableViewer durch einen Doppelklick.
Sollte es bei dem Aufruf vom PortableViewer zu einer Lizenzmeldung kommen, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator oder Fachhändler in Verbindung.

Der PortableViewer kann hier heruntergeladen werden.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Datei Gutschriften.dbp herunterzuladen.

Das Erstellen eines Portables kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Um den Fortschritt festzustellen, klicken Sie im Status-Fenster auf den „Refresh-Button“.
Portables, die einmal erstellt wurden, bleiben in  der Liste erhalten, damit Sie das Portable jederzeit wieder herunterladen können. Klicken Sie dazu auf „Herunterladen“.

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf „Speichern“. Sie kommen nun in die Liste der Portables. Sie können hier das Verzeichnis ändern, indem Sie auf „Bearbeiten“ klicken und Sie können das Portable auch wieder löschen. Um das Portable zu erstellen, klicken Sie auf „Neu erstellen“.

Wählen Sie den Ordner aus, der dann später offline zur Verfügung stehen soll. Bestätigen Sie mit „Auswählen“.
Wenn Sie einen Ordner auswählen, der noch Unterordner beinhaltet, werden diese ebenfalls in das Portable mit einbezogen. Dieses kann schnell dazu führen, dass mehrere hundert Seiten in dem Portable enthalten sind, die Sie eventuell nicht benötigen. Dazu kommt noch erschwerend hinzu, dass das Portable sehr groß werden kann und unnötig Plattenplatz verbraucht.

Mit dem Modul Bearbeitungsleiste können Sie die Funktionen Notizen, Stempel und Wiedervorlage noch schneller verwenden. Darüberhinaus können Sie damit direkt Text und Symbole auf dem Dokument anbringen, das Dokument mehrstufig vergrößern und verkleinern und diese Leiste als Lineal verwenden.

Bei dem Modul DOCBOX®-Autoarchive handelt es sich um ein Modul, welches Ihnen die Arbeit mit der DOCBOX® erleichtert.

Bei einigen Dokumenten macht es ja keinen Sinn, diese noch einmal im Eingangsfach in einem Ordner zu archivieren (Manuelle Archivierung). Beispiel: Sie haben ein WaWi (Waren-Wirtschaftssystem), Sie wollen die Ausgangsrechnungen archivieren. AutoArchive kann die Ausgangsrechnungen direkt in einen Ordner im Archiv archivieren, ohne dass Sie diese umständlich im Eingangsfach zuordnen müssen.

(Siehe auch Datei hochladen/Drag & Drop)

Das Modul DOCBOX®-AutoExport (FiBu/Datev) erlaubt es Ihnen eingescannte, per DirektDrucker gedruckte oder via AutoArchive archivierte Dokumente in einem Ordner auf dem DOCBOX®-Server automatisch als 1 zu 1 Kopie abzulegen. So brauchen gescannte Dokumente nur einmal gescannt werden und können dann an die Datev (Belegtransfer) weitergegeben werden.

Mandanten ist ein Modul welches Ihnen mehrere Mandanten (Firmen) in der DOCBOX® abbilden kann. Auf diese können Sie dann, wenn Sie die Berechtigung dazu haben, Mandantenübergreifend zugreifen.
(s.u. Administrator Mandanten)

Der Massenimport kann nur durch aktivweb System- und Datentechnik GmbH durchgeführt werden. Für weitere Informationen zum DOCBOX®-Massenimport setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator oder Fachhändler in Verbindung.

Das DOCBOX® - Massenimport-Tool ermöglicht es, vorhandene Dokumente von Ihrem Dateisystem in die DOCBOX® zu importieren.

Mit dem Modul DOCBOX Outlook Connect können Sie ganz einfach E-Mails per Drag and Drop in das Eingangsfach ziehen, oder Sie ziehen die E-Mail gleich ins Archiv zum archivieren. Im Outlook sehen Sie auf der rechten Seite Ihre DOCBOX mit all Ihren Ordnern im Eingangsfach und Archiv.